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7 hilfreiche Tipps für die Einführung eines Cloud-ERP

20.11.19 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Sie haben sich entschieden, Ihr künftiges ERP-System aus der Cloud zu beziehen. Herzlichen Glückwunsch! Bevor Sie loslegen, sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen. Sie helfen Ihnen, dass der Start glückt und die Einführung wunschgemäss verläuft.

Tipp #1: Anforderungsanalyse 

Wie bei allen grösseren IT-Projekten müssen zu Beginn einige grundlegende Entscheidungen getroffen werden. Das ist eine ideale Gelegenheit, Strukturen und Prozesse zu optimieren und die bestehende Organisation auf den Prüfstand zu stellenDas Miteinbeziehen der Fachabteilungen und künftigen Benutzern trägt dazu bei, dass vorhandene Know-how ins neue System einfliessen zu lassen und dessen Akzeptanz zu gewährleisten. Künftige Verbesserungen werden als Sollprozesse und -anforderungen in einem Lastenheft festgehalten, welches die möglichen Anbieter als Basis für eine Offerte erhalten. 

 

Tipp #2Anbieterevaluation 

Bei Bedarf lohnt sich die Unterstützung durch einen neutralen, externen Spezialisten. Die Auswahl an Lösungen ist gross, und die Unterschiede sind für Laien nur schwer auszumachen. Damit man bei den Offerten nicht Äpfel und Birnen bekommt, sollten Sie den Anbietern ein einheitliches Raster für die Antworten und Kosten mitgeben. Normalerweise verläuft die Evaluation in mehreren Selektionsrunden. Dabei können Sie die Auswahl so verfeinern, dass am Schluss nur noch eine kleine Anzahl Lösungen übrigbleibt. In der Endrunde finden Präsentationen, kleine Workshops und Vertragsverhandlungen statt, bis schlussendlich der Gewinner feststeht.  

 

Tipp #3Prozessworkshop 

Mit dem ausgewählten Systempartner werden in Prozessworkshops die Detailspezifikationen erarbeitet. Diese Phase ist wichtig und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Doch nur so ist es möglich, dass der Wissenstransfer zum Anbieter stattfindet und dieser das System auf die Kundenbedürfnisse massschneidern kann. Dazu gehören Systemparameter, Organisationseinheiten,  Basistabellen, Nummernkreise, Datenstrukturen, Kontenrahmen, Belegdesign und vieles mehr. Je transparenter der Informationsfluss zwischen Kunde und Anbieter ist, desto besser lässt sich das System justieren.  

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Tipp #4Systemkonfiguration 

Aufgrund der im Prozessworkshop erarbeiteten Grundlagen werden die Systemparameter gesetzt. Diese lassen sich zwar bei Bedarf später noch ändern, doch kann Auswirkungen auf die gesamte Lösung haben. Es ist zu empfehlen, von vorneherein die passenden Einstellungen vorzunehmen. Sobald das System eingerichtet ist, können die Benutzer die Abläufe testen. Aufgrund Ihrer Rückmeldungen wird die Konfiguration optimiert, bis alles rund läuft. Für die Tests braucht es natürlich auch entsprechende Daten.  

 

Tipp #5Datenübernahme 

Die Übernahme bestehender Daten ist ein wesentlicher ProjektschrittDie meisten Unternehmen werden nicht auf der grünen Wiese beginnen, sondern haben bestehende Daten aus früheren Systemen. Bei der Datenmigration wird grundsätzlich zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten unterschieden. Welche davon übernommen werden sollen, hängt von verschiedenen Faktoren ab: 

  • Alter der Daten: Oft lohnt es sich nicht, das neue System mit vergangenen, kaum noch gebrauchten Daten zu belasten. Die alte Lösung kann z.B. als passives Archivsystem weiterlaufen. 
  • Qualität der Daten: Im Laufe der Zeit werden Datenfelder oft für diverse Zwecke missbraucht. Oft entsteht ein wirrer Mix aus Texten, Zahlen, Abkürzungen usw. 
  • Verwendungszweck: Ein neues System bietet oft neue Möglichkeiten, so dass ggf. alte Informationen zusammengeführt werden können. 

 

Tipp #6Schulung 

Je besser die Anwender geschult werden, desto einfacher ist der Einstieg ins neue System und desto grösser die Nutzung der vorhandenen Funktionen. Ausgehend vom Know-how der internen Key-User lassen sich eigene Schulungen für die jeweiligen Fachabteilungen durchführen. Anleitungen, Video-Tutorials, aber auch ein Helpdesk und Usertreffen bieten willkommene Unterstützung. Von Vorteil ist zudem ein Softwareanbieter, welcher seinen Kunden ein regelmässiges Kursprogramm anbietet.  

 

Tipp #7Einführung 

Nach der letzten Datenübernahme und der finalen Funktionsüberprüfung ist der Weg frei für das Go-live. Die Einführung ist ein besonderer Moment in jedem ERP-Projekt. Die Umgewöhnungsphase, aber auch allfällige Kinderkrankheiten sorgen mitunter für einen zusätzlichen Betreuungsaufwand. Es ist daher ratsam, den Wechsel aufs neue System nicht gerade in der sonst schon stressigen Hochsaison vorzunehmen.  

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, Cloud Computing, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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