6 Warnsignale für ein veraltetes ERP-System

von myfactory Software Schweiz AG am 16.06.2015, 3 min Lesezeit

Software zum Enterprise Ressource Planning (ERP) ist das zentrale Steuerungselement vieler KMU. Gerade für sensible IT-Systeme, die den Unternehmenserfolg massgeblich beeinflussen können, lautet die goldene Regel bei Verantwortlichen häufig: „Never touch a running system“. Die kritischen Systeme feiern daher teilweise schon mal zweistellige Jubiläen in Schweizer KMU und können sich eines „harten Kerns“ vorwiegend alteingesessener Mitarbeiter sicher sein, die ihre Software mit allen Kräften verteidigen. Und diese Beharrungskräfte sind auch wichtig, unter Berücksichtigung der hohen externen und internen Kosten einer ERP-Neueinführung. Dennoch entwickeln sich die Unternehmensstrukturen, Abläufe und Softwaresysteme so dynamisch weiter, dass etablierte ERP-Anwendungen irgendwann veraltet sind und reale Wettbewerbsnachteile bedeuten. Wir fassen in diesem Beitrag zusammen, woran IT-Entscheider erkennen, ob ihre ERP-Applikation eine Modernisierung benötigt und welche Massnahmen dafür zur Verfügung stehen.

Warnsignal 1: Häufige Nutzung von Microsoft Excel und anderen Office-Lösungen

Kaum ein Anzeichen weist so untrüglich auf eine veraltete ERP-Software hin, wie die regelmässige Nutzung von Excel in vielen Unternehmensbereichen und für die Abbildung von verschiedensten Prozessen. Werden beispielsweise Daten aus dem einen System exportiert und auf Basis von Tabellen in eine andere Anwendung wieder importiert? Ist eine Vollintegration relevanter Applikationen nicht möglich und es fehlen automatisierte Schnittstellen? Werden wichtige Auswertungen bzw. Reports aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass aufgrund eines veralteten ERP-Systems immense und vermeidbare interne Kosten verursacht werden. Diese „Eh-da-Kosten“ fallen zwar zunächst nicht auf – sie binden allerdings Personalressourcen, die an wertschöpfender Stelle wiederum nicht zur Verfügung stehen. 

Warnsignal 2: Das ERP-System ist langsam

Geschwindigkeitsprobleme werden meist zuerst bei grösseren Auswertungen sowie umfangreichen Reports offenkundig. Im weiteren Verlauf wird dann die tägliche Arbeit zunehmend geprägt von Wartezeiten. Oft sind es nur kurze Unterbrechungen, die in der schwersten Form jedoch dazu führen, dass bereits hinter vorgehaltener Hand Witze über die eigenen IT-Systeme im Unternehmen gemacht werden. Nicht nur die summierte Zeit des Arbeitsausfalls, auch die Auswirkungen auf die Mitarbeitermotivation sollten beachtet werden, wenn eine Modernisierung der ERP-Software erwägt wird.

Warnsignal 3: Eingeschränkter mobiler Zugriff

Mobilität ist mittlerweile in KMU eine Standardanforderung an ein modernes ERP-System. Insbesondere Geschäftsleitung, Führungskräfte, Kundendienst und Vertrieb erwarten zu Recht umfangreichen, komfortablen und vor allem ortsunabhängigen Zugriff auf die relevanten Daten des Unternehmens. Die Marktbedingungen haben sich zuletzt so stark verändert wie die Technologie selbst. Die umständliche Verbindung zum Unternehmensserver per Virtual Private Network (VPN) ist dabei nicht mehr zeitgemäss, insbesondere wenn dem mobilen Nutzer dann eine Oberfläche präsentiert wird, die für mobile Endgeräte einfach nicht optimiert ist. Moderne ERP-Lösungen hingegen bieten einen einfachen und sicheren Zugriff auf die Daten von überall - auch mit einer optimierten Oberfläche für Smartphones und Tablets.   

Warnsignal 4: Unvollständige Informationen über den Kunden

An kaum einer Stelle offenbaren sich veraltete ERP-Systeme so deutlich, wie beim Blick auf die Stamm- und Bewegungsdaten des Kunden und der Touchpoints desselbigen anhand der Customer Journey. Vielerorts hat der Vertrieb beispielsweise keinen Zugriff auf offene Posten und Zahlungsmoral oder das Kaufverhalten des Kunden. Solche Zustände weisen auf mangelnde Integration der Anwendungen hin. Einen weiteren Aspekt werfen unvollständige Gesprächsberichte auf: die Erfassung ist offenkundig nicht komfortabel. Nur zu oft als Faulheit abgetan, deutet dieser Mangel auf Führungsfehler oder eben ein veraltetes ERP-System hin.

Warnsignal 5: Prozesse und ERP-System passen nicht mehr zusammen

Es gibt reale Abläufe im Unternehmen und es gibt vorgesehene Prozesse, wie sie durch die ERP-Software abgebildet werden. Wenn diese zwei Vorgehensweisen nicht mehr viel miteinander zu tun haben, dann ist auch hier der Grund im Management oder in der eingesetzten Software zu suchen. Häufig ist die Ursache, dass die ERP-Anwendung die Prozesse nicht mehr korrekt abbilden kann. Die ursprünglich aufgesetzte Struktur war zur damaligen Zeit der Einführung ein Meilenstein – heute ist sie in vielen ERP-Systemen aber aufgrund mangelnder Aktualität ein echter Klotz am Bein, der sich ohne eine umfassende Reformierung des Gesamtsystems nicht mehr beheben lässt.

Warnsignal 6: Der Aufstieg der Schatten-IT

Fachabteilungen erwarten mittelweile integrierte Gesamtlösungen, die zudem ihre jeweiligen und sehr spezifischen Bedürfnisse erfüllen. Moderne ERP-Systeme decken viele Anwendungsszenarien ab und stellen Schnittstellen zu allen gängigen externen Anwendungen bereit. So kann eine moderne IT die benötigten Anforderungen strukturiert und sicher erfüllen – sie wird als interner Dienstleister als Erstes gefragt und für ihre guten Lösungen hoch geschätzt. Der Aufbau einer Schatten-IT bedeutet Kontrollverlust und ist ein wichtiges Anzeichen für eine veraltete ERP-Software. (unsere Kunden haben keine IT-Abteilungen)

Updates, individuelle Anpassung oder Wechsel?

Einige Probleme eines veralteten ERP-Systems lassen sich mit Updates beheben: Die Software selbst und die eingesetzten Module sollten dabei stets aktuell gehalten werden, um Sicherheit und neueste Features zu gewährleisten. Die Server-Infrastruktur kann durch Modernisierung oder durch einen Umzug in ein professionelles Rechenzentrum die Geschwindigkeit der ERP-Lösung erhöhen. Eine Bereinigung und Modernisierung der Datenbanken erfüllt oftmals den gleichen Zweck.

Etwas tiefgreifender müssen die Veränderungen einhergehen, wenn einzelne ERP-Anforderungen nicht mehr von der Applikation erfüllt werden. Hier sind nun individuelle Anpassungen nötig, in der Regel Individualentwicklungen, die weiter vom Standard wegführen. Was an ein oder zwei Stellen hilfreich sein kann, wird nach ein paar Jahren aber schnell zu einem weiteren Bottleneck: Sind alle Funktionen nach dem nächsten Update noch verwendbar? Was passiert mit den Modulen, die ein ausscheidender Mitarbeiter entwickelt hat? Früher oder später wird daher die Neueinführung eines modernen und ganzheitlichen ERP-Systems unvermeidlich. Insbesondere wenn sehr viel mit Excel gearbeitet wird und wenn Arbeitsabläufe nicht mehr adäquat durch die ERP-Software abgebildet werden, dann lohnt die ernsthafte Erwägung eines Wechsels der ERP-Software.

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