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Das ERP-System als Treibstoff für die digitale Transformation

[fa icon="calendar"] 28.10.15 16:36 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Digitale Transformation durch Cloud Computing

Das papierlose Büro war eine Vision der Neunziger Jahre, deren Zeit heute endlich gekommen ist. Allerdings hat diese Vision einen neuen Namen und umfasst noch deutlich mehr Aspekte als die Einsparung von Papier-, Druck- und Portokosten. Die digitale Transformation überführt sukzessive alle Unternehmensprozesse in elektronisch gestützte Abläufe. Dabei werden Arbeitsschritte automatisiert, steuerbar und transparent. Zudem können Informationen von aussen einbezogen werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie das ERP-System eines Unternehmens wesentlich zum Gelingen der digitalen Transformation beitragen kann und welche Aspekte dabei zu beachten sind.

Digitale Transformation als Kulturwandel

Die Digitale Transformation ist ein Grossprojekt. Viele Paradigmen werden auf den Kopf gestellt und neue Denk- und Arbeitsweisen etabliert. Nicht weniger als einen Kulturwandel bedeutet das für die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise digitalisieren. Wenn die Arbeitsabläufe wirklich verbessert und vereinfacht werden, ist die Überzeugungskraft allerdings groß. Die Schnittstelle zum Mitarbeiter ist dabei das ERP-System. Hier müssen neue Prozesse so implementiert werden, dass sie von den Mitarbeitern verstanden und daher auch umgesetzt werden. Insbesondere für IT-ferne Mitarbeiter sollte der Einstieg so einfach wie möglich gemacht werden: Einfache Erfassungsmasken, eine flexible Abbildung der bisherigen Prozesse und Umgebungen sowie Schulungen zum Umgang mit den neuen Möglichkeiten erleichtern die Arbeit und senken die häufig vorhandenen Ängste um die eigene Leistungsfähigkeit und Ersetzbarkeit.

Daten statt Dokumente

Papiergebundene Prozesse werden digitalisiert. Das hat viele Vorteile: Das Suchen entfällt, es kann zeitgleich an mehreren Stellen bearbeitet werden und der Zugriff ist nachvollziehbar sowie von jedem Ort zu jeder Zeit möglich. Diese Möglichkeit muss jedoch auch vom ERP-System unterstützt werden. Es beginnt bei der Digitalisierung selbst: Wie gelangen die Dokumente ins System? Existieren Schnittstellen, um gescannte Dokumente mit Texterkennung und Schlagworten zu importieren? Ist das ERP-System in der Lage, die Daten strukturiert abzulegen und wieder aufzufinden? Und es geht weiter beim Zugriff: Bietet das ERP-System einen sicheren, verschlüsselten Zugriff? Wie komfortabel ist die mobile Arbeit? An dieser Stelle spielen professionelle Cloud-basierte ERP-Systeme ihre Stärken aus.

Die Verarbeitung neuer Informationen

Im Zuge der Digitalisierung explodieren die zu verarbeitenden Daten förmlich. Einer der häufigsten Fehler in der Architektur digitaler Unternehmen: Es werden Datensilos und Friedhöfe erzeugt, die laufende Kosten aber keinen Nutzen erzeugen. Hier sind ganzheitliche ERP-Systeme und gewissenhafte Planung nötig, um all die neuen Daten miteinander zu verbinden. Statt einzelner Insellösungen sind integrierte ERP-Anwendungen im Vorteil, die auf Basis einer einzigen Datenbank arbeiten. Umfangreiche Auswertungen ermöglichen eine Transparenz der Unternehmensprozesse und damit ihre Verbesserung. Wird die Arbeit spürbar vereinfacht, ist die Überzeugung der Mitarbeiter eine einfache Aufgabe.

Die Öffnung des Systems nach aussen

Ein zunehmend wichtigerer Teil der Digitalisierung betrifft nicht nur die interne Organisation sondern die Einbeziehung der Aussenwelt: Kunden, Lieferanten und Hersteller nehmen teil an der digitalen Kommunikation und greifen in die Unternehmensprozesse ein. Hierfür ist es notwendig, dass die vorhergehenden Schritte bereits professionell umgesetzt und etabliert wurden. So sind Social Media Informationen und Online-Bestellungen von Kunden direkt integrierbar und Bestellungen bei Vorlieferanten auf der Basis von Bestellvorschlägen oder Automatismen möglich. Die Vereinfachung ganzer Lieferketten bis hin zur weitgehenden Automatisierung ist die letzte Ausbaustufe der Digitalisierung und führt zur dramatischen Reduktion der Grenzkosten und damit zu einem wirklich skalierbaren Geschäftsmodell.

Digitale Transformation als laufendes Grossprojekt

Abschliessend bleibt festzuhalten, dass die digitale Transformation keine einmalige Massnahme ist, sondern ein Grossprojekt ohne definiertes Ende. Hier täuscht der Begriff ein wenig: Mit der Transformation ist die Aufgabe nicht erledigt, sie beginnt erst so richtig. Die Digitalisierung verändert Unternehmen und Prozesse in ihrem Wesen. Um die Chancen dieser Entwicklung nutzen zu können, ist ein ganzheitliches und nutzerfreundliches ERP-System eine wichtige Ausgangsbasis. Nur so können Prozesse nachhaltig vereinfacht und Mitarbeiter in die neuen Abläufe einbezogen werden.  

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Kategorien: Allgemein, Cloud, ERP

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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