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3 grundlegende Schritte bei der ERP Einführung

11.04.15 20:33 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Erfolgreich durch ERP Einführung
Die Einführung eines neuen, modernen ERP Systems ist bei KMU und grösseren Unternehmen stets ein komplexes Projekt, welches fundamentalen Einfluss auf die zukünftigen operativen Tätigkeiten des Unternehmens haben wird. Demzufolge sind eine Vielzahl an Überlegungen und Schritte im Vorfeld nötig, um bei der Einführung einer neuen ERP Software strukturiert vorzugehen und die individuell optimale Lösung schlussendlich einzusetzen. Dieser Artikel beleuchtet daher die grundlegenden Schritte bei einem ERP Projekt, die so genannte Pre-Projektphase, die auch häufig als Evaluations-Phase in der Literatur betitelt wird.

Die Evaluations-Phase eines ERP Projekts – der Status Quo

Der fundamentale Schritt bei einer ERP Einführung ist stets die Ermittlung des Status Quo der jeweiligen Unternehmensprozesse. Dabei wird detailliert und ausführlich erfasst, welche Prozesse von den Mitarbeitern in den unterschiedlichen Fachbereichen überhaupt durchgeführt und wie diese Anforderungen aktuell erfüllt werden. Nicht selten werden für die verschiedensten Abläufe unterschiedliche Softwarelösungen (z.B. Microsoft Office Produkte oder ein Stückwerk aus einem veralteten bzw. nicht-integrativen ERP mit zusätzlichen Programmen) eingesetzt, die wiederum selten harmonisieren und den jeweiligen komplexen Anforderungen Genüge tun. All dies gilt es explizit zu erfassen sowie aus diesen Informationen ein Anforderungsprofil an eine umfassende neue und moderne ERP Lösung zu entwickeln.

Das Lastenheft bei einer ERP Einführung

Das zuvor erstellte Anforderungsprofil, welches den Status Quo abbildet, ist noch durch eine Bedarfsanalyse zur zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens zu ergänzen. In dieser Prognostizierung ist festzuhalten, wie die jeweilige Unternehmung skalieren wird und welche zusätzlichen Anforderungen aus dem zukünftigen Wachstum entstehen. Das Anforderungsprofil und die zukünftige Bedarfsanalyse bilden nun den Rahmen zur Erstellung des Lastenheftes. Dazu gilt es die Anforderungen mittels Standardfunktionskatalogen und Referenzprozessen (so genannten best practices) in die jeweiligen operativen Funktionalitäten abzubilden und in einem Lastenheft zusammenzufassen. Diese gut definierten Anforderungen an eine neue, komplette ERP Software gelten als Fundament für die nachfolgenden Schritte des ERP Projekts, damit die Software nicht nur bestehende Prozesse abbilden, sondern auch auf die Skalierung des Geschäftsbetriebs flexibel reagieren kann.

Datenmigration bei einem ERP Projekt

Einer der zentralen Überlegungen bei einer ERP Einführung gilt der Datenmigration der unterschiedlichen vorhandenen Datensätze. Auch diese sollten bereits in der Pre-Projektphase grob abgebildet werden, damit verschiedene Import-Funktionalitäten für bestehende Stamm- und Bewegungsdaten direkt eine relevante Überlegung bei der ERP Einführung spielen. Auch das spätere Speichern dieser Daten (ob inhouse oder via SaaS in einem webbasierten ERP aus der Cloud) sowie grundsätzliche Überlegungen zum mobilen Datenzugriff, sollten bereits angestrengt und als Kriterien im Lastenheft vermerkt werden.

Unternehmens- und ERP-Beratungen als mögliche Unterstützung im ERP Projekt

Obwohl grundsätzlich die jeweiligen Schritte in der Pre-Projektphase einer ERP Einführung vom Unternehmen selbständig bearbeitet werden kann, bieten auch einige Unternehmens- und ERP Beratungshäuser ihre Dienstleistungen für diese Projektphase an. Der Einsatz von externen Beratern kann die jeweiligen Überlegungen beschleunigen, dem gegenüber stehen aber entsprechende Beratungshonorare, sodass gut abzuwägen ist, ob eine entsprechende externe Unterstützung wirklich notwendig ist. Insbesondere für KMUs, die häufig auf der Suche nach einer kompletten ERP Lösung mit geringem Budget sind, sind externe Beratungen daher oftmals eine Option.
Die Pre-Projektphase bei einer ERP Einführung besteht demnach hauptsächlich aus entsprechend aufwändigen Analysen und der Erstellung von individualisierten Anforderungsprofilen an eine ERP Software. Diese Schritte sind aber unumgänglich, wenn am Ende ein massgeschneidertes ERP System zum Einsatz kommen soll und sollten daher sorgfältig ausgeführt werden. Berichten Sie doch in unseren Kommentaren, was Ihre Herausforderungen während der Einführungsphase einer ERP Lösung gewesen sind!
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Kategorien: Administration, ERP

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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