Die 7 Phasen eines Digitalisierungszyklus

Sich zu einem digitalen Unternehmen zu entwickeln, ist eine Sache. Es auf Dauer auch zu bleiben, eine andere, denn dynamische Veränderungen liegen in der Natur der Digitalisierung. Wer den Anschluss an das einmal Erreichte nicht verlieren will, muss sich regelmässig mit der digitalen Transformation auseinandersetzen. Digitalisierung-Zyklen setzen sich aus mehreren Phasen zusammen, welche in sich einen geschlossenen Kreislauf bilden. Mehr dazu in diesem Beitrag.

Phase 1: Identifikation

Sie werden rasch feststellen, dass sich unter dem Deckmantel der Digitalisierung ein unendliches Themenfeld verbirgt, welches sich zudem rasch und permanent verändert. Alles ständig im Blickfeld zu haben, ist ein Ding der Unmöglichkeit. Wenn Sie das erkannt haben, werden Sie sich automatisch auf die für Ihr Unternehmen relevanten Bereiche der Digitalisierung konzentrieren. Es lohnt sich, den Fokus daraufzulegen, was einen Nutzen und Mehrwert für Ihr Geschäftsmodell und Ihre Organisation verspricht. Das kann ein webbasiertes ERP-System sein, die Automatisierung von Exportpapieren, die Verwendung einer Virtual-Reality-Simulation im Servicebereich und vieles mehr.

Phase 2: Integration

Die Analyse bestehender Prozesse und Strukturen sind unverzichtbar für eine erfolgreiche Integration neuer digitaler Werkzeuge. Idealerweise wird die Gelegenheit auch dazu verwendet, um bestehende Abläufe zu überprüfen und nach Möglichkeit zu optimieren. Das Ziel darf nicht sein, alten Wein in neue Schläuche umzufüllen. Jeder Digitalisierungszyklus soll das Unternehmen voranbringen und in eine neue, bessere Zukunft führen. Damit dies nicht irgendwann in einer Sackgasse endet, braucht es eine klare Strategie und – wie erwähnt – eine laufende Auseinandersetzung mit den digitalen Möglichkeiten. 

Phase 3: Konzeptionierung

Von der Idee über die Möglichkeit ist es nicht mehr weit bis zum Konzept. Die Organisation des Digitalisierungsprojekts ist eine anspruchsvolle Aufgabe, welche sich nur schwer mit dem Tagesgeschäft vereinbaren lässt. Transparenz betreffend Ziele, Organisation und Rahmenbedingungen (Termine, Budget usw.) ist eine wichtige Voraussetzung. Konzipieren, koordinieren und kontrollieren – eine sorgfältige Vorbereitung ist wichtig und lohnt sich spätestens in der Realisierungsphase.

Phase 4: Change-Management

Digitalisierung bedeutet Veränderung von gewohnten Abläufen und Strukturen. Für manche Mitarbeitende ist das nicht unbedingt ein Grund zur Freude. Schnell können sich Ängste und Verunsicherung ausbreiten. Erfolgreiche Digitalisierung beginnt im Kopf. Jeder Zyklus braucht auch eine Portion Change-Management. Dazu gehört es, die betroffenen Anwender rechtzeitig ins Boot zu holen und bereits in der Anfangsphase am Entscheidungs- und Gestaltungsprozess zu beteiligen. 

Phase 5: Realisierung

Während der Umsetzung ist es wichtig, dass die benötigten Ressourcen planmässig zur Verfügung stehen. Die Unterstützung durch die Geschäftsleitung ist unverzichtbar. Dabei darf nicht vergessen gehen, intern laufend über den Projektfortschritt zu informieren. Eine transparente Kommunikation schafft Klarheit – auch dann, wenn es einmal harzt. Schulung und Support dürfen nicht zu kurz kommen. Die Akzeptanz digitaler Werkzeuge hängt stark davon ab, dass die Benutzer damit auch umgehen können. Geduld, Unterstützung und eine Prise Humor sind dabei wertvolle Hilfsmittel.

Phase 6: Etablierung

In den ersten Wochen nach der Implementierung geht es darum, den Fortschritt zu verdauen und fest im Unternehmensgefüge zu verankern. Der Austausch mit den Anwendern und selbstverständlich deren Unterstützung ist von zentraler Bedeutung. Dadurch können nicht nur Kinderkrankheiten beseitigt, sondern auch Verbesserungen erzielt werden. Oft zeigt ein System erst in der Praxis, wo Schwachstellen sind oder wo noch unerkanntes Potenzial steckt. Übrigens lohnt es sich, einen permanenten User-Zirkel einzurichten. Die digitale Motivation wächst im Austausch mit Gleichgesinnten.

Phase 7: Weiterentwicklung

Nachher ist vorher. Das Ende eines Digitalisierungs-Zyklus läutet bereits den Beginn des nächsten ein. Dieser muss sich allerdings nicht unmittelbar an den vorherigen anschliessen. Manchmal tut eine Pause gut, um das Erreichte zu geniessen und neue Ideen zu sammeln. In diesem Sinn soll die Phase der Weiterentwicklung auch ein De-Briefing beinhalten, um Erfahrungen auszuwerten und in den nächsten Zyklus einfliessen zu lassen. Und ganz zum Schluss darf natürlich eines nicht fehlen: Das Dankeschön an alle Beteiligten für die Unterstützung mit einem gebührenden, würdigen Abschluss.