Ab welcher Unternehmensgrösse eignet sich ERP-Software?

Werden Unternehmer mit den drei Buchstaben «ERP» konfrontiert, macht sich oft Verunsicherung breit. Braucht man so etwas überhaupt? Wenn ja, ab welcher Firmengrösse und für welche Geschäftsprozesse? Ist das nicht eher etwas für grosse Unternehmen mit internationalen Strukturen? Erfahren Sie im folgenden Beitrag, weshalb ERP-Software weder eine Frage der Grösse noch der Komplexität des Business ist, sondern für jede Firma unverzichtbare Vorteile bietet.

«Enterprise Resource Planning» - ein Begriff, so imposant und geheimnisvoll, dass gerade kleinere Unternehmen oft davor zurückschrecken, sich näher damit zu befassen. Auch das 3-Buchstaben-Kürzel macht die Situation nicht besser. ERP tönt nach einem Buch mit sieben Siegeln für eine expertokratische Elite mit höheren IT-Weihen. Eigentlich schade, denn betrachtet man den Nutzen einer Unternehmenslösung, müsste jeder Betrieb sofort sagen: Her damit! Wer möchte nicht seine Unternehmensprozesse vernetzen und mit aktuellen Informationen aus allen Bereichen der Firma versorgen.

Weder Grösse noch Komplexität entscheidet

Kleine Firmen brauchen kein ERP, sondern funktionieren auf Zuruf; eine Mär, die sich hartnäckig hält. Dazu ein Beispiel: In einem KMU mit fünf Angestellten, werden Aufträge noch vom Chef persönlich entgegengenommen und an die Mitarbeitenden verteilt. Die Kundendaten finden sich in einer Kartei, ebenso die Lieferantenadressen. Offerten und Rechnungen werden mit Word erstellt, in einem Schuhkarton abgelegt und sporadisch beim Treuhänder abgeliefert. Soweit so gut. Doch kaum fällt jemand aus, geht ein Beleg verloren oder wird eine Bestellung gesucht, bricht das Chaos aus. Der Effizienzgewinn durch ein ERP-System wäre für ein solches Unternehmen enorm.

Anstatt zu fragen, ab wie vielen Mitarbeitenden ein ERP Sinn mache, könnte man gerade so gut fragen, wie viele Mitarbeitende ein Unternehmen braucht. In beiden Fällen ist die Antwort: mindestens eine Person bzw. einen Benutzer. Für den Einsatz einer betriebswirtschaftlichen Software ist einzig die Notwendigkeit entscheidend, Daten jederzeit zur Verfügung zu haben und damit arbeiten zu können. Eine Anforderung, welche wohl jedes Unternehmen hat. Natürlich werden die Bedürfnisse eines kleinen Unternehmens vermutlich einfacher zu erfüllen sein als bei einem internationalen Konzern. Doch auf die Vorteile eines durchgängigen Umgangs mit Informationen bzw. Daten kann heute niemand mehr verzichten. 

ERP steht für Effizienz und Professionalität

Werfen wir einen Blick auf den Kundenbestellprozess bei einem Handelsunternehmen. Dieser läuft in der Regel mehr oder weniger so ab:

1. Die Kundenbestellung trifft ein.
2. Die Verfügbarkeit der Ware wird abgeklärt.
3. Das Produkt wird ausgelagert und der Bestand angepasst.
4. Es wird ein Lieferschein erstellt.
5. Nach der Auslieferung erfolgt die Fakturierung.
6. Beim Lieferanten wird eine Nachbestellung ausgelöst.
7. Der Zahlungseingang wird der Rechnung zugeordnet und verbucht.

Ohne ERP läuft der Auftrag durch viele Hände mit entsprechend hoher Fehlerquote und vielen manuellen Arbeitsschritten. Ineffizienz und unzureichende Qualität sind die Folgen. Deutlich professioneller und zuverlässiger liesse sich der Vorgang mit einer integrierten Unternehmenslösung erledigen. Integriert deshalb, weil die Mitarbeitenden in allen Abteilungen mit den gleichen Daten arbeiten können. Viele Fehler lassen sich dadurch vermeiden.

Wichtig ist auch die Nachvollziehbarkeit: Die Software zeichnet alle Geschäftsvorgänge lückenlos auf. So kann die Kundengeschichte von allen Mitarbeitenden schnell aufgerufen werden. Trifft eine Reklamation ein, lässt sich der Fehler mit Hilfe des ERP-Systems rasch feststellen. Verlässt ein Mitarbeiter die Firma, bleibt sein Wissen erhalten. Kundenbeziehungen erleiden dadurch keinen Abbruch, sondern können nahtlos fortgesetzt werden. Die Auskunftsbereitschaft steigt, die Prozessschritte werden schneller erledigt. Kurz, das Unternehmen gewinnt an Effizienz und Professionalität.

Vom Kleinbetrieb bis zum Grosskonzern

Doch zurück zur Frage: Für welche Unternehmensgrösse eignet sich ERP-Software? Die Antwort ist einfach. Für alle! Der Einsatz hat weniger mit der Anzahl Mitarbeiter und der Komplexität des Geschäftsmodells zu tun, als vielmehr mit dem Wunsch, nach mehr Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit – egal, ob es sich dabei um einen Kleinbetrieb oder um einen Grosskonzern handelt.