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7 Anzeichen, dass Sie Ihr ERP auf den Prüfstand stellen sollten

15.08.18 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Von der Auftragsverwaltung bis zur Zeiterfassung unterstützen ERP-Systeme fast alle Geschäftsprozesse eines KMU. Zahlreiche Funktionen und Schnittstellen sorgen dafür, dass alles rund läuft – nicht nur im Betrieb, sondern auch bei den Kunden und Lieferanten. Das ERP ist quasi das Herzstück des Unternehmens. Um einem plötzlichen Notfall vorzubeugen, sollten Sie die Software regelmässig checken und bei den folgenden Anzeichen Ihren IT-Berater oder Systempartner konsultieren.

Spürbarer Leistungsrückgang

Dass sich die Welt immer digitaler dreht, hinterlässt Spuren. Besonders betroffen sind ERP-Systeme bei Speicherkapazitäten und Verarbeitungsleistungen. Ungünstig konzipierte Datenbankstrukturen, mangelhafte Software-Architekturen oder veraltete bzw. überforderte Hardware kann sich ab einer gewissen Belastung negativ auf die Systemleistung auswirken. Das Resultat sind unzufriedene Benutzer, welche durch langsame Response-Zeiten genervt werden. Das drückt nicht nur auf die Arbeitsmotivation, sondern verlangsamt die Prozesse.
 

Auftauchen von Schatten-IT

Anwender sind clever. Wenn das ERP nicht mehr den benötigten Anforderungen entspricht (und die IT-Abteilungen z.B. nicht auf die Benutzerwünsche eingeht), wird eben ein Behelf gesucht. Und einen solchen lässt sich heute rasch finden. Die Cloud bietet sich hier mit einer Vielzahl von Lösungen an. Ein zum eigentlichen ERP parallel genutztes Teilsystems ist zwar auf den ersten Blick verlockend, aber eben auch gefährlich. Schnell werden dadurch Datenschutz und Sicherheit unterlaufen, die IT verliert die Kontrolle und die Kosten können schlussendlich in die Höhe schnellen. Oft ist das Auftauchen einer Schatten-IT ein Anzeigen, dass das ERP den Anforderungen nicht mehr genügt.

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Mangelnde Funktionalität

Es gibt schmächtige und mächtige ERP-Systeme. Die Software von früher, mit der man über Jahre gut über die Runden gekommen ist, muss nicht unbedingt zu den heutigen Anforderungen passen. Es kommt vor, dass man sich über die Zeit «auseinanderlebt». Vielleicht liegt der Fokus des Geschäftsmodells mehr auf E-Commerce als noch vor zehn Jahren, vielleicht hat auch die Bedeutung von Service-Dienstleistungen zugenommen. Es gibt viele Gründe, warum ein ERP funktional die aktuellen (und künftigen) Bedürfnisse nicht optimal erfüllt. Es lohnt sich, sporadisch einen Abgleich zwischen Prozesslandschaft und Software-Funktionsumfang zu machen.

 

Eingeschränkte Mobilität

Zu den akutesten Symptomen veralteter Lösungen gehört eine fehlende oder eingeschränkte Mobilität. Diese zählt heute zu den wesentlichen Produktivitätsfaktoren im Wettbewerb. Dabei wird zwischen der internen und externen Mobilität unterschieden. Die interne Mobilität finden wir zum Beispiel in der Produktion und Logistik, wo Daten an verschiedenen Orten, wie etwa direkt bei der Fertigungsanlage oder bei der Kommissionierung im Lager, benötigt werden. Von der externen Mobilität eines ERP-Systems profitieren vor allem Aussendienstmitarbeiter im Verkauf und Service, aber auch Kadermitarbeitende auf Managementstufe sowie all jene Mitarbeitende, welche flexible Arbeitsmodelle (Homeoffice, Shared Desks usw.) nutzen.

 

Ungenügender Hersteller-Support

Die Unterstützung durch den Systempartner oder direkt durch den Softwarehersteller ist gerade bei einem ERP von grosser Bedeutung. Nicht nur bei der Einführung, sondern während des gesamten Lifecycles sollte eine enge Beziehung gewährleistet sein. Sei die aufgrund neuer Funktionen und gesetzlichen Rahmenbedingungen, sei es durch personelle Wechsel (z.B. zusätzliche Mitarbeitende) oder durch erweiterte Anforderungen. Support in Form von Dienstleistungen, Dokumentationen, Weiterentwicklungen, Wartung, Hotline usw. ist für das Funktionieren eines ERP-Systems unabdingbar. Umgekehrt ist es hochgradig kritisch, wenn der Zugang zu externen Spezialisten oder Fachwissen fehlt.

 

Unvollständige Prozessunterstützung

Der Hauptnutzen eines ERP-Systems liegt in der durchgängigen Unterstützung aller Geschäftsprozesse über Abteilungs- und inzwischen auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Davon leiten sich zahlreiche Vorteile ab wie z.B. Qualitätsverbesserungen, Effizienzsteigerung oder Wettbewerbsvorteile. Nicht immer muss das ERP über die entsprechenden Funktionen selber verfügen. Es sollte aber in der Lage sein, Daten bzw. Informationen auch aus Drittsystemen verarbeiten und den entsprechenden Stellen übergeben zu können. Ein Beispiel digitalisierter Prozesse ist die präventive Wartung. Moderne Maschinen und Geräte sind in der Lage, Sensordaten digital zu übermitteln und bei Bedarf Serviceprozesse anzustossen.

 

Intransparente Kostenstruktur

Einmalkosten, wiederkehrende Kosten, Lizenzkosten, Wartungskosten, Supportpauschalen, gestaffelte Lizenzkosten – die Liste liesse sich fast beliebig verlängern. Je länger ein ERP im Einsatz ist, desto intransparenter sind häufig die Kostenstrukturen. Das kann soweit gehen, dass gewisse Lizenzen bezahlt werden, obwohl die Softwaremodule längst nicht mehr genutzt werden. Es lohnt sich, regelmässig die Abrechnungen und Lizenzverträge zu prüfen und mit der effektiven Nutzung im Betrieb zu vergleichen. Ein Vorteil von Cloud-Lösungen ist die Verrechnung als Abonnement. Dadurch lassen sich monatliche Kosten sowie der genutzte Funktionsumfang jederzeit transparent ausweisen und auf Wunsch anpassen.

 

Kategorien: Cloud, ERP, Digitalisierung, Cloud Computing, qualitätsmanagement

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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