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7 Tipps für die Einführung eines Cloud-ERP

08.11.17 10:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Aufgrund ihrer Komplexität gehört die Einführung eines neuen ERP-Systems zu den anspruchsvollsten IT-Projekten. Grundsätzlich gibt es zwei kritische Hauptbereiche: die funktionale Abbildung realer Unternehmensprozesse in der Software und die Wahl einer geeigneten Lösung bzw. eines kompetenten Lösungspartners. Hinzu kommen weitere Herausforderungen, welche unter Umständen gravierende Folgen für ein Projekt haben können. Damit dies nicht geschieht, hier einige Tipps für eine erfolgreiche Implementierung.

1. Sorgen Sie von Anfang an für klare Ziele

Beginnen Sie mit der Ausgangslage und den damit verbundenen Erwartungen an das neue System. Was wollen Sie erreichen? Welche strategischen Unternehmensziele sollen unterstützt werden? Wer soll die Lösung anwenden? Unter Umständen gibt es Präferenzen, z.B. für einen lokalen Anbieter oder eine bestimmte Technologie. Klare Ziele sind die Leitplanken bei der Evaluation und Implementierung einer passenden Lösung.

2. Seien Sie Realist in Bezug auf Budget und Zeitplan

Lassen Sie alles Wunschdenken beiseite, wenn es um konkrete Zahlen geht. Bei der Definition des Budgets und des Zeitplans muss man mit sich selber ehrlich sein, auch wenn das manchmal unangenehm ist. Auch für Softwareanbieter sind diese beiden Kennziffern wichtig. So lässt sich rasch einordnen, ob das Einreichen einer Offerte überhaupt Sinn macht. A propos Zeitplan: Denken Sie rechtzeitig an allfällige «Störfaktoren» wie saisonale Spitzen im Betrieb, Ferien- oder Militärabsenz des Projektleiters, Jahresabschlüsse usw.

3. Nehmen Sie sich Zeit bei der Evaluation

Der Entscheid für ein ERP-System ist in der Regel der Beginn einer langen Beziehung. Nehmen Sie sich deshalb genügend Zeit für die Definition der Anforderungen (Lastenheft), die Auswahl möglicher Kandidaten und das ausführliche «Ausprobieren» von Lösungen. Dazu gehören Workshops, Testversionen oder ein Vorkonzept. Ganz wichtig ist, dass auch die Chemie mit dem Anbieter stimmt. Der Projekterfolg hängt häufig mit den involvierten Personen ab. Fragen Sie deshalb ruhig, wer seitens des IT-Partners welche Aufgaben übernimmt und ob diese Mitarbeiter auch verfügbar sind.

4. Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot

Der Wechsel zu einem neuen System ist immer auch ein Change-Projekt. Ihre Mitarbeiter müssen bisherige Gewohnheiten aufgeben und neues Wissen aufbauen. Wer seine Anliegen während der Evaluationsphase nicht einbringen kann, entwickelt nicht selten bei der Umsetzung Widerstand gegen die neue Lösung. Wichtig ist auch, dass die Benutzer rechtzeitig geschult werden. So wird der Start erleichtert und die Begeisterung für das künftige System geweckt. Denken Sie daran, auch während des Produktivbetriebs immer wieder das Feedback der Anwender einzuholen. So erhalten Sie gleichzeitig konkrete Anregungen für Systemverbesserungen.

5. Unterstützen Sie Ihr Projektteam

Ihr Projektteam braucht volle Unterstützung von «ganz oben». Der Rückhalt durch die Geschäftsleitung ist zwingend. Das Projektteam sowie die Key-User müssen vom Tagesgeschäft entlastet werden, wenn sie ihren Projektaufgaben nachkommen sollen. Selbstverständlich müssen die jeweiligen Projektverantwortlichen auch das nötige Rüstzeug mitbringen, d.h. Fachkompetenz, Sozialkompetenz, Führungseigenschaften und Organisationstalent. Allfällige Wissenslücken sollten noch vor Projektbeginn geschlossen werden.

6. Überwachen Sie den Projektfortschritt

Leider gibt es immer wieder ERP-Projekte, welche Schiffbruch erleiden. Oft fragen sich die Beteiligten hinterher, wie das passieren konnte. Analysiert man die Umstände genauer, zeigt sich in den meisten Fällen mangelnde Kontrolle als Ursache. Verliert man Ziele, Zeitplan oder Budget aus den Augen, ist die Katastrophe häufig vorprogrammiert. Professionelle ERP-Anbieter verfügen deshalb über eine bewährte Projektmethodik, welche Abweichungen minutiös registriert. Das entbindet jedoch die Unternehmensleitung nicht davon, sich selber regelmässig ein Bild vom aktuellen Projektstand zu machen.

7. Testen Sie ausführlich vor dem Go-live

Last but not least, ist es wichtig, dass Sie das System vor dem Go-live ausreichend testen. Dazu müssen die Key-User natürlich über die entsprechenden Softwarekenntnisse verfügen. Tauchen Mängel auf, können diese rechtzeitig ausgemerzt werden, bevor es dann im operativen Betrieb hektisch wird. Natürlich lassen sich nicht alle Eventualitäten vorhersehen. Aber für den Fall der Fälle wird Sie Ihr IT-Partner in der Anfangsphase hoffentlich intensiv begleiten.

 

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Kategorien: SaaS, Allgemein, Cloud, ERP, CRM, Tablet, Implementieren, Mobile Business

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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