Checkliste: 10 Funktionen, die ein modernes ERP-System abbilden muss

Digitalisierung, Cloud Computing, E-Commerce: Viele KMU stehen vor massiven Veränderungen aufgrund der disruptiven Dynamiken in ihren Märkten – angetrieben durch permanente Entwicklungen der IT-Branche. Daher haben Software-Projekte derzeit Hochkonjunktur. Insbesondere die Aktualisierung der Anwendung zum Enterprise Resource Planning (ERP) als zentrale Steuerungsinstanz vieler Unternehmen steht dabei im Fokus. Eine der besten Anlaufstellen, um neue Software-Lösungen für das eigene Unternehmen zu vergleichen, sind IT-Fachmessen wie die topsoft am 25. und 26. August 2015 in Zürich. Wir stellen Ihnen nun die wichtigsten Funktionen vor, die eine moderne ERP-Lösung leisten sollte und unterstützen Sie damit bei Ihrem Messebesuch sowie darüber hinaus bei der Auswahl einer neuen, umfangreichen ERP-Software.

Anforderung 1: Integration

Die Systemlandschaft vieler KMU ist mittlerweile geprägt von Insellösungen, die über Schnittstellen (APIs) rudimentär miteinander verknüpft sind. Moderne ERP-Lösungen integrieren hingegen alle wesentlichen Funktionen in einer einzigen Anwendung. Insbesondere das Costumer Relationship Management (CRM), Human Ressource Management (HRM) und Financial Management System (FMS) sind in einer ganzheitlichen Software nicht nur angebunden, sondern werden mit einer zentralen Datenbank betrieben. Das ermöglicht die durchgehende Steuerung und exakte Auswertung.

Anforderung 2: Modularer Aufbau

Viele herkömmliche ERP-Anwendungen bieten einen recht grossen Funktionsumfang, der von vielen Unternehmen gar nicht vollständig genutzt wird. So zahlen viele KMU für nicht benötigte Anwendungen während sie sich deutliche Verbesserungen in anderen Teilfunktionen wünschen. Moderne ERP-Systeme sind daher modular aufgebaut: KMU können flexibel den Funktionsumfang erweitern oder verringern - ganz nach Bedarf. Insbesondere bei Software as a Service (SaaS)-Lösungen können diese Module unkompliziert hinzu- und abbestellt werden. Sollte eine Anwendung nicht den eigenen Anforderungen entsprechen, stehen offene Schnittstellen zur Verfügung, um weitere Applikationen einfach zu integrieren.

Anforderung 3: Skalierbarkeit

Mit zunehmendem Unternehmenswachstum stossen viele statische und veraltete ERP-Applikationen an ihre Grenzen. Moderne ERP-Systeme sind grundsätzlich schnell und flexibel in der Lage, zusätzliche Kapazitäten bereitzustellen und damit auf höhere Anforderungen zu reagieren. Ob es sich um kurzfristigen Ressourcenbedarf oder dauerhaftes Wachstum handelt: Rechenleistung, Speicherkapazität und Nutzeranzahl lassen sich einfach auf- und auch wieder abbauen. Ein mitwachsendes ERP ist daher insbesondere für KMU empfohlen, da dieses zusammen mit dem Unternehmen skalieren kann.

Anforderung 4: Mobilität

Unsere Arbeitswelt verändert sich: Immer mehr Mitarbeiter arbeiten mobil, unterwegs beim Kunden oder im Home Office. Die standortunabhängige und vernetzte Arbeit wird in vielen herkömmlichen ERP-Anwendungen jedoch immer noch durch komplizierten Verbindungsaufbau sowie mangelnde Optimierung der Systeme für Tablets und Smartphones erschwert. Moderne ERP-Systeme hingegen bieten grundsätzlich bereits einen vollständig mobilen, sicheren und komfortablen Zugriff - unabhängig von Zeit, Ort oder des Endgeräts. Besonders SaaS-Lösungen trumpfen hier natürlich auf, da diese sowieso browserbasiert zur Verfügung gestellt werden.

Anforderung 5: Webbasierte Oberfläche

Betriebssysteme verändern sich mit zunehmender Dynamik und im regelmässigen Turnus. Damit einhergehend müssen ERP-Anwendungen häufig angepasst werden und es kommt zu Inkompatibilitäten. Recht konstant und systemübergreifend entwickelt sich hingegen die Technik der Internet-Browser. Aktuelle ERP-Systeme orientieren sich daher an den gängigen Web-Technologien und sind als webbasierte Anwendungen auf jedem Endgerät zu jeder Zeit an jedem Ort gleichsam abrufbar.

Anforderung 6: Sicherheit

ERP-Software enthält sensible Daten: Produktinformationen, Finanzdaten, Kundendaten und darüber hinaus personenbezogene Datensätze. Mit zunehmender Cyber-Kriminalität bekommen Themen wie Verschlüsselung, Hochverfügbarkeit und Absicherung ein grösseres Gewicht zugesprochen. Grösstmögliche IT-Sicherheit bieten moderne ERP-Systeme durch den Betrieb in einem externen, professionellen Rechenzentrum. Hier sind Sicherheitsvorkehrungen möglich, die vielen KMU sonst nicht zur Verfügung stehen: Brandschutzanlagen, Wachpersonal, Zugangskontrollen, aktuelle Server- und Sicherheitstechnik sowie redundante Strom- und Datenleitungen sind dabei nur einige Beispiele. In Kombination mit einer sicheren Datenübertragung kann so auch mobil ein hoher Sicherheitsstandard etabliert werden.

Anforderung 7: Datensicherung

Der Super-GAU unter den IT-Fehlern ist der Datenverlust. Wenn alle ERP-Daten untergehen, stellt das viele KMU vor existenzielle Herausforderungen. Daher ist ein automatisiertes Backup eine zentrale Anforderung an eine aktuelle ERP-Anwendung. Gerade beim Betrieb im Rechenzentrum wird diese Bedingung häufig, ohne Aufwand für den Nutzer und sicher vom Betreiber in regelmässigen Abständen erledigt: Das Gesamtsystem ist meist redundant aufgebaut, wird also in Echtzeit auf mehreren Servern/Partitionen gespiegelt betrieben, sodass die Sicherung und Archivierung der Daten automatisiert erfolgen kann. Ein Einspielen eines Backups ist damit eine Leichtigkeit.

Anforderung 8: Automatisierung

Früher war ein ERP-System hauptsächlich zur Verwaltung gedacht: Informationen sammeln und zur Verfügung stellen war ein wesentlicher Aspekt. Heutzutage leisten ERP-Anwendungen einen grossen Beitrag zur Steigerung der Wertschöpfung: Viele Unternehmensprozesse werden zunächst durch Workflows abgebildet, koordiniert und schliesslich weitgehend automatisiert. Workflow-Management ist daher ein elementarer Bestandteil moderner ERP-Lösungen. 

Anforderung 9: Internationalität

Viele KMU arbeiten heutzutage direkt global. Ob geplant oder nicht: Neue Märkte bieten neue Umsatzpotenziale, stellen aber auch neue Anforderungen, die von einer modernen ERP-Lösung abgedeckt werden müssen. Mehrsprachigkeit und die Möglichkeit zur Abbildung unterschiedlicher Währungen sowie unterschiedliche steuerliche Rahmenbedingungen sind daher Grundfunktionen aktueller ERP-Systeme.

Anforderung 10: Benutzerfreundlichkeit

Zentraler Produktivitätsfaktor in einem Unternehmen ist und bleibt der Mensch. Daher sollten bei der Bedienbarkeit einer ERP-Software keine Kompromisse eingegangen werden. Veraltete ERP-Lösungen sind schnell und intuitiv erkennbar, aber wie lässt sich die Benutzerfreundlichkeit neuer ERP-Anwendungen beurteilen? Hier hilft letztlich nur Ausprobieren und das Vertrauen auf unabhängige Bewertungen, beispielsweise durch den unabhängigen Experton Cloud Vendor Benchmark 2015.

Um myfactory zu testen, können Sie eine kostenlose Demoversion anfordern oder uns auf der Topsoft 2015 in Zürich besuchen. Sie finden unseren Stand dieses Jahr mit den Nummern 56b/58a. Wir wünschen Ihnen einen spannenden Messebesuch und freuen uns darauf Sie persönlich kennenzulernen!