Bessere Entscheidungen dank aussagekräftiger Reports

von myfactory Software Schweiz AG am 18.11.2020, 3 min Lesezeit

 

Die Aufgabe des Managements besteht darin, dass wegweisende Entscheidungen getroffen werden, die den Betrieb für die Zukunft optimal aufstellen. Das Treffen von Entscheidungen erfolgt darüber hinaus im Unternehmen ständig und auf jeder Managementebene. Während für viele Entscheidungen eigene Prozesse definiert sind, z.B. Freigaben oder Anstellungen, sind es vor allem die wegweisenden Beschlüsse, die gut durchdacht und abgewogen werden müssen. Um beispielsweise Investitionen, Geschäftsmodell, Marktausrichtung oder Produktsortiment festlegen zu können, benötigt es möglichst viele und gut aufbereitete Informationen, die eine optimale Entscheidung ermöglichen. Dieser Artikel zeigt auf, wie durch aussagekräftige Reports bessere Entscheidungen im Management getroffen werden können. Der aufgebaute Blueprint-Prozess lässt sich entsprechend für zahlreiche Anwendungsfälle heranziehen. 

 

Die Unternehmensziele als Grundlage von Entscheidungen 

Müssen kritische Entscheidungen getroffen werden, benötigt es eine Grundlage für das Bilden unterschiedlicher Szenarien. Hierfür eignen sich vor allem die Unternehmensziele. Genauer gesagt: Jede Entscheidung sollte im Sinne der Unternehmensvision getroffen werden. Solange sich die grundsätzlichen Überlegungen nicht geändert haben, auf deren Basis die Unternehmensvision erstellt wurde, gibt diese nach wie vor die ganz grosse Zielsetzung vor. Die Unternehmensmission, die die Vision greifbarer und erreichbarer gestalten soll, kann vergleichbar hinzugezogen werden. Um diesen Schritt anschaulicher zu gestalten, lässt sich die Swisscom als Beispiel heranziehen. Die Unternehmensvision der Swisscom lautet: „Gemeinsam begeistern wir Menschen in der vernetzten Welt.“ Basierend darauf lautet eine aktuelle Mission: „Wir streben eine Service Abdeckung von ca. 100% bis Ende 2025 mit mehr als 80Mbit/s im Ultrabreitband-Segment in der Schweiz an.“ Die Mission, also die strategischen Ziele, damit die Unternehmensvision einmal Realität werden kann, muss immer vollständig auf die Unternehmensvision einzahlen. Für kritische Entscheidungen gilt es also zu bestimmen, inwieweit diese die Mission des Betriebes sowie die Unternehmensvision betreffenWerden bestimmte Business-Prinzipien wie beispielsweise das OKR-Modell eingesetzt, können diese für die Entscheidungsfindung herangezogen werden. 

 

Aussagekräftige Reports benötigen messbare KPIs 

Damit für eine zu treffende Entscheidung Auswertungen erstellt und zurate gezogen werden können, gilt es zu bestimmen, welche Zusammenhänge und Informationswerte hilfreich wären. Im Zusammenspiel mit den jeweiligen Fachabteilungen gilt es zu eruieren, welche Key Performance Indicators (KPIs), also Leistungskennzahlen, sinnvollerweise erhoben werden sollten. Diese unterscheiden sich zwischen den einzelnen Abteilungen. Betrachtet werden sollten sowohl typische betriebswirtschaftliche Kennzahlen, z.B. die Umsatzrentabilität oder die Kapitalbindung, sowie individuelle Kennzahlen. Je nach Geschäftsmodell könnten dies beispielsweise „Assets under Management“ oder verkaufte Abonnements sein. Leistungskennzahlen können für manche Entscheidungen isoliert betrachtet werden. Dies macht dann Sinn, wenn eine spezifische Abteilung nur von dieser Entscheidung betroffen ist. Gilt es beispielsweise abzuwägen, für welche Marketing-Kampagne sich entschieden werden soll, kann der „Return on Investment“ aus vorherigen Perioden herangezogen werden. Geht es hingegen um komplexere Entscheidungen, die die gesamte Unternehmensstrategie betreffen, reichen losgelöste Leistungskennzahlen nicht aus, um eine gute Entscheidung treffen zu können, da unterschiedliche Unternehmensbereiche involviert sind. Steht beispielsweise das gesamte Geschäftsmodell zur Disposition, gilt es so viele Informationen wie möglich einzubeziehen. Erst in der Kombination der verschiedenen KPIs lassen sich tatsächliche Schlüsse ziehen, auf denen eine kritische Entscheidung aufgebaut werden sollte. 

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Aussagekräftige Reports mit dem ERP-System erstellen 

Da für kritische Entscheidungen eine ganzheitliche Auswertung aller Informationen benötigt wird, müssen Daten unterschiedlicher Unternehmensressorts harmonisiert und in Kontext gebracht werden. Eine Herausforderung stellt in diesem Zuge die Datenaggregation dar. Häufig sind die benötigten Informationen in unterschiedlichen Anwendungen wie CRM, PPS, dem E-Commerce-Shop oder im ERP-System gespeichert. In der Praxis existieren manchmal Datenschnittstellen, die von der IT-Abteilung oder externen Dienstleistern entwickelt und aufwändig gewartet werden müssen, um Informationen zu aggregieren. Herausforderungen liegen bei diesen Lösungen bei Redundanzen wie doppelter Datenhaltung, wodurch Dubletten entstehen können sowie einem fehlenden Echtzeit-Überblick über die Unternehmenssituation. Ohne eine technische Integration werden Daten händisch via Excel oder schlichtweg gar nicht übertragen. Auf dieser Datenbasis kritische Unternehmensentscheidungen zu treffen, ist alles andere als optimal. 

Das ERP-System bietet sich als Plattform an, um eine ganzheitliche Datenbasis zu erzeugen, mit der bessere Entscheidungen getroffen werden können, da bereits mit der Warenwirtschaft ein essenzieller Teil der Wertschöpfungskette abgebildet wird. Grundlage ist eine ERP-Software, die einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Bei diesen IT-Systemen werden Anwendungen wie CRM, FiBu oder E-Commerce-Plattformen als eigenständige Module integriert, sodass die ERP-Software zum IT-Rückgrat im Unternehmen avanciert. Besonders Cloud ERP-Anwendungen setzen auf den ganzheitlichen Ansatz. Durch diesen entsteht eine Datenbasis, die vollständige, abteilungsübergreifende Auswertungen ermöglicht. Gilt es beispielsweise zu eruieren, ob sich eine Investition in eine neue Produktionsanlage rentiert, bietet der Umsatz-Forecast aus dem CRM-System stichhaltige Daten für die Aufstellung einer Investitionsrechnung. Weiterführende Informationen aus dem Marketing hinsichtlich der Leadgenerierung und der Finanzbuchhaltung würden in diesem beispielhaften Fall weiteren Input liefern, der die Entscheidung absichert. In der Folge lässt sich durch ein ganzheitliches ERP-System bessere Entscheidungen treffen. 

Alle relevanten Kennzahlen stets im Blick 

Berichte und Auswertungen für spezifische Entscheidungen heranzuziehen, ist selbstverständlich. Sind relevante Kennzahlen mit den Fachabteilungen aber erstmal definiert, empfiehlt es sich, dass diese regelmässig herangezogen werden, um den Unternehmenserfolg zu verfolgen. Während typische betriebswirtschaftliche Auswertungen ein Bild der Vergangenheit zeigen, ermöglichen tagesaktuelle Auswertungen den Echtzeitblick. Dashboards bieten die Möglichkeit, dass alle KPIs auf einen Blick eingesehen und nachverfolgt werden können. Bessere Entscheidungen auf einer ganzheitlichen Datenbasis können mit diesem Ansatz nicht nur für kritische Situationen getroffen werden, da die Datenlage auch ein sofortiges Eingreifen ermöglichen, wenn Probleme auftreten. Die Grundlagen für bessere Entscheidungen führen somit zu einem aktuellen Überblick im Unternehmen. 

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