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7 hilfreiche Tipps für ein cleveres Produktdatenmanagement

01.01.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Genügen Ihre Produktinformationen den Kundenansprüchen? Wie gross ist Ihr Aufwand für die Pflege von Produktdaten? Wo schlummert noch Erfolgspotenzial? Und wie lassen sich die Verwaltungsprozesse vereinfachen? Um diese und weitere Fragen dreht sich dieser Beitrag. Lust statt Frust dank cleverem Produktdatenmanagement – die folgenden Tipps sollten Sie sich nicht entgehen lassen.

#1 Verwenden Sie nur eine einzige Datenquelle 

Mit einer zentralen Datenbasis vereinfachen Sie die Verwaltung von Produktdaten und gewinnen an Effizienz und Qualität. Die Kunden werden es Ihnen danken, denn aktuelle und vollständige Informationen haben grossen Einfluss auf den Kaufprozess. Auch intern sorgt die Reduktion der Datenquellen für Transparenz und Übersicht. Mit einem einzigen Produktdatensystem für E-Shop, Beschaffung, Vertrieb, Logistik, Finanzen und andere Bereiche lassen sich nicht nur Geschäftsprozesse besser steuern, sondern auch aussagekräftige Auswertungen für ein gezieltes Controlling erzielen. 

 

#2 Integrieren Sie die vor- und nachgelagerten Prozesse 

Die Anforderungen an die Produktdaten stehen in direktem Zusammenhang mit den vor- und nachgelagerten Prozessen. Zwar steht der Kunde im Mittelpunkt der Überlegungen, aber auch Bereiche wie Beschaffung, E-Commerce, Vertrieb, Marketing, Lagerhaltung, Logistik, Kundenservice und Finanzen sollten berücksichtigt werden. Die Vorgabe bei der Klassifikation der Daten muss deshalb lauten: Vernetzte Prozesse optimal unterstützen mittels eindeutigen Inhalten. Das bedeutet, dass pro Informationen jeweils nur ein Datenfeld zugeordnet wird. Eine Binsenweisheit, welche jedoch in der Praxis oft vernachlässigt wird. 

 

#3 Automatisieren Sie Datenimporte und -exporte 

Für den automatischen Datenaustausch stehen verschiedene Standardformate zur Verfügung, wie z.B. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) oder BMEcat, einem Austauschformat für Katalogdaten auf der Basis von XML-Technologie. Um bestehende Sortimente zu aktualisieren, braucht es einen entsprechenden Update-Prozess. Dieser garantiert, dass es kein Durcheinander bei bestehenden und neuen Daten gibt. Einmal eingerichtet, können dadurch auch grössere Datenmengen ruckzuck importiert oder exportiert werden. So ist sichergestellt, dass alle Produktangaben wie Preise, Beschreibungen, Zusatzinformationen, Varianten usw. stets auf dem neuesten Stand sind. 


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#4 Ermöglichen Sie individuelle Kundensortimente 

Gerade im B2B-Bereich werden individuelle Kundensortimente sehr geschätzt. Sie ermöglichen es dem Einkauf effiziente Bestellvorgänge und eine transparente Bestellübersicht. Gleichzeitig können vereinbarte Konditionen, Aktionen, Rabatte und Kundenpreise hinterlegt werden. Um Sortimente zu individualisieren, ist ein geschützter Login-Bereich erforderlich. In diesem Kundenportal sollte dann die Möglichkeit bestehen, einzelne Warengruppen oder Produkte zu einem individuellen Kundensortiment zusammenzustellen. Oft werden dabei Kriterien genutzt wie abteilungsbezogene Produkte, am häufigsten bestellte Artikel, Wiederholung der letzten Bestellung(en) usw.  

 

#5 Stimmen Sie die Produktdaten auf die Vertriebskanäle ab 

Die Verbindung verschiedener Distributions- und Vertriebskanäle ist inzwischen ein fester Bestandteil vieler Handelsunternehmen. Die Kunden gehen davon aus, trotz Omni-Channel-Angebot überall die gleichen, übereinstimmenden Produktdaten vorzufinden. Zudem sollten die Informationen mediengerecht genutzt werden können. Was wiederum bedeutet, dass Darstellung und Umfang der Daten an das jeweilige Format – zum Beispiel Print-Katalog, Smartphone, Website/E-Shop – angepasst werden müssen. 

 

#6 Setzen Sie auf Qualität, Aktualität und Vollständigkeit 

Veraltete, unvollständige, unverständliche oder gar falsche Produktdaten sind ein absolutes No-Go. Als Unternehmen sollten Sie alles daran setzen, eine möglichst hohe Datenqualität mit einem ausgezeichneten Informationsgehalt zu erreichen. Damit sichern Sie sich nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern verbessern auch die Prozesseffizienz. Moderne ERP/E-Shop-Systeme sind dank zentraler Datenbasis und durchgängigem Funktionsumfang unverzichtbare Werkzeuge für eine konsistente Datenverwaltung. Sie machen die Verwendung von zusätzlichen Drittprodukten oft überflüssig und verhindern, dass Medienbrüche die Geschäftsprozesse verlangsamen. 

 

#7 Standardisieren Sie die Verwaltung von Produktdaten 

Ein guter Rat zum Schluss: Sorgen Sie für einen möglichst hohen Standardisierungsgrad in der Verwaltung Ihrer Produktdaten. Die beschriebenen Massnahmen wie eine zentrale Datenbank, transparente Klassifikationsstrukturen und automatisierte Import-/Export-Funktionen sind nur ein Teil der Möglichkeiten. Ebenso wichtig sind organisatorischen Abläufe, verbindliche Prozessvorgaben und interne Kommunikationskanäle. Je standardisierter die Produktdatenverwaltung funktioniert, desto einfacher lässt sich diese digitalisieren. Eine wesentliche Voraussetzung, um Aufwand und Fehler zu reduzieren, die Informationsqualität zu steigern und letztendlich eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen.  

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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