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7 Grundregeln für Homeoffice mit Zukunft

13.01.21 08:00 / von myfactory Software Schweiz AG

myfactory Software Schweiz AG

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Die Einführung von Homeoffice als Arbeitsmodell ist in vielen Unternehmen aufgrund der Pandemie-Massnahmen spontan erfolgt. Was als kurzfristige Übergangslösung gedacht war, fand rasch Anklang und gilt heute als nachhaltige Alternative zum Büro-Arbeitsplatz. Wurde anfangs noch viel improvisiert, ist es jetzt an der Zeit, betriebliche Rahmenbedingungen zu schaffen und ein verbindliches Verhaltenskonzept einzuführen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche 7 Grundregeln dabei besonders wichtig sind. 

#1 Harmonisierung mit bestehenden Betriebsprozessen 

Damit die eingespielte Arbeitsabläufe nicht ins Stocken geraten, muss sich das Homeoffice-Modell harmonisch in die bestehenden Strukturen und Prozesse integrierenAuch wenn Mitarbeitende von zu Hause aus arbeitenist der interne und externe Informationsfluss jederzeit sicherzustellenEin zunehmender Digitalisierungsgrad, zum Beispiel durch die Nutzung eines Cloud-ERP, erleichtert dabei die Loslösung von orts- und personengebundenen Prozessen. 

 

#2 Einhaltung arbeitsrechtlicher Aspekte 

Die Auswirkungen von arbeitsrechtlichen Aspekten ist nicht zu unterschätzen. In den meisten Fällen müssen bestehende Arbeitsverträge mit einer Vereinbarung betreffend Homeoffice und einem entsprechenden Reglement ergänzt werden. Wer New-Work nicht nur als temporäre Erscheinung betrachtet, sollte klare Vertragsgrundlagen schaffen. Dies kann zu Anpassungen des Funktions-, Stellen- und Arbeitsplatzbeschriebs führen. Zu regeln sind dabei die Kostenübernahme bzw. Bereitstellung von Geräten, Raummiete, StromkostenVerbrauchsmaterial, Arbeits- und Ruhezeiten, Datenschutz und Geheimhaltung 

 

#3 Optimale Gestaltung des Arbeitsplatzes 

Die private Wohnung ist in den seltensten Fällen für die Nutzung als Büro-Arbeitsplatz konzipiert. Weder Hobbyraum noch Schlafzimmer sind als Homeoffice geeignet. Bevor jemand zum Arbeiten nach Hause abkommandiert wird, müssen die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sein. Ist eine ungestörte Erledigung der vom Arbeitgeber verlangten Leistungen möglich? Steht eine geeignete Infrastruktur (Bürostuhl, Schreibtisch, Drucker, Computer, Cloud-Software, Internetanschluss, Telefon usw.) zur Verfügung? Ist eine strikte Trennung von Arbeit und Familienleben möglich und seitens der Angehörigen auch akzeptiert? 

 

#4 Verbindliche Verhaltensregeln im Homeoffice 

Homeoffice-Arbeit erfordert viel Eigendisziplin und klare Vorgaben (Reglement) des ArbeitgebersDas fängt bei der Einhaltung geregelter Arbeitszeiten an und geht hin bis zu einem gepflegten Erscheinungsbild. Was es zwingend braucht, sind klare Strukturen, ein bewusstes Selbst-/Zeitmanagement und ein neues Verständnis von Arbeiten. Hilfreich sind dabei kleine Rituale, wie zum Beispiel immer um 8 Uhr den Computer einzuschalten, um 10 Uhr eine Kaffeepause einzulegen oder um 17 Uhr mit dem Team noch einen Feierabend-Videochat zu machen.  

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#5 Diszipliniertes Zeitmanagement 

Das Arbeiten zu Hause wird leider oft mit einem legeren Freizeitmodus assoziiert. Die Realität sieht anders aus: Nicht selten gehen Mitarbeitende aufgrund der ungewohnten Situation (die Familie schwirrt umhergleichzeitig ist ein Kunde im Call) ans Limit. Sie vergessen die Zeit und schaffen es nichtsich abzugrenzen. Dann werden abends nochmals die Mails beantwortet und das Wochenende für die Fertigstellung einer Präsentation genutzt. Ein diszipliniertes Zeitmanagement, welches sowohl die Erfüllung der vom Arbeitgeber geforderten Leistung als auch das persönliche Abgrenzen beinhaltet, zählt zu den grössten Herausforderungen im Homeoffice. 

 

#6 Sicherstellung der Erreichbarkeit 

Üblicherweise sind in einem Arbeitsvertrag die Präsenz- und Gleitzeiten geregelt. Diese gelten selbstverständlich auch im Homeoffice. Nur wenn die Erreichbarkeit sichergestellt ist, können die betrieblichen Prozesse störungsfrei ablaufen. Die Einhaltung von Terminen für Video-Calls und Telefonaten oder die Abgabefristen von Dokumenten sind zwingend und wichtig. Abwesenheiten müssen klar kommuniziert werden. Am besten eignet sich dazu ein gemeinsames Cloud-ERP mit entsprechender Groupware-Funktionen für Aufgaben, Termine, Mails, Notizen usw. 

 

#7 Teamwork nicht vergessen 

Keinesfalls darf Homeoffice zu einem «Aus den Augen, aus dem Sinn» führen. Bereits bei der Einführung flexibler Arbeitsmodelle sind Vorkehrungen zu treffen, dass die Teamarbeit nicht zu kurz kommt. Regelmässige Remote-Meetings, ein Jour fix, der Austausch von aktuellen Informationen und Homeoffice-Berichten sind notwendig, um den Anschluss der New-Worker nicht zu gefährden. Und zwar nicht nur virtuell, sondern auch als reale Meetings in der Firma oder als wöchentlicher Team-Lunch. 

 

Kategorien: myfactory Software Schweiz AG, Cloud, ERP, KMU, Digitalisierung, Mobile Business, Geschäftsprozesse, Homeoffice

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