Wie KMU ihre Lieferanten binden – 10 Tipps
Für die Pflege der Kundenbeziehungen sowie für eine optimale Kundenbindung steht bei Unternehmen das Customer Relationship Management (CRM) im Fokus: Mithilfe eines CRM-Systems verwalten Unternehmen das Wissen über ihre Kunden und bereiten es entsprechend auf, um ein erstklassiges Kundenmanagement zu gewährleisten. Ersetzt man das C im CRM durch ein S, geht es um das Supplier Relationship Management (SRM), dem Lieferantenbeziehungsmanagement. Ziel beim SRM ist es, die Beziehung zu den Lieferanten zu optimieren, wodurch die Qualität der Waren hoch und die Kosten im optimalen Fall niedrig sind. Wir geben zehn Tipps für die optimale Bindung zu Ihren Lieferanten.
Was ist Supplier Relationship Management?
Ein Lieferanten-Beziehungs-Management umfasst die zentrale Steuerung und die Erfassung sämtlicher Lieferantendaten. Das Ziel eines SRM-Systems ist eine optimale Anbindung der Lieferanten an das Unternehmen und eine Unterstützung der Abteilung Einkauf während der Ausführung des gesamten Beschaffungsprozesses. Das bedeutet, dass im Supplier Relationship Management die Ansätze des Customer Relationship Managements nur in umgekehrter Richtung angewendet werden.
Ein SRM-System verwaltet zentral alle Einkaufsdaten und Bezugsquellen. Darunter beispielsweise die Angaben über lieferbare Produkte, Lieferkonditionen, Informationen über die Qualität sowie mögliche Risiken. Der Lieferant und sein Kunde sind hierfür online miteinander verbunden. Durch die Bündelung des gesamten Wissens über Bezugsquellen und Einkaufsdaten sowie einer Zurverfügungstellung in allen Anwendungen der Systemlandschaft entsteht ein Mehrwert fürs Unternehmen.
Dem Lieferantenmanagement liegt die Überlegung zugrunde, dass mit der Logik und der Technik eines CRM-Systems auch alle anderen Beziehungen ausserhalb des Unternehmens abgebildet werden können. Clevere CRM Anwender nutzen daher ihr CRM-System längst nicht nur ausschliesslich für die Verwaltung von Kundenbeziehungen, sondern auf für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen sowie den Verbindungen zu anderen Geschäftspartnern. Vereinfacht ausgedrückt wird die CRM-Strategie auf weitere Beziehungsebenen des Unternehmens ausgeweitet.
Aufgaben des Lieferantenbeziehungsmanagements
Eine gute Beziehung zu Ihren Lieferanten können Sie nur erreichen, wenn Sie Ihre bestehenden und künftigen Lieferanten auch kennen. Ein gutes CRM-System unterstützt Sie daher nicht nur im Punkt der Kundenkontakte, sondern auch Ihre Mitarbeiter im Einkauf und in der Beschaffung. Es ermöglicht die Automatisierung von Prozessen und stellt die hierfür benötigten Informationen schnell und fehlerfrei zur Verfügung. Ein gutes CRM-System kann diese Option ebenfalls bereitstellen, denn Beziehungen zu Lieferanten haben mit den Beziehungen zu Kunden vieles gemeinsam. Auch im SRM geht es darum, die wertvollen und richtigen Adressen und den für die jeweiligen Beschaffungsprozesse geeigneten Partner zu finden. Dabei integriert eine gute ERP Software im Leistungsumfang nicht nur ein Customer Relationship Management, sondern auch noch ein Supplier Relationship Management.
Die wichtigsten Merkmale eines Lieferantenbeziehungsmanagements auf einen Blick:
- Individuelle Sicht auf Lieferanten
- Archivierung von Verträgen und des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs
- Klassifizierung und Kategorisierung der Lieferanten auf Basis von Vorgangsdaten
Tipps für die Bindung der Lieferanten
Ein Lieferantenmanagement erarbeitet Massnahmen, die zur Verbesserung der Qualität, der Kosten und der Logistik dienen. Für eine gute Lieferantenbeziehung ist nicht die Höhe des Einkaufsvolumens entscheidend, sondern der Wille vom Lieferanten, die Lieferbeziehung zu verbessern. Daher ist eine bessere Bindung der Lieferanten an das Unternehmen gerade für KMU ein interessanter Lösungsansatz.
Für die Festlegung einer Lieferantenstrategie und somit der weiteren Vorgehensweise gegenüber dem Lieferanten sind Lieferantenbewertungen erforderlich. Problematisch wird es dann, wenn gerade diejenigen Lieferanten, die schlecht bewertet wurden, über ein hohes Einkaufsvolumen verfügen. Fast jeder Einkauf besitzt derartig schlecht bewertete Lieferanten, die aber für den Erfolg des Unternehmens sehr relevant sind. Eine bessere Bindung der Lieferanten kann dazu führen, dass eine Verbesserung der Beurteilung dieser Problemlieferanten erfolgt. Hierbei helfen unsere nachfolgenden Tipps:
Tipp 1: Erfassung und Verwendung sämtlicher Lieferantendaten
Ruft ein Lieferant an oder haben Sie vor, einen Lieferanten anzurufen, sollten Sie bereits informiert sein: Ansprechpartner, Berichte, Dokumente, Notizen, offene Bestellungen, Rückstände oder Angebote sollten im ERP System hinterlegt sein.
Tipp 2: Integration der ERP Software in der Telefonanlage
In einer modernen Telefonanlage können Sie die ERP Software migrieren. Sobald Sie Ihren Lieferanten anrufen, stellt das ERP System automatisch sämtliche Informationen über den Lieferanten zur Verfügung. Somit sind Sie bestens informiert, noch bevor das Gespräch beginnt.
Tipp 3: Lieferantenportal einführen
Die Einführung eines Lieferantenportals ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie und Ihr Lieferant unterschiedliche Systeme mit jeweils eigenen Benutzeroberflächen einsetzen. Mit einem Lieferantenportal verfügen Sie über eine zentrale Datenbank mit sämtlichen Informationen und Kontakten, die sich stets auf dem neuesten Stand befindet. Zum Transfer von Informationen und Dokumenten stehen Ihnen unterschiedliche Interaktionsmöglichkeiten zur Verfügung.
Tipp 4: Mit digitaler Kommunikation Zusammenarbeit stärken
Setzen Sie konsequent auf digitale Kommunikation. So sind sämtliche Informationen und Nachrichten zentral an einem Platz. Ihr Lieferant ist jederzeit über den Rechnungsstatus im Bilde und kann seine eigenen Stammdaten pflegen sowie elektronisch Kontakt zum Auftragnehmer aufnehmen.
Tipp 5: Durchgängiges Beschaffungsmanagement
Verknüpfen Sie Ihre freitext- oder katalogbasierten Bestellungen mit bestehenden Beschaffungsprozessen und integrieren Sie diese in Ihr ERP System.
Tipp 6: Katalogmanagement einführen
Lassen Sie die Stammdatenpflege von Ihren Lieferanten übernehmen und verknüpfen Sie deren Kataloge mit Ihrem System.
Tipp 7: Zentrales Vertragsmanagement
Führen Sie Information zu Verträgen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen und bündeln Sie diese. Dadurch verhandeln Sie bessere Konditionen und erzielen unternehmensweit Synergien.
Tipp 8: Lieferantenprofile erstellen
Über Lieferantenprofile erfassen sie die Qualität der Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten und werten diese aus. Dadurch schaffen Sie eine umfassende Sicht auf Ihre Lieferanten und so lassen sich auch Ausschreibungs- und Zahlungsprozesse zentral steuern. Sie verfügen über zuverlässige Zahlen und können dadurch Ihre Verhandlungsposition beim Lieferanten stärken.
Tipp 9: Lieferantenkommunikation dokumentieren
Wie beim Kundenkontakt archivieren und dokumentieren Sie auch die Kommunikation mit Ihren Lieferanten. Das betrifft sowohl die ein-, wie auch die ausgehenden Dokumente. So sind Ihre Mitarbeiter stets aktuell über die jeweiligen Aktivitäten informiert, können strategisch planen und gezielt nachfassen.
Tipp 10: Einkaufszahlen analysieren
Das ERP System liefert Ihnen stets die aktuellste Übersicht auf sämtliche Zahlen rund um den Einkaufsprozess. Angefangen von der Bestellung bis hin zu den Rechnungen und der lückenlosen Verfolgung der Angebote. Mit nur wenigen Klicks erfahren Sie, an wen Angebotsanfragen versendet wurden und welche Lieferanten bereits mit einem Angebot reagiert haben. Zudem sehen Sie den jeweiligen Bearbeitungsstatus. So verlieren Ihre Einkaufsmitarbeiter nie den Überblick und sind stets aktuell informiert.