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Den Vertrieb im Blick: mit einem Cloud ERP

15.07.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Dem Vertrieb fällt im Unternehmen eine zentrale Rolle zu. Schliesslich sind es die Mitarbeiter dieser Abteilung, die dafür sorgen, dass Umsätze generiert und Aufträge gewonnen werden. Kein Wunder also, dass Vertriebsmitarbeiter zu den am besten vergüteten Positionen im Unternehmen zählen. Laut unterschiedlichen Vergleichsportalen im Internet verdient beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt zwischen 50.000 und 95.000 CHF in der Schweiz. Laut dem renommierten Unternehmensportal Glassdoor liegt die Vergütung für einen Sales Manager sogar bei 120.000 CHF im Durchschnitt. Variable Gehaltsanteile, Incentives und Prämien kommen oftmals noch dazu. Entsprechende Vergütungen sind aber durchaus gerechtfertigt, da ein Unternehmen ohne funktionierenden Vertrieb nicht erfolgreich wirtschaften kann. Kleinste Unebenheiten sollten erkannt und ausgemerzt werden, damit die Vertriebsmaschinerie nicht aus dem Takt gerät. Dementsprechend wird dem Vertriebsreporting eine besondere Rolle zuteil, schliesslich gilt es zu jedem Zeitpunkt den Überblick über die Abteilung zu behalten. Wie ein Cloud ERP bei diesem Prozess unterstützen kann, zeigt dieser Artikel auf.

Vertriebsreports benötigen konsistente Daten

Relevante Daten fallen im Vertrieb ständig an: Aufträge, Anfragen, Offerten, Konditionsverhandlungen, Ausschreibungen und Stornos sind nur eine kleine Auswahl. Oftmals bildet der Vertrieb den ersten direkten Kontaktpunkt von einem Interessenten mit dem Unternehmen, sodass auch die Erfassung von Stamm- und Situationsdaten in dieses Ressort fällt. Aufträge werden auf Basis von Offerten und Angebotsdetails erstellt, Stornierungen und Auftragsanpassungen gehören ebenso zum Tagesgeschäft. Bestandskunden sind darüber hinaus im Rahmen des Up-, Cross- und Aftersales Managements interessant für zusätzliche Umsätze. Durch eine enge Verzahnung mit den Bereichen Marketing und Service müssen regelmässig Informationen ausgetauscht werden. Auf der einen Seite müssen Auftrags- und Umsatzkennzahlen aus dem Vertrieb zum Marketing fliessen, um den Return on Investment (ROI) von Marketingmassnahmen bewerten zu können. Auf der anderen Seite wird der Vertrieb durch die Marketingabteilung regelmässig mit Leads, also abschlussreifen Interessenten, versorgt. Zuletzt gibt es eine enge Zusammenarbeit zwischen Sales und Service, da ggf. durch die Betreuung im Kundenservice zusätzliche Vertriebschancen erkannt werden oder beim Vertrieb Unterstützung durch Service-Mitarbeiter bei technischen Detailfragen benötigt wird. Zuletzt wird ebenfalls ein Austausch zwischen Vertrieb und Buchhaltung benötigt, um Rechnungen auf Basis von Aufträgen zu erstellen und Zahlungseingänge nachzuvollziehen.

Zur Verwaltung all dieser Informationen hat sich ein Cloud ERP bewährt. Da nur eine einzige Datenbasis gepflegt wird, die interdisziplinär zur Verfügung steht, verfügen alle Abteilungen jederzeit über dieselben Informationen. Dubletten und veraltete Datensätze sowie Medienbrüche sind damit ein Thema der Vergangenheit. Ebenfalls werden Automatisierungen hinsichtlich der Unternehmensprozesse, z.B. zwischen Marketing und Vertrieb, möglich und umsetzbar. Somit lassen sich auch abteilungsübergreifende Kennzahlen bilden und auswerten, um einen noch besseren Überblick über die Effizienz der Vertriebsabteilung zu erhalten.

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Relevante Kennzahlen für das Vertriebsreporting

Aufgrund einer umfangreichen Datenbasis können Vertriebsreportings beliebig granular aufgebaut werden. Besonders relevant sind Berichte über die Umsatzentwicklung, die Anzahl der abgeschlossenen Aufträge sowie der durchschnittlichen Auftragsgrösse in einer Periode – idealerweise im Vergleich zu einer vorherigen Periode (z.B. auf Basis von monatlichen Reports, Quartalsberichten oder Year-over-Year-Auswertungen). Entsprechende Umsatzstatistiken sollten darüber hinaus nach Betriebsstätten, Artikeln, Artikelgruppen, Kunden, Kundengruppen, Lieferanten, Lieferantengruppen, Vertretern und Vertretergruppen auswertbar sein. Das Cloud ERP sollte darüber hinaus eine Funktion für Auswertungen zu offenen Angeboten, offenen Belegen, lieferbaren Aufträgen, abrechenbaren Lieferungen, der Auftragsbestandsliste, Aufträgen mit Lieferverzug, offenen Bestellungen und Bestellungen mit Lieferverzug ermöglichen. Von besonderer Bedeutung ist hierbei das Forecasting, also die Bewertung potenzieller Auftragschancen anhand von entsprechenden Gesichtspunkten. Plandaten sollten den realen Kennziffern gegenübergestellt werden können. Ebenfalls von Interesse sind relevante KPIs (Key Performance Indicators) wie der Customer Lifetime Value (CLV). Der investitionstheoretische Kundenwert kann auf Basis der Vertriebsdaten ermittelt und an das Marketing kommuniziert werden, worauf diese Abteilung bestimmen kann, wie viel sie maximal für die Kundenakquisition investieren dürfen, um rentabel zu arbeiten.

 

Dashboards für alle relevanten Stakeholder

Unterschiedliche Kennziffern und Berichte verlieren schnell an Bedeutung, wenn die daraus abzulesenden Informationen eingeschränkt sind. Es ist daher empfehlenswert diese Berichte auf einem übersichtlichen Dashboard interaktiv zusammenzuführen, sodass auf einen Blick nicht nur alle relevanten Kennziffern gegen die Plandaten verglichen, sondern auch etwaige Zeitperioden oder andere relevante Gesichtspunkte angepasst werden können. Hierbei sollten unterschiedliche Dashboards für die unterschiedlichen Stakeholder vorbereitet werden. Der Vertriebsleiter benötigt vor allem kurzfristige Kennziffern, auch hinsichtlich der Performance der einzelnen Mitarbeiter der Abteilungen sowie der einzelnen Produkte. Für das Management sind hingegen vor allem die Gesamtperformance der Abteilung, der Soll-Ist-Vergleich der Umsatzentwicklung sowie die Entwicklung einzelner Produktkategorien von Interesse, um strategische Entscheidungen mit Fakten zu untermauern.

 

Das Vertriebs-Cockpit in der Hosentasche

Die Zeiten, bei denen händisch aus mehreren IT-Systemen Exporte durchgeführt und diese in Excel zu einem Dokument zusammengefügt wurden, sind mit einem Cloud ERP vorbei. Übersichtliche Dashboards und Auswertungen können orts- und zeitunabhängig eingesehen werden. Der Geschäftsführer kann mit diesem Werkzeug zu jeder Zeit sich einen Überblick über die Gesamtsituation im Unternehmen und insbesondere hinsichtlich der Vertriebsleistung verschaffen. Notwendig hierfür ist lediglich ein mobiles Endgerät. Somit kann flexibel auf sich verändernde Situationen eingegangen und direkt mit fundierten sowie belastbaren Entscheidungen gegengesteuert werden. Das Management des Unternehmens erhält damit ein Vertriebs-Cockpit für die Hosentasche und kann die zentrale Abteilung stets im Blick behalten.

Kategorien: ERP, myfactory, eCommerce, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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