Wie Geschäftsprozesse im ERP-System abgebildet werden
„Diese Berufe wird es in zwanzig Jahren nicht mehr geben“ – solche Meldungen sind dieser Tage häufiger zu lesen. Verantwortlich dafür ist die rasant voranschreitende Digitalisierung und Automatisierung unserer Arbeitswelt. Die Idee des papierlosen Büros wurde bereits vor fünfzehn Jahren propagiert, zeitweise wieder verworfen und ist heute fast unbemerkt in vielen Unternehmen Realität: Komplette Prozesse wurden zunächst Stück für Stück in Anwendungen übertragen und schliesslich vollständig automatisiert. Doch selbst dort, wo noch Menschen zur Erledigung der Aufgaben benötigt werden, leisten digitalisierte Geschäftsprozesse einen grossen Beitrag zur Steigerung von Effizienz und Transparenz. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Abläufe mit Software abgebildet und verbessert werden können.
Digitale Prozesse: Schneller, effizienter, transparenter
Vor der Frage des „Wie“ stellt sich immer die Frage des „Warum“. Die Prozesse laufen doch auch jetzt schon ganz gut, warum also sollten sie digitalisiert werden? Analoge Geschäftsprozesse basieren auf Papier. Diese Dokumente müssen gedruckt, kopiert, hin und her getragen, versendet, gesucht und bearbeitet werden. Dabei sind wesentliche Schritte des Prozesses nicht nachvollziehbar. Digitale Prozesse basieren auf Datensätzen. Sie stehen ohne Druck- und Portokosten an jedem Ort zur gleichzeitigen Bearbeitung zur Verfügung und lassen sich schneller finden. Der gesamte Prozess der Bearbeitung ist vollständig transparent und lässt sich optimieren bis hin zur vollständigen Automatisierung. Digitale Prozesse sind daher schneller, effizienter und transparenter.
Die Aufnahme eines Geschäftsprozesses
Der erste Schritt zur Digitalisierung eines Unternehmensablaufs ist die Prozessaufnahme. Dabei handelt es sich um ein Projekt, das den gängigen Regeln des Projektmanagements folgt . Zunächst erfolgt demnach ein Auftrag an einen Projektleiter, der ein Team zusammenstellt und mit der Aufnahme der Ist-Situation beginnt. Zunächst sind Anfang und Ende des Prozesses festzulegen, um im Anschluss jeden einzelnen Schritt durchzugehen. Auf der Grundlage einer Grobskizze des gesamten Ablaufs wird jeder Schritt detailliert mit dem durchführenden Mitarbeiter besprochen und dokumentiert: Wer macht was mit welchen Dokumenten und Daten und gibt sie an wen weiter? Die Abbildung dieser Schritte sollte visualisiert werden. Hierfür hat sich MICROSOFT Visio als Standard herausgearbeitet. Daneben existiert eine Vielzahl weiterer Anwendungen zur Prozessaufnahme. Auch einige Anwendungen zum Enterprise Resource Planning (ERP) oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS) haben solchen Lösungen integriert.
Die Übertragung in das ERP-System
Die Abläufe werden nun in das ERP-System übertragen. Dabei spielt die Workflow-Anwendung des Systems eine entscheidende Rolle. Zunächst wird das Startereignis für den Workflow festgelegt, zum Beispiel „Eine Eingangsrechnung wird eingegeben“. In der Folge werden alle Operatoren, Massnahmen, Dokumente und Mitarbeiter aus dem aufgenommenen Geschäftsmodell übertragen und meist mit „wenn, dann“ – Verknüpfungen versehen. An einigen Stellen kommen auch neue Prozessschritte hinzu, beispielsweise muss die Eingangsrechnung digitalisiert werden, also entweder die Daten eingegeben oder das Dokument eingescannt und mit einer Texterkennungssoftware ausgelesen werden. So wird der Prozess je nach Ablauf von einem Schritt zum nächsten korrekt weitergeleitet und an jeder Stelle mit zusätzlichen Informationen, Zeitstempeln und Freigaben versehen. Abschliessend findet ein Test des Ablaufs statt. Läuft alles richtig, wird der neue Workflow allen Mitarbeitern vorgestellt und in den Echtbetrieb überführt.
Die kontinuierliche Verbesserung
Zu Beginn bedeutet die Digitalisierung in der Regel einen Mehraufwand und es werden sich üblicherweise auch Widerstände einiger Mitarbeiter ergeben, dass früher alles einfacher und besser war. Das trifft vor allem am Anfang der Prozesskette meist sogar zu: Hier müssen zusätzliche Massnahmen getroffen werden, um den Workflow korrekt in Gang zu setzen. Alle nachfolgenden Mitarbeiter des Prozesses profitieren jedoch davon.
Mit zunehmender Übung wird der Ablauf schnell effizienter und es finden sich immer mehr Ansätze zur weiteren Optimierung. So können Zeiten der Bearbeitung an jeder Stelle exakt gemessen werden und die Prozesskosten ermittelt werden. In Abhängigkeit davon lässt sich ermitteln, ob eine Automatisierung des Prozessschritts effizient ist. Je häufiger ein aufwändiger Schritt durchlaufen wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass individuell entwickelte Software zur Automatisierung die Prozesskosten senken kann.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine Investition in den Unternehmenswert
Ein Unternehmen ist mehr als die Summe seiner Einzelteile. Durch effiziente Organisationsstrukturen, menschliche Beziehungen und Lerngewinne entsteht ein eigener Wert des Unternehmens, der über die Produkte und Mitarbeiter hinausgeht. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine wichtige Investition in die Verbesserung der Unternehmensabläufe. Sie entkoppelt Prozesse von den handelnden Personen und stärkt unmittelbar den Unternehmenswert. Schnellere Abläufe, geringere Druckkosten, geringere Personalkosten und vollständige Transparenz sind das Ergebnis.