Total Cost of Ownership (TCO) als Faktor für die ERP-Auswahl

Die Beschaffung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) gehört sicherlich zu den aufwändigsten Vorhaben eines Unternehmens. Sowohl finanziell als auch organisatorisch und ressourcenmässig werden dabei oft Grenzerfahrungen der besonderen Art gesammelt. Ein wichtiger Aspekt sind bei der Wahl eines passenden ERP-Systems die Gesamtkosten, welche sich aus der einmaligen Beschaffungsinvestition und den wiederkehrenden Betriebskosten zusammensetzen. Die sogenannte Total Cost of Ownership (TCO) sind mitverantwortlich, ob sich die Anschaffung einer ERP-Lösung schlussendlich rentiert.

Faktoren, welche die TCO eines ERP-Systems beeinflussen

Grundsätzlich lassen sich die Kosten eines ERP-Systems in zwei Bereiche einteilen. Zum einen sind dies die eigentlichen Aufwendungen für die Beschaffung, zum anderen die Folgekosten beim Betrieb der Lösung.

Zu den Investitionskosten gehören in der Regel:

• Software (Lizenzen für das ERP-System, zusätzliche Tools z.B. für Datensicherung oder Systemadministration)
• Hardware (PCs, Notebooks, Drucker, Netzwerkkomponenten usw.) und Infrastruktur (Räume z.B. für Server, Kabelkanäle, Internetanschluss mit genügend Bandbreite, sichere Datenaufbewahrung usw.)
• Dienstleistungen für Auswahl (Beratung, kostenpflichtige Workshops usw.) sowie für die Softwareanpassung (Systemparametrierung)
• Einführung (Datenmigration, Schulung, Projektmanagement usw.)

Die Unterhaltskosten umfassen folgende Komponenten:

• Software-Updates (Release-Wechsel inkl. Dienstleistungen)
• Support (Service Level Agreements, Hotline-Cases)
• Dienstleistungen und Personalkosten für Betrieb (externe Spezialisten z.B. vom Softwareanbieter, interne IT-Abteilung, Schulungs- und Weiterbildungskosten)
• Infrastruktur-Unterhalt (Erneuerung von Systemkomponenten, Reparaturen, Raumkosten)
• Systemerweiterungen (Zusatzmodule, Schnittstellen usw.)

Wert erhalten, Wert steigern

Mit einem ERP-System verhält es sich ein bisschen wie mit dem eigenen Häusle. Kauf und Unterhalt ist das eine, Nutzung das andere. Im Laufe der Zeit kann plötzlich der Wunsch nach einem Wintergarten auftauchen oder einem Hobbyraum im Keller. Der Strom soll künftig durch eine Photovoltaikanlage auf dem Dach produziert werden, und eine Sauna wäre ja auch nicht schlecht. Auch das ERP lässt sich fast beliebig ausbauen. Aufgrund von Kundenanforderungen, technologischen Neuerungen oder gesetzlichen Vorschriften erweitern Softwarehersteller ihre Lösungen laufend um neue Funktionen oder Module. Kundentagungen, Anwendertreffen, Newsletter, Blogs und vieles mehr informieren über neue Möglichkeiten. Die Weiterentwicklung ihres ERP-Systems sollten Anwender nicht aus den Augen verlieren. Werterhaltung und Wertsteigerung sind nicht nur bei den eigenen vier Wänden, sondern auch bei Unternehmenslösungen ein Dauerthema. Schliesslich bedeutet die ERP-Evolution für die Kunden auch die Erschliessung neuer Geschäfts- und Automatisierungsmöglichkeiten.

Unterschiedliche Kosten je nach Anbieter

Wer Offerten für ein ERP-System einholt, merkt schnell, dass nicht nur die Kosten stark variieren, sondern auch die Anteile der oben genannten Kostenbereiche wie die folgende Grafik veranschaulicht:

Streuung der Angebote auf eine konkrete Anfrage [Thomas Widmer, ETH Dissertation Nr. 15630, Zürich 2004]

Auch wenn die Studie schon etwas älter ist, zeigt sie dennoch deutlich die Unterschiede bei den Kostenanteilen von Unterhalt, Beratung, Hardware und Lizenzkosten. Die Intransparenz vieler Angebote macht zudem ein direkter Vergleich praktisch unmöglich.

Versteckte Kosten nicht vergessen

Angesichts der grossen finanziellen Brocken bei der Investition und beim Betrieb einer ERP-Software geht oft vergessen, dass sich dahinter noch weitere Kosten verbergen. Oft werden sekundäre Posten ignoriert wie etwa Raummieten (sofern diese nicht in den Gemeinkosten berücksichtigt sind), Brandschutz- und Sicherheitsvorkehrungen, Klimatechnik, Strom, leistungsfähigere Notebooks oder Highend-PCs aufgrund hoher Systemanforderungen des ERP usw. Häufig wird auch der interne Aufwand für Abklärungen, Meetings, Projektarbeit und mehr vernachlässigt. Auch diese «Bagatellen» sollten unter dem Aspekt der Kostentransparenz eines ERP berücksichtig werden.

Cloud-Lösungen verringern die TCO

Alle oben genannten Kostenüberlegungen beruhen auf der herkömmlichen Art, die gesamte Installation zu kaufen und in der eigenen Firma zu betreiben. Heute stehen aber dank der Cloud echte Alternativen mit deutlich besserem TCO-Verhältnis gegenüber On-Premise-Anwendungen zur Verfügung: Die Benutzeranzahl lässt sich jederzeit den aktuellen Bedürfnissen anpassen, monatliche Abo-Beiträge sorgen für Transparenz, Kosten für Updates und Wartung entfallen, zudem braucht es weder teure Infrastruktur noch wartungsintensive Installationen; ein Browser und ein Webzugang genügen. Durch die mobile Verfügbarkeit eines Cloud-ERP können neue Filialen oder externe Mitarbeitende ohne grosse Investitionen eingebunden werden. Wer Wert auf TCO (und viele weitere Vorteile) legt, kommt an einer Cloud-Lösung kaum mehr vorbei.