Jedes Unternehmen ist ständig in Bewegung. Treten gewisse Abläufe und Aktivitäten wiederholt auf, sprechen wir von Prozessen. Diese repetitiven Arbeitsverläufe gehen einher mit einem konstanten Datenfluss, welcher in der Regel seinen Ursprung im ERP-System hat. Dass dieses eng mit Unternehmensprozessen verknüpft ist, liegt auf der Hand. Diese Verknüpfung im operativen Geschäft herzustellen, ist nicht immer einfach. Das zeigt sich nicht nur bei der Einführung einer ERP-Software, sondern auch bei der Prozessoptimierung. Damit es für Sie einfacher wird, zeigen wir Ihnen hier die wichtigsten Zusammenhänge.
Die fünf Aspekte jedes Prozesses
Grundsätzlich werden drei Typen von Prozessen unterschieden: Management-Prozesse mit Fokus auf Kontrolle von Geschäftsaktivitäten, primäre Prozesse anhand der Wertschöpfungskette eines Unternehmens und unterstützende Prozesse ohne direkte Wertschöpfung. Unabhängig vom Prozesstyp gibt es fünf Aspekte, welche jeden Prozess definieren:
- Steuerung: Was wird wie, wann und warum getan?
- Information: Welche Daten werden wie verarbeitet und weitergegeben?
- Organisation: Wer erledigt wo welche Tätigkeit?
- Kontrolle: Wie (effizient) erreicht ein Prozess sein Ziel?
- Sicherheit: Wer übernimmt welche Verantwortung im Prozess?
Diese fünf Aspekte sind für die Einstellungen eines ERP-Systems von zentraler Bedeutung.
Ziele des Prozessmanagements
Haben Sie sich auch schon gefragt, warum das Management von Prozessen, Organisation und ERP-Software einen immer höheren Stellenwert bei der Wettbewerbsfähigkeit eines KMU einnimmt? Die Gründe sind unterschiedlich, stellen aber im Endeffekt die wahren Ziele des Prozessmanagements dar:
- Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen
- Erhöhung der Qualität bei der Leistungserbringung
- Reduktion der Prozesskosten und des Ressourcenaufwandes
- Abbildung, Analyse und Optimierung von Zusammenhängen
- Erschliessung neuer Geschäfts- und Arbeitsmodelle
- Vereinfachung von Organisationsstrukturen
- Darstellung prozessorientierter Kalkulationsgrundlagen
- Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Funktionen und Rollen
Was das ERP damit zu tun hat
Das ERP-System ist in der Lage, die oben genannten Aspekte und Ziele digital abzubilden und zu unterstützen. Dazu stehen nicht nur geeignete Funktionen zur Verfügung, sondern auch eine technologische Grundlage, um die entsprechenden Informationen zu verarbeiten und zu speichern. Das ERP wird damit zur zentralen Basis für die Gestaltung, Steuerung und Kontrolle aller relevanten Unternehmensprozesse. Es ist das Werkzeug der Wahl, wenn es um die Organisation und das Management von Geschäftsmodellen geht. Wohlgemerkt: Nicht das ERP definiert die Prozesse Ihres Unternehmens, sondern unterstützt diese mit Funktionen und Informationen.
Nicht alles ist gleich wichtig
Doch was genau soll mit dem ERP unterstützt werden? Die Relevanz der Prozesse ist individuell vom einzelnen Unternehmen abhängig. Es gibt zwar eine Häufung von typischen Arbeitsbereichen (diese entsprechen oft den Standardmodulen der Software), schlussendlich muss aber jeder Betrieb für sich entscheiden, was im ERP abgebildet werden soll. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:
- Neue Geschäftsmodelle
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Erhöhung der Produktivität
- Tiefere Prozesskosten
- Transparentes Management
- Verbesserung der Arbeitsabläufe
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Automatisierungspotenzial
Von der Analyse zur Optimierung
Prozesse fallen nicht vom Himmel. Sie wollen geplant bzw. analysiert und umgesetzt werden. Dazu ist es erforderlich, die Organisation der Prozesse laufend zu überwachen und bei Bedarf zu verbessern. Das Management eines KMU benötigt dazu Rückmeldungen aus der operativen Anwendung der Prozesse. Dieses Feedback kann nur das ERP-System liefern, da es die Arbeitsabläufe hautnah begleitet und die anfallenden Informationen laufend sammelt, speichert und weiterverarbeitet. Die Unternehmensführung erhält dadurch die Möglichkeit für eine ständige Überwachung des aktuellen Geschehens und die Grundlage für die Optimierung der jeweiligen Prozesse.
Prozesse bewerten mit Kennzahlen
Die Qualität der Prozesse lässt sich am besten mit Kennzahlen messen. Dazu braucht es Fakten, welche das ERP in Form von Zahlen und Zeitperioden bereithält. Ausgehend von einem Wert wie etwa die Durchlaufzeit von Aufträgen kann das Management mit geeigneten Massnahmen versuchen, Prozesse zu vergleichen (Benchmarking) oder gezielt zu verbessern. Ob die Organisation greift, zeigt das ERP-System anhand aktueller Daten. Veränderungen lassen sich auf diese Weise sofort ablesen und bei Bedarf optimieren. Voraussetzung dafür ist das Bewusstsein, dass Prozesse und ERP untrennbar miteinander verbunden sind.
