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10 Tipps für den Einsatz von Business Intelligence

[fa icon="calendar"] 07.02.18 09:30 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Daten sind das neue Öl. Allerdings nur dann, wen diese auch aktuell und auswertbar sind. Nur in «raffinierter» Form kann man mit ihnen Unternehmensprozesse optimieren, Marktchancen erkennen, Gefahren vermeiden und die Zukunft gestalten. Business Intelligence (BI) heisst die Disziplin, welche es ermöglicht, aus Daten Erkenntnisse zu gewinnen. Worauf es dabei ankommt und wie Sie vielleicht schon bald zum «digitalen Ölbaron» werden, verraten Ihnen die folgenden Tipps.

#1 – Sammeln Sie (relevante) Daten

Die digitale Welt produziert vor allem eins: Daten, Daten, Daten. Auch Ihr Unternehmen steuert einen Teil dazu bei. Durch ERP, CRM, DMS, E-Shop und viele weitere Applikationen fliessen permanent Datenströme. Nicht alle davon sind relevant für den Blick in die Kristallkugel. Finden Sie heraus, wo in welchen Systemen für Sie wichtige Daten anfallen.
 

#2 – Stellen Sie Beziehungen her

Daten werden erst dann spannend, wenn sie in Bezug zueinanderstehen. Wie viele Bestellungen liegen jeweils am Monatsersten vor (Aufträge/Stichtag)? Wie verhält sich der Umsatz in diesem Quartal im Vergleich zum vorherigen (Umsatz/Zeit)? Spielen Sie mit den Dimensionen und Kriterien. Je tiefer Sie bohren, desto heisser werden die Erkenntnisse.

#3 – Definieren Sie Kennzahle

Ihr Unternehmen verfolgt eine Strategie. Wohin die Reise geht und wo man sich gerade befindet, verraten klar definierte Kennzahlen. Diese Messgrössen werden periodisch erhoben und ergeben rückblickend einen Verlauf (Trend), welcher sich theoretisch hochrechnen lässt. Schiesst man am Ziel vorbei oder ist man auf Kurs? Die Kennzahlen zeigen es.

#4 – Lassen Sie sich inspirieren

Sie müssen das BI-Rad nicht unbedingt neu erfinden. Es gibt bewährte, gebräuchliche Kennzahlen, die Sie vielleicht sogar Ihrem Verwaltungsrat oder Treuhänder vorlegen müssen. Weitere Anregungen finden Sie unter anderem auch im SCOR®-Modell. Damit lassen sich nicht nur Kenngrössen für Produktions- und Handelsunternehmen definieren, SCOR® liefert auch Vergleichsmöglichkeiten zwischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Noch mehr Kennzahlen finden Sie in der Sammlung unter kpilibrary.com oder im VDMA-Einheitsblatt 66412.

 

#5 – Prüfen Sie die Qualität der Daten

Bevor Ihre BI-Auswertungen für Unternehmensentscheide verwendet werden, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass die Daten auch qualitativ stimmen. Garbage in, Garbage out gilt insbesondere bei Auswertungen und Statistiken. Die Deutsche Gesellschaft für Informations- und Datenqualität e.V. (DGIQ) hat 15 Kriterien definiert in den Bereichen System, Inhalt, Darstellung und Nutzung. Es lohnt sich, die eigenen Daten bzw. die daraus gewonnenen Informationen hinsichtlich dieser Eigenschaften zu prüfen.

 

#6 – Organisation ist die halbe Miete

BI ist nicht zuletzt auch eine Frage der Organisation. Das beginnt bei der Zuständigkeit für das Reporting. Denken Sie daran, dass mit Auswertungen auf das digitale Herz Ihres Unternehmens zugegriffen wird. Definieren Sie den Empfängerkreis stufengerecht. Nicht jeder braucht alle Informationen.

 

#7 – Schaffen Sie eine BI-Kultur

Manchen Mitarbeitenden läuft es kalt den Rücken runter, wenn Sie plötzlich mit Auswertungen auftauchen. Droht jetzt ein Überwachungsstaat? Werde ich kontrolliert? Mache ich meine Arbeit nicht richtig? Rasch haftet dem BI-Projekt ein negatives Image an. Betreiben Sie von Anfang an Aufklärung, wie BI funktioniert und was damit erreicht werden soll und kann.

 

#8 – Befähigen Sie die Anwender

Self-Service ist ein wichtiges BI-Thema. Die Zeiten, wo Anwender der IT-Abteilung den Auftrag für eine Auswertung gegeben haben (welche am Tag der Auslieferung dann veraltet oder falsch war), sind definitiv vorbei. Anwender wollen selber Abfragen einrichten können. Dafür braucht es aber nicht nur Softwarekenntnisse, sondern auch ein Grundverständnis, was überhaupt Sinn macht. Beraten und befähigen Sie deshalb die Anwender.

 

#9 – Klare BI-Spielregeln festlegen

Sobald die Anwender einmal auf den Geschmack gekommen sind, wie nützlich BI-Auswertungen sein können, öffnet sich die Büchse der Pandora. Plötzlich zirkulieren Auswertungen, Statistiken, Reports und vieles mehr. Um die Zahlenflut unter Kontrolle zu halten, braucht es klare Spielregeln. Wer hat Zugriff auf das BI-Tool? Wo werden die Auswertungen in welcher Form gespeichert? An wen gehen die Reports? Was passiert mit altem Zahlenmaterial? Vermeiden Sie, dass im sensiblen Bereich der Datenauswertungen unkontrollierbarer Wildwuchs entsteht.

 

#10 – Erkenntnisse in die Praxis übertragen

Schlussendlich stellt sich die Frage: Was wollen Sie mit den vielen Auswertungen anfangen? BI als Selbstzweck ist vergeudete Zeit. Daten müssen in Informationen, Informationen in Erkenntnisse und Erkenntnisse in konkrete Handlungen umgewandelt werden. Je eindeutiger die Aussagekraft einer Auswertung ist, desto eher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie in der Praxis zur Anwendung kommt.

 

Noch etwas: BI ist Teamwork

Ihre Mitarbeitenden sind Fachspezialisten, die ihr Know-how und ihre Bedürfnisse gerne einbringen, um ein optimales Reporting aufzubauen. Das gemeinsame Erarbeiten eines Kennzahlensystems erhöht die Chancen auf Akzeptanz und fördert die Freude an der wertschöpfenden Nutzung von Informationen.
 

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Kategorien: Allgemein, Cloud, Digitalisierung, Business Intelligence, BI, Mobile Business

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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