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Der QR-Zahlteil ersetzt die Einzahlungsscheine endgültig

17.02.21 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Die QR-Rechnung ist inzwischen seit dem 30. Juni 2020 fest in der Schweiz etabliert. Ob für den privaten Gebrauch oder geschäftliche Belege: Die QR-Rechnung bestehend aus dem QR-Zahlteil mit Swiss QR-Code und dem Empfangsschein ist allgegenwärtig. Ziel dieser Einführung war die Harmonisierung und Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs, damit eine effizientere und automatisierte Zahlungsabwicklung Einzug in Schweizer Unternehmen halten kann. Die bis dato gängigen Einzahlungsscheine verschwanden mit der QR-Rechnung aber noch nicht. Diese sollten, so gab es zumindest SIX vor, schrittweise abgelöst werden. Nun ist klar, wann die orangen und roten Einzahlungsscheine endgültig durch die QR-Rechnungen abgelöst werden. 

Ablösung für Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung mit QR-Zahlteil beschlossen 

Bei Einführung der QR-Rechnung verständigten sich alle involvierten Parteien auf eine Übergangsfrist. Während dieser Periode sollten weiterhin auch noch die roten und orangenen Einzahlungsscheine ihre Gültigkeit behalten. Per 30. September 2022 fallen nun die roten und orangenen Einzahlungsscheine endgültig weg. Für alle Schweizer bedeutet dies, dass ab dem Stichtag ausschliesslich QR-Rechnungen mit QR-Zahlteil versandt, erhalten und beglichen werden können. Im QR-Zahlteil kann neben dem Swiss QR-Code auch die QR-Referenz enthalten sein. Ist diese angegeben, ersetzt die QR-Rechnung mit QR-IBAN/QR-Referenz den bisherigen orangenen Einzahlungsschein (ESR); ohne die QR-Referenz entspricht der Beleg dem bisherigen roten Einzahlungsschein (ES). Darüber hinaus existiert eine weitere Möglichkeit mit der QR-Rechnung mit IBAN/Creditor Reference (SCOR)Unabhängig der Ausprägung der QR-Rechnung im Zahlteil, beinhalten die QR-Rechnungen strukturierte Zahlungsdaten gemäss ISO 20022. Dadurch stehen effiziente Möglichkeiten für die automatisierte Zahlungsverarbeitung der QR-Rechnungen zur Verfügung. Im QR-Zahlteil sind alle strukturierten Zahlungsdaten doppelt vorhanden: maschinell verarbeitbar im Swiss QR-Code sowie daneben gedruckt in Klartext. So kann vor der Bestätigung einer Überweisung immer noch mal überprüft werden, ob die im QR-Code enthaltenen Informationen wirklich den korrekten Empfänger sowie den passenden Betrag beinhalten. Dies senkt das Fehlerpotenzial erheblich und sorgt dafür, dass diese Belegform eine hohe Akzeptanz erreicht.  

 

Die QR-Rechnung in der Praxis: QR-Zahlteil richtig nutzen 

Der Zahlteil der QR-Rechnung benötigt einige Informationen: Kontoinhaber, Referenz, den Rechnungsempfänger sowie zusätzliche Inhalte wie die unstrukturierte Mitteilung. Geht es um die Erstellung einer QR-Rechnung, so sollte darüber hinaus darauf geachtet werden, dass auch der Swiss QR-Code korrekt inklusive dem Schweizer Kreuz im Zentrum erstellt wurde. Hierfür gilt es das spezifische Belegdesign zu befolgen, damit die QR-Rechnung im Anschluss sowohl maschinell als auch durch händische Scanner verarbeitet werden kann. Entsprechend einfach ist die Nutzung des Beleges. Auch wenn eine QR-Rechnung immer noch postalisch versandt werden kann, setzen doch immer mehr Unternehmen im Zuge der Umstellung auf die QR-Rechnung auf das digitale Verschicken, zum Beispiel via E-Mail als PDF. Zum Begleichen des Beleges reicht ein Smartphone aus. Mit diesem lässt sich der Swiss QR-Code scannen und somit ein Überweisungsbeleg vorbereiten. Entsprechend bieten immer mehr Banken die QR-Kompatibilität an und haben inzwischen auch ihre mobilen Apps aufgewertet. Nach der Validierung der Informationen kann die Überweisung dann direkt bestätigt werden. Dies sorgt für deutliche Beschleunigungen im Zahlungsverkehr. Darüber hinaus können auch zahlreiche Online-Banking-Anwendungen die QR-Rechnungen verarbeiten.  

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QR-Zahlteil mit Swiss QR-Code sorgt für Handlungsbedarf in Schweizer KMU 

Eines der massgeblichen Ziele für die Einführung der QR-Rechnung bestand in der schnelleren, automatisierten Verarbeitung von Belegen. Dies betrifft vor allem die Schweizer Unternehmen. Im Zuge der nun klar kommunizierten Deadline besteht nun zwingend Handlungsbedarf, wenn die Buchhaltung noch nicht auf die neuen Anforderungen umgestellt wurde. Denn eines ist klar: Ab dem 30. September 2022 werden keine orangen oder roten Einzahlungsscheine mehr akzeptiert. Unternehmen setzen bei der Verarbeitung von Rechnungen in der Regel auf eine Online-Banking-Software, ein Buchhaltungs-System oder direkt auf das ERP. Unabhängig davon, welche Anwendung zum Einsatz kommt, so muss sichergestellt sein, dass der jeweilige Software-Anbieter die Bedürfnisse der Schweizer Kunden versteht und vollständig erfüllt. Dazu gehört auch die effiziente Verarbeitung von QR-Rechnungen, die zum neuen Standard geworden sind. Insbesondere ältere Anwendungen oder Eigenentwicklungen werden zum Teil nicht mehr aktualisiert, wodurch nun zwingend eine Modernisierung angegangen werden sollte. Darüber hinaus bietet diese Umstellung Potenzial, die genutzte Software grundsätzlich hinsichtlich ihrer Zukunftsfähigkeit zu analysieren. Moderne cloudbasierte ERP-Anwendungen werden beispielsweise in der Public Cloud automatisch aktualisiert. So bleibt mehr Zeit, um sich auf die Wertschöpfung im Unternehmen zu kümmern, da das IT-System immer up to date ist. Diese Updates beinhalten in der Regel auch systemisch kritische Themen wie die QR-Rechnung. 

Automatisierungen dank dem QR-Zahlteil 

Der primäre Vorteil der QR-Rechnungen liegt im aufwändig gestalteten QR-Zahlteil. Durch den maschinenlesbaren Swiss QR-Code können Prozesse nun einfacher automatisiert werden. Mit dem passenden ERP-System lassen sich ausgehende Belege problemlos mit den notwendigen Informationen bestücken. Spannender wird es hingegen bei einkommenden Belegen. Lassen diese sich zum Beispiel einer bestehenden Bestellung bei einem Lieferanten zuordnen, so können diese bei Einhaltung von dem individuellen Zahlungsziel und unter Berücksichtigung von Skonto-Bedingungen automatisch zur Überweisung durch das ERP vorbereitet werden. Dies spart Zeit in der täglichen Arbeit der Buchhaltung, sorgt für eine automatisierte Buchung und reduziert das Fehlerpotenzial. In der Folge profitieren Unternehmen von einer schlankeren Zahlungsabwicklung. So kann die Einführung der QR-Rechnung die digitale Transformation beschleunigen. 

Kategorien: myfactory Software Schweiz AG, ERP, KMU, myfactory, Digitalisierung, digitale Transformation, Geschäftsprozesse, Cloud'ERP

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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