7 Tipps für eine erfolgreiche Prozessmodellierung

von Christian Bühlmann am 31.08.2022, 2 min Lesezeit

Egal, ob neue Mitarbeitende möglichst schnell produktiv eingesetzt werden sollen oder im Unternehmen nach Einsparmöglichkeiten gesucht wird – wer seine Prozesse kennt und beherrscht, hat es einfacher, sein Unternehmen fit für den Wettbewerb zu machen. Das Modellieren von Arbeitsabläufen steigert Effizienz, Sicherheit, Qualität, Transparenz, Kundennutzen und Mitarbeiterzufriedenheit. Nicht zuletzt ermöglicht die Prozessmodellierung eine kreative Gestaltung unternehmerischer Möglichkeiten. 


1. Fokus auf Kernprozesse 

Wie viele Prozesse sein Unternehmen habe, wurde einst der Chef eines deutschen Automobilkonzerns gefragt. Die Antwort kam postwendend: Nur einen, nämlich Autos zu produzieren. Auch in Ihrem Unternehmen wird sich die Anzahl der Kernprozesse im Rahmen halten. Identifizieren Sie diese und lassen Sie alle Ausnahmen und Sonderfälle (vorerst) beiseite. Nicht, weil diese nicht interessant wären. Aber aufgrund der seltenen Ereignisse lohnt sich der Aufwand für eine Erfassung und Prozessmodellierung oft kaum. Wichtiger sind die Kernprozesse mit grosser Häufigkeit, denn hier können schon geringe Verbesserung einen Skalierungseffekt bewirken. 

2. Grundlagen schaffen 

Bereits mit bescheidenen Mitteln lässt sich eine einfache Prozessmodellierung bewerkstelligen. Wer das Ganze etwas professioneller betreiben möchte, sollte eine geeignete Methodik für eine einheitliche Notifikation wählen wie zum Beispiel BPMN, EPK, PMDL oder KMDL. Hinzukommt eine dedizierte Software, mit welcher die Prozesse digital erfasst, verwaltet und dargestellt werden können. Bei der Wahl der Grundlagen gilt die Faustregel: Nur das einsetzen, was auch anwendbar ist. Komplexe Tools erfordern viel Wissen. Gleiches gilt für die Methoden der Prozessmodellierung.  

3. Hände weg vom Papier 

Allzu einfach sollten die Grundlagen dann doch nicht sein. Die Rede ist hier von Papier. Verwenden Sie dieses höchstens für Brainstormings und zum Skizzieren von Abläufen. Ein Tipp: Für das Aufzeichnen von langen Prozessketten eignet sich eine Rolle Packpapier und Haftnotizen ideal. Sobald der Prozess allerdings steht, sollte er im entsprechenden Software-Tool digital erfasst werden. Auf diese Weise ist jederzeit eine flexible Prozessmodellierung möglich. Ausprobieren und bei Bedarf rückgängig machen, ist in einem solchen Tool einfach. Auf Papier bedeuten Änderungen, alles wieder neu zeichnen. 

4. Ideale «Flughöhe» finden 

Die Darstellung eines Prozesses ist die Abstraktion eines realen Arbeitsablaufs. In welchem Detaillierungsgrad die einzelnen Arbeitsschritte dargestellt werden, ist Ihnen überlassen. Empfehlenswert ist die Beschränkung auf eine Seite (A4 oder A3) und die Unterteilung des Kernprozesses in einzelne Haupt- bzw. Unterprozesse. Die Kunst besteht darin, die ideale Flughöhe zu finden. Also sich nicht in der Tiefe zu verlieren, aber auch nicht zu oberflächlich zu sein, so dass wesentliche Details fehlen.  

5. Details nicht vergessen 

Oft braucht es für einen Arbeitsschritt mitgeltende Dokumente, Abhängigkeiten, zeitliche Wartefristen oder andere wichtige Informationen, damit dieser ausgeführt werden kann. Solche Details dürfen auf keinen Fall fehlen und müssen bei der von Kernprozessen berücksichtigt und im Prozess-Tool erfasst werden. In der Praxis können solche Details im Endeffekt über die Effizienz eines Unternehmens entscheiden. Bei der Prozessmodellierung wird eher selten ein ganzer Arbeitsablauf umgekrempelt, sondern vielmehr das Optimierungspotenzial in den Details geprüft.  

6. Praxis als Prüfstein 

Was die Prozessmodellierung taugt, lässt sich nur in der Praxis feststellen. Einerseits sollte das neue Prozessdesign im Betrieb umsetzbar sein, andererseits müssen die Vorgaben von den Beteiligten auch verstanden und eingehalten werden. Damit nicht viel Zeit und Energie in einen Arbeitsablauf investiert wird, welcher sich am Ende als nicht machbar herausstellt, empfiehlt es sich, Anpassungen in Teilprozessen vorzunehmen und zu testen. So können auch größere Prozessketten sukzessive verändert werden. Doch Vorsicht: Das Ganze ist mehr als die Summe der Teile. Behalten Sie daher stets das Gesamtbild vor Augen.  

7. Akzeptanz sicherstellen 

Veränderungen werden meistens kritisch beargwöhnt. Gerade eingespielte Teams und Arbeitsabläufe werden von Neuerungen wenig begeistert sein. Ein bewährtes Mittel, um die Akzeptanz bei der Prozessmodellierung sicherzustellen, ist der Einbezug aller Beteiligten. Damit wird die Identifikation maßgebend gesteigert. Gleichzeitig fließt durch die Mitarbeit der betroffenen Personen auch wichtiges Prozesswissen in die Neugestaltung ein.  

 

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Christian Bühlmann
Über den Autor:
Christian Bühlmann
Christian Bühlmann bringt über 30 Jahre Erfahrung als ERP-Profi in verschiedenen Funktionen sowohl auf Anwenderseite als auch bei diversen Softwareanbietern. Im Rahmen seines Masterstudiums an der Universität Zürich erwarb er ein profundes Fachwissen im Bereich Sprachwissenschaft. 2007 gründete er eine eigene Kommunikationsagentur für IT-Unternehmen. Mit der topsoft verbindet Christian Bühlmann eine jahrzehntelange Partnerschaft, in welcher er zuständig für die Herausgabe des Fachmagazins «Inspiring Digital Business» sowie für die Contentproduktion der verschiedenen topsoft-Medien.