Das Einmaleins des Produktdaten-Managements

Was macht eigentlich ein Produkt im wirtschaftlichen Sinn aus? Kinderleicht, werden Sie vielleicht sagen. Ein Produkt ist alles, was man – materiell oder immateriell – produzieren und verkaufen kann. Stimmt, aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Jedes Produkt besteht aus vielen Informationen, Merkmalen und Daten, eingebettet in Geschäftsprozesse und Werteflüsse. Wer das Einmaleins des Produktdaten-Managements (PDM) beherrscht, verbessert mehr als nur die Artikelbeschreibungen. Hier erfahren Sie, wie sich bereits grundlegende Massnahmen bezahlt machen.

Wovon sprechen wir eigentlich?

ERP, PIM, PLM, DMS, ECM, MAM, DAM, CAD… (*) Die IT hatte schon immer ein Faible für Abkürzungen mit 3 Buchstaben. Diese scheinen sich bevorzugterweise rund um das Thema Produktdaten-Management zu reihen. Das kommt nicht von ungefähr. Jeder Anwendungsbereich liefert und braucht Daten in Zusammenhang mit einem Produkt. In der Warenwirtschaft (ERP) mögen das Artikelnummern, Preise, Merkmale usw. sein. Zeichnungen stammen aus dem CAD-System und werden mit Bildern, Videos und Unterlagen aus dem Digital Asset Management (DAM) ergänzt. Das PDM vereint nicht nur alle Datenquellen, sondern stellt die Informationen für die Weiterverwendung zum Beispiel in der Auftragsbearbeitung, im Webshop oder im Kundendienst zur Verfügung.

Wozu braucht man ein PDM?

Eine aktuelle, einheitlich strukturierte Datenbasis ist das A und O für die Prozessdigitalisierung und -automatisierung. Gerade bereichsübergreifende Abläufe – wie es zum Beispiel das Zusammenspiel von Artikeldaten, Webshop, Logistik und Kundenservice darstellt – sind angewiesen auf durchgängig verwendbare Produktinformationen. Nur so können Bestellungen effizient abgewickelt oder Retouren kundenorientiert bearbeitet werden. Ein PDM ermöglicht eine nachhaltige, umfassende Bewirtschaftung sämtlicher Daten rund um ein Produkt oder eine Dienstleistung. Damit spart man Zeit und Geld und alle – vom Vertrieb über die Produktion bis zur Buchhaltung – nutzen die gleichen Daten.

Kriegt man das alles in ERP rein?

Leistungsfähige ERP-Systeme wie myfactory verfügen über einen sehr gut ausgebauten Funktionsumfang für Produktdaten. Die dort abgespeicherten Informationen lassen sich ohne Medienbruch für alle Anwendungsbereiche nutzen, inklusive Online-Shop. Der Vorteil dabei ist, dass alle Daten zentral an einem einzigen Ort verwaltet werden. Egal, wo und wie man diese Daten nutzt. Die Erfahrung zeigt, dass die meisten KMU mit einem integrierten ERP-Gesamtsystem sämtliche Anforderungen abdecken können. In sehr komplexen Fällen kann eine separate PDM-/PIM-Software ergänzend zum ERP verwendet werden. Oft sind Anwender erstaunt zu erfahren, wenn sie die vorhandenen Möglichkeiten ihrer ERP-Software genauer anschauen.

Wie baut man ein PDM auf?

Früher gab es in grösseren Betrieben eine eigene Abteilung, welche sich ausschliesslich mit der Klassifizierung von Produkten beschäftigte. Dort wurde über Artikelnummern (meist sprechende Nummern), Waren- und Artikelgruppen sowie Merkmale entschieden. Ein kontrollierter Erstellungs-, Freigabe- und Änderungsprozess verhinderte Normabweichungen. Auch wenn diese Aufgaben heute in die Abteilungen integriert sind, kann man von der «alte Schule» durchaus einiges abschauen:

Strukturen schaffen: Sortiment, Bereiche, Warengruppen usw.
Prozesse definieren: Verantwortung für Erfassung, Mutationen, Freigabe usw.
Verwendung berücksichtigen: Auswertungen, Workflows, Dokumentationen usw.

Worauf ist noch zu achten?

Jedes Produkt durchläuft einen Lebenszyklus. In diesem Zeitraum entstehen Versionen und Varianten. Auch wenn das Produkt gleich bleibt, wird Ihnen Ihr Marketing erklären, dass man unbedingt einen Relaunch braucht. Der Anschluss an den Gartenschlauch von 2007 passt auch zum neuen Modell 2022. Eine wichtige Information für Vertrieb, Kundendienst, Entwicklung oder Einkauf. Das ist jedoch nicht der einzige Punkt auf den Sie beim PDM achten sollten. Wichtig sind:

Verwaltung, Kennzeichnung und Dokumentation von Versionen und Varianten
Zentrale Nutzung einheitlicher Medien- und Dokumentenformate
Nachverfolgbarkeit des Lebenszyklus eines Produktes
Betrachtung jedes Produktes im Gesamtzusammenhang des Unternehmens

Gerade der letzte Punkt geht aufgrund eines abteilungsorientierten PDM oft vergessen. Die Informationen im Einkauf sind nicht unbedingt das, was den Verkäufer im Aussendienst oder den Logistikverantwortlichen interessiert. Je flexibler eine zentrale, gemeinsam nutzbare Unternehmenslösung ist, desto einfacher ist es, die verschiedenen Bedürfnisse abzudecken.

(*) Abkürzungen:

ERP = Enterprise Resources Management (Integration aller Unternehmensdaten, inkl. Produktdaten)

PIM = Product Information Management (Verwaltung von Produktinformationen)

PLM = Product Lifecycle Management (Verwaltung aller Daten über den gesamten Produkt-Lebenszyklus)

DMS = Document Management System (Speicherung und Archivierung der Unternehmensdokumente)

ECM = Enterprise Content Management (Bereitstellung sämtlicher Inhalte und Medien im Unternehmen)

MAM = Media Asset Management (Verwaltung von Bildern, Videos, Audios usw.)

DAM = Digital Asset Management (Verwaltung aller digitalen Unterlagen inkl. Zeichnungen usw.)

CAD = Computer-Aided Design (computergestützte Konstruktion)