11 Praxis-Tipps für die Einführung eines ERP-Systems

11 Praxis-Tipps für die Einführung eines ERP-Systems

Starten Sie sorichtig durch bei der Digitalisierung! Mit einem modernen ERP-Systemlegen Sie die Grundlagen für automatisierte Prozesse, mobile Arbeitsformen und innovative Geschäftsmodelle. Die Einführung einer Unternehmenslösung istanspruchsvoll, abermachbar. Worauf es dabei ankommt, verratendie folgenden Praxis-Tipps.

1. Phasenweises Vorgehen

Es hat sich bewährt, ein ERP-Projekt in überschaubare Phasen zu gliedern. Diese umfassen in der Regel folgende Abschnitte: Projektdefinition, Ist-Analyse und Soll-Konzeption, Anbieterauswahl, Detailplanung, Systemimplementierung und ggf. Datenübernahme, Schulung, Testphase, Go-live und Optimierung. Jede dieser Phasen bildet die Grundlage für die nächstfolgende.

2. Projektmethodik und -organisation

Zu den Dienstleistungen des Anbieters gehört auch die Bereitstellung einer bewährten Projektmethodik und -organisation. Diese stellen eine erfolgreiche Implementierung der Lösung sicher. Achten Sie daher bei der Evaluation besonders auf die vorhandenen Möglichkeiten und Erfahrungen des Anbieters.

3. Prozessanalyse 

Ein ERP-System soll Ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützen. Dazu müssen die vorhandenen Arbeitsabläufe analysiert und dokumentiert werden. Dabei stellt man oft Verbesserungsmöglichkeiten fest, welche wiederum zu Soll-Prozessen als Vorgaben für die neue Software führen. Nutzen Sie die Gelegenheit einer ERP-Einführung für ein zukunftsorientiertes Redesign Ihrer Unternehmensprozesse!

4. Anbieterauswahl

Bei der Auswahl der passenden Lösung und des richtigen Systempartners haben Sie die Qual der Wahl. Geben Sie ein verbindliches Raster für Angebot und Pflichtenheft vor. Da das Erstellen der Projektunterlagen sowie die Vorgespräche und Abklärungen mit potenziellen Anbieter zeitraubend sind, lohnt es sich, die Evaluation einem neutralen IT-/Organisationsberater zu übertragen.

5. Workshops 

Die Durchführung von Workshops sind – anders als Verkaufspräsentationen – eine vertiefte Möglichkeit, um Anbieter und Lösung näher kennenzulernen. Dabei kann ein konkretes Prozessbeispiel erarbeitet und ansatzweise umgesetzt werden. So erfahren Sie, wie der Anbieter „tickt“ und welche Philosophie sich hinter der Software verbirgt.

6. Interne Kommunikation

Die Akzeptanz einer neuen ERP-Software durch die Anwender ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Ein probates Mittel, um die digitale Motivation zu fördern und die Mitarbeitenden für das Projekt zu begeistern (trotz Mehrbelastung während der Einführung und Ablösung des vertrauten Altsystems), ist eine transparente Kommunikation hinsichtlich Gründe, Ziele, Planung, Vorgehen, Meilensteine, Fortschritt und Erfolge.

7. Testumgebung

Wenn immer möglich, sollten Sie eine Testumgebung für die neue Lösung einrichten. So können Sie in Ruhe die Funktionen und Einstellungen ausprobieren. Gleichzeitig werden Erfahrungen gesammelt und Wissen aufgebaut sowie das Vertrauen in die Software geweckt. Ein Testsystem vermittelt aber auch Impulse und Anregungen, an die man bisher noch nicht gedacht hat.

8. Schulung

Auch das beste System funktioniert nur so gut, wie es die Benutzer anwenden. Eine sorgfältige Schulung ist unerlässlich. Zwischendurch den Usern mal über die Schultern zu schauen, trägt dazu bei, dass Abläufe verbessert werden und neue Funktionen zur Anwendung kommen. Nebst Schulungsunterlagen zum Selbststudium sind eine integrierte Online-Hilfe, Schulungsvideos, Tipps und eine interne Supportstelle von grossem Nutzen. 

9. Datenübernahme

Inzwischen ist in den meisten Firmen eine Anwendung vorhanden, welche bisher Daten generiert hat. Ob diese Daten ins neue System übernommen werden sollen und wenn ja, in welchem Umfang, muss individuell entschieden werden. Viele Unternehmen wählen bewusst einen kompletten Neuanfang. Das hat den Vorteil, dass keine Altlasten die Datenqualität des neuen Systems mindern.

10. Go-live Planung

Auch wenn zuvor alles getestet wurde, sollte die definitive Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems, also das Go-live, gut vorbereitet werden. Von Vorteil ist es, wenn dies nicht dann geschieht, wenn im Betrieb sowieso schon saisonale Hektik herrscht. Die Anwesenheit von Spezialisten des Anbieters hilft, allfällige Startschwierigkeiten rasch zu beheben.

11. Optimierung

Die Wochen nach dem Go-live sollten dazu genutzt werden, das System im Echtbetrieb weiter zu optimieren. Mit der erfolgreichen Einführung des ERP-Systems hat man beste Voraussetzungen, das gesamte Unternehmen kontinuierlich weiter zu digitalisieren. Bleiben Sie daher in engem Kontakt mit Ihrem Systemanbieter und nutzen Sie neue Funktionen und Möglichkeiten.