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Wie aufwendig ist der ERP-Betrieb?

[fa icon="calendar"] 14.06.17 09:58 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Wie aufwendig ist der ERP-Betrieb eigentlich in KMU?

Software zum Enterprise Resource Planning (ERP) optimiert zweifelsohne die Wertschöpfung im Unternehmen – da sind sich auch die meisten Entscheider von KMU einig. Trotzdem scheuen insbesondere Führungskräfte dieser Zielgruppe teilweise noch immer die Einführung von ERP-Systemen, da die drei Buchstaben in der Vergangenheit als Synonym für einen komplizierten, aufwendig zu betreibenden Software-Monolithen standen. Auch die IT-Fachabteilung bringt häufig Einwände hinsichtlich der benötigten Investitionen in IT-Infrastruktur sowie der Wartungs- und Betriebsaufwände vor. Doch sind diese Einwände auch heutzutage noch legitim? Dieser Artikel zeigt, wie ERP-Systeme betrieben werden können und wie aufwendig die Bereitstellung wirklich ist.

Entscheidungen in der Pre-Projektphase definieren den Aufwand

Die Pre-Projektphase ist nicht nur hinsichtlich der Anforderungsanalyse essenziell für den Erfolg des ERP-Projekts, sondern bietet auch Raum Entscheidungen hinsichtlich der Technologie zu treffen. Diese ist mittlerweile mehr denn je von zentraler Bedeutung, da in der Vergangenheit in der Regel das ERP-System im unternehmenseigenen Serverraum, also on-premise, betrieben wurde. Hier musste nach der Auswahl des passenden ERP-Systems dann zusammen mit dem ERP-Anbieter und IT-Berater der Hardware-Bedarf abgeschätzt und zur Verfügung gestellt werden. Dies setzte häufig Investitionen in neue Server, Speicher-, Backup- und Netzwerktechnik sowie Software – von der Virtualisierung bis hin zum Betriebssystem – voraus. Um die Bereitstellung redundant zu gewährleisten, musste die IT-Infrastruktur sogar mehrmals zur Verfügung gestellt werden. Anschliessend wurden anhand der prognostizierten Anwenderzahl Lizenzen für das ERP-System sowie Care-Packs für Aktualisierungen erworben. Für die Installation, Wartung und Aktualisierungen mussten häufig spezialisierte Dienstleister beauftragt oder die IT-Abteilung aufwendig geschult bzw. aufgestockt werden. Der Serverraum selbst musste natürlich ebenso alle Ansprüche im Sinne der Strom- und Datenleitungen, Klimatechnik, Brandschutz und Zugangsbeschränkungen erfüllen. Im Ergebnis bedeutete eine klassische ERP-Einführung also immer Investitionen sowie eine resultierende Kapitalbindung.

Bedingt durch den Breitbandausbau und der Entwicklung von Cloud-Computing haben sich heutzutage aber auch moderne Bereitstellungsformen von ERP-Systemen wie Software-as-a-Service (SaaS) etabliert. Bei dieser Vorgehensweise wird das ERP-System in spezialisierten Rechenzentren mit hohen Redundanzebenen, ausgeklügelten Sicherheitssystemen sowie von geschultem Personal betrieben und via Internet als Dienstleistung zur Verfügung gestellt. Unternehmen sind nicht mehr gezwungen einen eigenen Serverraum mit wartungsintensiver IT-Infrastruktur bereitzustellen, sondern können diesen gesamten Aufwand auf den ERP-Anbieter abwälzen.

Welche Aufwände fallen im Betrieb an?

Analog dazu verhält es sich beim Betrieb von ERP-Software. Bevorzugt das KMU die Bereitstellung aus dem eigenen Serverraum heraus, so ist vor allem die IT-Abteilung gefragt, um die Hochverfügbarkeit zu gewährleisten. Dies beinhaltet nicht nur die ständige Überwachung des Systems, sondern auch die Wartung aller Komponenten sowie ggf. der Austausch von Hardware-Komponenten. Auch um die Erstellung regelmässiger Backups und das Einspielen dieser Sicherrungen ist die IT-Abteilung verantwortlich. Im letzten Schritt benötigen Anwendungen auch regelmässige Aktualisierungen, um effizient und sicher zu funktionieren. Insbesondere wenn eine heterogene IT-Landschaft zum Einsatz kommt, ist dies mit einem grossen Aufwand verbunden, da eventuelle APIs nun nicht mehr kompatibel sind. Um die gesamte Nutzungstiefe der ERP-Lösung zu erzielen, sollten regelmässige Anwenderschulungen abgehalten werden, die zusätzliche Aufwände erzeugen.

Anwenderschulungen sollten natürlich grundsätzlich für Business Software abgehalten werden, denn eine gesteigerte Effizienz im Umgang mit den Systemen erhöht die gesamte Produktivität. Darüber hinaus werden bei einem Cloud ERP aber auch die Aufwände für den Betrieb deutlich reduziert. Basis dafür ist ein Service-Level-Agreement (SLA) zwischen dem ERP-Anbieter und dem KMU, in dem die kompletten Wartungsaufgaben geregelt werden. Diese Vereinbarung beinhaltet beispielsweise die Hochverfügbarkeit in Prozent, zum Beispiel 99,98% sowie Backup-Intervalle und Support. Software-Aktualisierungen werden automatisch systemweit ausgerollt, sodass sich das Unternehmen vollkommen auf die Nutzung der Anwendung konzentrieren kann, anstatt den Betrieb aufwendig sicherzustellen.

Herausforderungen erzeugen zusätzliche Aufwände

Heutzutage steigen die Kundenanforderungen regelmässig, neue Unternehmen verändern die Marktsituation entsprechend und disruptive Entwicklungen verändern viel schneller als zuvor auch komplette Märkte radikal. Um in diesem Marktumfeld als Unternehmen zu bestehen, müssen Geschäftsprozesse angepasst und notfalls neue Geschäftsfelder erschlossen werden. Hierfür sind nicht selten umfangreiche Anpassungen am ERP notwendig, beispielsweise wenn ein Unternehmen die eigene Produktion stoppt und stattdessen auf eine verlängerte Werkbank setzt, in weitere Filialen expandiert oder einen Onlineshop starten möchte. Ist im ersten Fall jetzt das PPS vollkommen obsolet, so setzen die anderen beiden Entwicklungen neue Funktionen voraus, die sogar eine neue IT-Infrastruktur bedingen können. Ähnlich verhält es sich mit gänzlich neuen Anforderungen wie einer Mobile-Suite oder stark verändernden Mitarbeiterzahlen, die hier entweder Lizenzkäufe notwendig machen oder eine Vielzahl an unbenutzten Lizenzen zur Folge haben.

Bei all diesen Punkten kann Cloud ERP dank des modulbasierten Ansatzes und dem „pay as you go“-Modell punkten. Verändern sich die Marktbedingungen und damit die Unternehmensausrichtung, so können nicht mehr benötigte Module abbestellt und neue Anwendungen hinzubestellt werden. Genauso leicht lässt sich auch die Anzahl an Lizenzen fliessend anpassen, da nur jeweils die Leistung bezahlt werden muss, die auch wirklich benötigt wird. Dank einer monatlichen Abrechnung entfällt die Kapitalbindung, Aufwände können massgeblich reduziert werden.

Unternehmen bestimmen den Aufwand beim ERP-Betrieb selbst

Fällt während der Pre-Projektphase die Entscheidung auf ein ERP aus der Cloud, so lässt sich der komplette betriebliche Aufwand deutlich reduzieren. Die Manager der Unternehmen haben also die Entscheidung selbständig in der Hand, ob Sie ERP im eigenen Unternehmen und damit einhergehend die technischen Aufwände in Kauf nehmen möchten oder sich stattdessen für eine cloudbasierte Lösung entscheiden, bei der diese Herausforderungen auf den ERP-Anbieter entfallen. Der verringerte Aufwand bei gleicher Funktionalität ist hier aber ein entscheidendes Kriterium, welches insbesondere KMU überzeugt.

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Kategorien: SaaS, Allgemein, Administration, Cloud, ERP

David Lauchenauer

Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. 1988 gründete er gemeinsam mit Markus Brunner die B+L Consulting, St. Gallen, die 2008 in die myfactory Software Schweiz AG übernommen wurde und in der er als Geschäftsführer und VR tätig ist. Bereits 2009 startete er mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen in Cloud-Computing verfügt.

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