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Wie die Cloud bei Ihren IT-Kosten die Luft rauslässt

[fa icon="calendar"] 05.12.18 08:30 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Zu teuer, zu aufwändig, zu anfällig – IT hat in vielen KMU einen schweren Stand. Während die Fachabteilungen auf zuverlässig funktionierende Systeme angewiesen sind, runzeln Controller und Geschäftsleitung die Stirne ob der Kosten. Informatikverantwortliche stehen unter Druck, den Aufwand zu rechtfertigen und gleichzeitig nach günstigeren Alternativen zu suchen. Lassen sich Wirtschaftlichkeit und Professionalität unter einen Hut bringen? Die Cloud macht’s möglich.

Die Nöte des CTO mit den TCO

Als Chief Technology Officer (CTO) oder Chief Information Officer (CIO) hat man es nicht leicht. Einerseits setzt man alles daran, den Anwendern eine reibungslos funktionierende Systemlandschaft zu bieten, andererseits setzt das limitierte Budget enge Grenzen. Die Gesamtkosten für die IT, auch Total Costs of Ownership (TCO) genannt, können gerade bei älteren Systemen oftmals nur schwer beeinflusst werden. Folgende Faktoren sind dafür mitverantwortlich:

  • Software (einmalige und/oder periodische Lizenzkosten, Erweiterungen, Tools)
  • Hardware (Desktop-Computer, Notebooks und andere mobile Geräte, Drucker, Server mit Sicherungsstationen oder unterbruchfreie Stromversorgung, Netzwerk inklusive Komponenten usw.)
  • Personalkosten (Systemadministrator, Software-Entwickler usw.)
  • Infrastruktur (Internetanschluss, spezielle Räumlichkeiten, Sicherheitsmassnahmen usw.)
  • Ausbildung (Schulung, Zertifizierungen,  
  • Unterhalt (Updates, Ersatz oder Reparatur von Systemkomponenten, Verbrauchsmaterial usw.)
  • Dienstleistungen durch Dritte (Beratung, Trainings, Support, Programmierung usw.)
 

Das Dilemma mit der Digitalisierung

Die Digitalisierung ist in erster Linie eine wirtschaftlich-kulturelle Veränderung. Technologie ermöglicht diese, ist aber nicht der primäre Treiber des Wandels. Unternehmen sehen sich mit neuen Geschäftsmodellen konfrontiert, welche unweigerlich zu veränderten Arbeits- und Organisationsstrukturen führen. Als Konsequenz stehen konventionelle Systemumgebungen plötzlich zur Disposition. Das bringt CTOs und CIOs in ein Dilemma: Lässt sich die bestehende, durchaus noch funktionierende, aber nicht mehr zeitgemässe IT noch retten? Oder ist es nicht besser, diese möglichst rasch zu ersetzen? Das wiederum ist mit neuen Investitionen verbunden.myfactory ERP aus der Cloud kostenlose Demo anfordern

Pflästerli-Politik kommt teuer zu stehen

«Never change a running system” ist leider auch heute noch in vielen Unternehmen Realität. Die Angst, das vorhandene IT-Gebilde durch Veränderungen kollabieren zu lassen, dominiert den Wunsch nach einer effizienten IT mit günstigem Kosten-Nutzen-Verhältnis. Verschärft wird die Situation durch die zunehmende Digitalisierung. Noch mehr in die IT investieren? Oder doch das alte System ersetzen (auf das Risiko hin, dass der Betrieb stehen bleibt)? Nicht selten sucht man gut-schweizerisch den Kompromiss und versucht, die Situation mit einer «Pflästerli-Politik» wenigstens zu überbrücken. Eine solche Taktik verschlimmert die Situation eher noch. Am Schluss werden sonst schon teure Systeme noch vergoldet.

 

Nur ein radikaler Schnitt hilft auf Dauer

Einen Ausweg aus dem Dilemma bietet die Cloud. Anstatt Software anzuschaffen und in dafür notwendige IT-Infrastruktur zu investieren, können Anwendungen gegen eine monatliche Gebühr genutzt werden. Dieser Paradigmenwechsel erscheint gegenüber herkömmlichen On-Premise-Installationen als radikaler Schnitt, macht aber durchaus Sinn. Die Anschaffungskosten sind gering und binden kein Kapital. Gleichzeitig kann der Personalaufwand deutlich reduziert werden. Es werden keine (teuren) Spezialisten für den Systemaufbau und -unterhalt benötigt. Dies wirkt sich auch kostensenkend auf die laufenden Betriebskosten aus. Sämtliche Kostenfaktoren wie Wartung, Datensicherung, Monitoring, Updates usw. sind mit den monatlichen Abos bereits abgegolten.

 

Mehrwert ohne Zusatzinvestitionen

Nebst klaren Kostenvorteilen bieten Cloud-Lösungen einen zusätzlichen Mehrwert, ohne dass dafür weitere Investitionen benötigt werden. So lassen sich zum Beispiel neue Niederlassungen oder externe Mitarbeitende quasi per Knopfdruck ins System integrieren. Anwendungen stehen sofort zur Verfügung. Neu können aber auch innovative Geschäftsmodelle realisiert werden, z.B. temporäre Pop-up-Stores oder Vertriebskonzepte mit Freelancern. Dank der Cloud steht auch der Zugang zu neuen Arbeits- und Organisationskonzepten offen; Smart Working, Home-Office usw. sind jederzeit möglich. Dank mobilen Einsatzmöglichkeiten können nicht nur Warte- und Reisezeiten produktiv genutzt werden, sondern auch Prozesse optimiert werden. Im Kundenkontakt vor Ort können Aussendienstmitarbeitende dank aktuellen Informationen ihre Aufgaben effektiver erfüllen. Dadurch lassen sich mehr Abschlüsse erzielen oder die Leistungsverrechnung, z.B. im Service, beschleunigen.

Wer in Sachen Digitalisierung den Fünfer und ‘s Weggli möchte, wird von den Möglichkeiten der Cloud begeistert sein.  Nebst tieferen, transparenten und klar kalkulierbaren IT-Kosten bietet die Cloud einen digitalen Mehrwert, welcher für zukunftsorientierte KMU immer wichtiger wird.

 

Kategorien: ERP, KMU, Cloud, Kalkulation, Digitalisierung

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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