Seit 2008 in der Cloud

Profitieren Sie von unserer Erfahrung mit wöchentlich neuen Fachbeiträgen, Tipps & Anleitungen, E-Books, Whitepapers und Webinaren zu Business Software-Themen, die Schweizer KMU beschäftigen.

11 Praxis-Tipps für die Einführung eines ERP-Systems

27.05.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

11-praxis-tipps-fuer-die-einfeuhrung-eines-erp-systems 

Starten Sie so richtig durch bei der Digitalisierung! Mit einem modernen ERP-System legen Sie die Grundlagen für automatisierte Prozesse, mobile Arbeitsformen und innovative Geschäftsmodelle. Die Einführung einer Unternehmenslösung ist anspruchsvoll, aber machbar. Worauf es dabei ankommt, verraten die folgenden Praxis-Tipps. 

1. Phasenweises Vorgehen 

Es hat sich bewährt, ein ERP-Projekt in überschaubare Phasen zu gliedern. Diese umfassen in der Regel folgende Abschnitte: ProjektdefinitionIst-Analyse und Soll-KonzeptionAnbieterauswahlDetailplanung, Systemimplementierung und ggf. Datenübernahme, Schulung, Testphase, Go-live und Optimierung. Jede dieser Phasen bildet die Grundlage für die nächstfolgende. 

 

2. Projektmethodik und -organisation 

Zu den Dienstleistungen des Anbieters gehört auch die Bereitstellung einer bewährten Projektmethodik und -organisation. Diese stellen eine erfolgreiche Implementierung der Lösung sicher. Achten Sie daher bei der Evaluation besonders auf die vorhandenen Möglichkeiten und Erfahrungen des Anbieters. 

 

3. Prozessanalyse  

Ein ERP-System soll Ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützenDazu müssen die vorhandenen Arbeitsabläufe analysiert und dokumentiert werdenDabei stellt man oft Verbesserungsmöglichkeiten fest, welche wiederum zu Soll-Prozessen als Vorgaben für die neue Software führenNutzen Sie die Gelegenheit einer ERP-Einführung für ein zukunftsorientiertes Redesign Ihrer Unternehmensprozesse! 

 

4. Anbieterauswahl 

Bei der Auswahl der passenden Lösung und des richtigen Systempartners haben Sie die Qual der Wahl. Geben Sie ein verbindliches Raster für Angebot und Pflichtenheft vor. Da das Erstellen der Projektunterlagen sowie die Vorgespräche und Abklärungen mit potenziellen Anbieter zeitraubend sind, lohnt es sich, die Evaluation einem neutralen IT-/Organisationsberater zu übertragen. 

 

5. Workshops 

Die Durchführung von Workshops sind – anders als Verkaufspräsentationen – eine vertiefte Möglichkeit, um Anbieter und Lösung näher kennenzulernen. Dabei kann ein konkretes Prozessbeispiel erarbeitet und ansatzweise umgesetzt werden. So erfahren Sie, wie der Anbieter „tickt“ und welche Philosophie sich hinter der Software verbirgt. 

 

6. Interne Kommunikation 

Die Akzeptanz einer neuen ERP-Software durch die Anwender ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Ein probates Mittel, um die digitale Motivation zu fördern und die Mitarbeitenden für das Projekt zu begeistern (trotz Mehrbelastung während der Einführung und Ablösung des vertrauten Altsystems), ist eine transparente Kommunikation hinsichtlich Gründe, Ziele, Planung, Vorgehen, Meilensteine, Fortschritt und Erfolge. 

 

7. Testumgebung 

Wenn immer möglich, sollten Sie eine Testumgebung für die neue Lösung einrichten. So können Sie in Ruhe die Funktionen und Einstellungen ausprobieren. Gleichzeitig werden Erfahrungen gesammelt und Wissen aufgebaut sowie das Vertrauen in die Software geweckt. Ein Testsystem vermittelt aber auch Impulse und Anregungen, an die man bisher noch nicht gedacht hat. 

myfactory-cloud-abos-demo

8. Schulung 

Auch das beste System funktioniert nur so gut, wie es die Benutzer anwenden. Eine sorgfältige Schulung ist unerlässlich. Zwischendurch den Usern mal über die Schultern zu schauen, trägt dazu bei, dass Abläufe verbessert werden und neue Funktionen zur Anwendung kommen. Nebst Schulungsunterlagen zum Selbststudium sind eine integrierte Online-Hilfe, Schulungsvideos, Tipps und eine interne Supportstelle von grossem Nutzen.  

 

9. Datenübernahme 

Inzwischen ist in den meisten Firmen eine Anwendung vorhanden, welche bisher Daten generiert hat. Ob diese Daten ins neue System übernommen werden sollen und wenn ja, in welchem Umfang, muss individuell entschieden werden. Viele Unternehmen wählen bewusst einen kompletten Neuanfang. Das hat den Vorteil, dass keine Altlasten die Datenqualität des neuen Systemmindern.   

 

10. Go-live Planung 

Auch wenn zuvor alles getestet wurde, sollte die definitive Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems, also das Go-live, gut vorbereitet werden. Von Vorteil ist es, wenn dies nicht dann geschieht, wenn im Betrieb sowieso schon saisonale Hektik herrscht. Die Anwesenheit von Spezialisten des Anbieters hilft, allfällige Startschwierigkeiten rasch zu beheben.  

 

11. Optimierung 

Die Wochen nach dem Go-live sollten dazu genutzt werden, das System im Echtbetrieb weiter zu optimieren. Mit der erfolgreichen Einführung des ERP-Systems hat man beste Voraussetzungen, das gesamte Unternehmen kontinuierlich weiter zu digitalisieren. Bleiben Sie daher in engem Kontakt mit Ihrem Systemanbieter und nutzen Sie neue Funktionen und Möglichkeiten. 

 

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, Business Intelligence, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Das könnte Sie auch interessieren