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Weniger Papierverbrauch im Büro - so schaffen Sie's

[fa icon="calendar"] 28.11.18 08:30 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Es muss ja nicht gerade das total papierlose Büro sein. Schon eine kleine Verringerung von gedrucktem Output bietet Vorteile. Wer Listen, Belege und Dokumente elektronisch nutzt und weiterverarbeitet, spart Zeit und Geld. Den Papierverbrauch im Unternehmen zu reduzieren, tönt einfacher als es ist. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum es sich trotzdem lohnt und wo mögliche Stolpersteine lauern.

Schwarz auf weisse Gewohnheiten

Dass auch heute noch fast jeder Arbeitsplatz Zugang zu einem Drucker hat, ist mehr Gewohnheitssache als Notwendigkeit. Zwar findet zunehmend ein Umdenken statt, ob man wirklich jeden Mailanhang und jede temporäre Aufgabenliste ausdrucken muss, aber eben… Die Realität sieht oft anders aus. Bei der GL-Sitzung wird das «nur» 10-seitige Marketingkonzept verteilt (wohlwissend, dass es nur ein Entwurf ist), die Telefonistin druckt sich die Ferienliste der Mitarbeiter sicherheitshalber mal aus (und findet sie im Fall der Fälle dann doch nicht) und der Aussendienst schwört auf die Adressliste mit der Kundenhistorie auf Papier (denn man weiss ja nie, ob man der Technik trauen kann). Im Kopf mögen wir alle Papiersparer sein, aber wenn es um die Erledigung unserer Aufgaben geht, sieht die Sache wieder anders aus. Wir wollen Informationen physisch «besitzen» und zwar schwarz auf weiss.
 

Wie sich Zeit und Geld vergeuden lässt

Bestimmt kennen Sie solche Beispiele wie dasjenige von Carlo Carlotti. Er ist Head of Sales in einem KMU und geht jeden Montagnachmittag die Verkaufszahlen und Abschlusschancen mit seinen Regionalverkäufern durch. Bereits am Vormittag lässt Herr Carlotti vom Sekretariat die Statistiken für die zwölf Verkäufer ausdrucken. Farbig, natürlich. Erfahrungsgemäss dauert das eine Weile, weil der Drucker zwischendurch Dokumentenstaus produziert, fehlenden Toner reklamiert und laufend Papiernachschub braucht. Manchmal werden Schreib- und andere Fehler erst im Nachhinein entdeckt, dann muss alles nochmals ausgedruckt werden. Das kostet Zeit, Geld und Nerven. Würde man die gesamten Druckkosten zusammenrechnen… nun gut. Nach dem Meeting werden die Dokumente dann fein säuberlich gelocht und in Aktenordner abgelegt. Im Büro von Herrn Carlotti reiht sich Ordner an Ordner, und auf den Ablageflächen türmen sich Papierstapel. Das sieht zwar beeindruckend aus, gebraucht werden die Dokumente aber eigentlich nicht mehr.myfactory ERP aus der Cloud kostenlose Demo anfordern

Höchste Zeit, etwas zu verändern

Jeder Druckvorgang (inkl. Ablage und Entsorgung der Dokumente) kostet Zeit und Geld. Hinzukommt, dass die Informationen nur an einem Ort verfügbar sind und rasch veralten. Höchste Zeit also, für Veränderungen zu sorgen. Dabei geht es nicht nur um die Kosten. Effiziente Geschäftsprozesse basieren auf aktuellen Daten und einem durchgängigen Informationsfluss. Alles, was gedruckt werden kann, ist vorher in elektronischer Form vorhanden. Warum also diese nicht konsequent weiterverwenden? Alles, was es dazu braucht, ist ein zentrales System und geeignete Anzeigemöglichkeiten. Dank einem Cloud-ERP stehen alle Daten sogar unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung. Als «Single Point of Information» ersetzen solche Gesamtlösungen jede Liste und ermöglichen die Abfrage von Belegen, Lagerbeständen, Verfügbarkeit von Ressourcen, Lieferterminen usw.

 

Weniger Papier – so schaffen Sie’s

Die Reise zum papierarmen Büro sollte Schritt für Schritt angegangen werden. Die Digitalisierung erfordert von den Mitarbeitenden eine Umstellung. Alte Gewohnheiten, eingespielte Tätigkeiten und bisher gültige Anweisungen müssen hinterfragt und allmählich durch ein neues Denken und Handeln ersetzt werden. Jedes Mal, bevor die Print-Funktion aufgerufen wird, sollte reflexartig die Frage kommen: Brauche ich das wirklich auf Papier? Natürlich werden Sie nicht umhinkommen, den Mitarbeitenden smarte Geräte zur Verfügung zu stellen, mit denen die digitalen Informationen genutzt, präsentiert und weiterverarbeitet werden können. Notebooks, Tablets, Beamer, Screens, Smartphones, Scanner usw. ersetzen das Papier und bieten zudem einen grossen Zusatznutzen. In der Praxis am besten bewährt hat sich eine Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse. Auf diese Weise lassen sich alle Stellen, wo Papier zum Einsatz kommt rasch identifizieren. Im Anschluss daran werden die Möglichkeiten geprüft, digitale Mittel einzusetzen. Dabei sind auch allfällige vor- und nachgelagerten Verwendungszwecke zu prüfen. Ganz wichtig: Die betroffenen Anwender müssen unbedingt in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Ansonsten bleibt alles beim alten, das geben wir Ihnen schwarz auf weiss.

 

Kategorien: ERP, Digitalisierung, KMU, Allgemein

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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