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Die 11 Gebote einer ERP-Einführung

[fa icon="calendar"] 17.07.19 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist oft mit grossen Erwartungen verbunden. Werden diese nicht erfüllt, ist es schnell mal aus mit der Vorfreude. Das Ausbleiben des Erfolgs hat viele Gründe. Meistens ist nicht die Software das Problem, sondern ungünstige Voraussetzungen bei der Einführung. Um diese Stolpersteine zu vermeiden, sollten Sie die folgenden 11 Gebote beherzigen. 

1. Anwender einbeziehen 

Der klassische «Das alte System war besser»-Effekt stellt sich meistens dann ein, wenn die Anwender nicht in die Evaluation und Einführung der Lösung einbezogen werden (okay, in Ausnahmefällen kann es auch mal an der Software liegen)Motivation und Unterstützung steigen deutlich, wenn die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an ins Boot geholt werden. 

 

2. Organisation überprüfen 

Die ERP-Einführung ist in der Regel ein Meilenstein in der Unternehmensgeschichte und oft verbunden mit einem wichtigen Entwicklungsschritt. Deshalb ist es wichtig, nicht einfach eine neue Software über die alten Strukturen zu stülpen, sondern die Gelegenheit für eine gründliche Überprüfung (und Anpassung) der Unternehmensorganisation zu nutzen.  

 

3. Prozesse durchleuchten 

Bereits als Vorbereitung für die Evaluation einer passenden Lösung, sollten Sie sämtliche Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe auf den Prüfstand stellenZiel des neuen ERP soll ja sein, künftig noch besser (schneller, effizienter, günstiger) zu werden. Ausgehend von den Ist-Prozessen sind daher die künftigen Soll-Prozesse zu definieren als Grundlage, um das geeignete ERP-System zu finden. 

 

4. Ressourcen bereitstellen 

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine Doppelbelastung für fast jedes Unternehmen. Der operative Betrieb muss schliesslich ohne Unterbruch weitergehen. Wenn Sie nicht ein Burnout Ihrer Projektverantwortlichen riskieren wollen, sollten sie diese ganz oder zeitweilig vom Tagesgeschäft befreien. Leider wird die Notwendigkeit, interne Ressourcen bereitzustellen, in der Praxis häufig unterschätzt. 

 

5. Projektteam bilden 

Strukturiert denken, Zusammenhänge erkennen, Entscheidungen treffen, Verantwortung übernehmen – diese Eigenschaften muss ein Projektteam erfüllen. Fachkompetenz hinsichtlich der Geschäftsprozesse, der Unternehmensbereiche und des ERP-Systems sind unabdingbar. Ein interdisziplinäres Team mit klaren Strukturen und geregelter Entscheidungskompetenz ist eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen des Projekts. 

 

6. Geschäftsleitung – Unterstützung sichern 

Die Dauer und der Erfolg eines ERP-Projekts hängt stark von der Entscheidungsfreudigkeit des Unternehmens ab. Wird die Sachlage schlecht «verkauft» oder die Entscheidung auf die lange Bank geschoben, schadet das dem Projekt nachhaltig. Die Einführung eines ERP-Systems ist von strategischer Bedeutung und darum Chefsache 

 

7. Funktionsbedarf ermitteln 

Je besser die Software zu Ihrem Unternehmen passt, desto grösser ist der damit verbundene Nutzen. Bei der Ermittlung des benötigten Funktionsbedarfs dürfen und sollen Sie deshalb kritisch sein. Fragen Sie sich stets: Was brauchen wir genau? Welchen Nutzen/Gewinn können wir damit erzielen? Wer wird damit arbeiten? Gleiches gilt übrigens auch bei späteren Benutzerwünschen.

Whitepaper ERP-Einfuehrung

8. Vorhandene Daten bereinigen 

Die Einführung oder der Wechsel eines ERP-Systems ist der ideale Moment, vorhandene Daten zu bereinigen. Der bunte Mix aus Doppelerfassungen, zweckentfremdeten Feldern und was sonst noch über die Jahre entstanden ist, kann ausgemistet werden. Erstens schafft man damit eine saubere Grundlage für die Datenmigration, und zweitens zieht man die «Problemfälle» nicht weiter ins neue System. 

 

9. Zukunft berücksichtigen 

Zwei Dinge müssen Sie bei der Einführung Ihres neuen ERP von Anfang an im Auge behalten: Wohin entwickelt sich Ihr Unternehmen? Und: Welche Rolle spielt die Digitalisierung dabei? Mit dem ERP holen Sie sich digitale Power ins Haus, welche die Grundlagen für die Zukunft Ihrer Organisation bildet.  

 

10. Anwenderschulung sicherstellen 

Eine gründliche Schulung der Anwender lohnt sich. Zum einen wird das ERP-System intensiv genutzt und kann damit seine volle Wirkung entfalten. Zum anderen liefern gut informierte Anwender wertvolle Inputs für die Optimierung Ihrer Lösung. Oder anders formuliert: Wer das System beherrscht, hat mehr Freude daran. 

 

11. Wertschöpfung generieren 

Degradieren Sie Ihr ERP nicht zu einer elektrischen Schreibmaschine. Funktionen und Daten bilden eine Einheit, um Prozesse zu optimieren und neue Möglichkeiten zu schaffen. Sie bilden den Schlüssel für die Wertschöpfung gegenüber Kunden – und damit für den Erfolg Ihres Unternehmens. Welchen Beitrag leistet Ihr ERP-System dazu? 

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Kategorien: Cloud, ERP, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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