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Produktiver arbeiten in der Cloud

[fa icon="calendar"] 08.08.18 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Was früher ein Wunschtraum war, ist längst in Erfüllung gegangen: Software aus der Steckdose. In der Tat ist es noch besser gekommen als erhofft. Dank Internet braucht es – abgesehen vom Aufladen des Geräte-Akkus – nicht einmal mehr eine Steckdose. Cloud-Computing, also das Nutzen von webbasierten IT-Services, bietet zahlreiche Vorteile. Welche davon das Arbeiten nicht nur angenehmer, sondern auch produktiver machen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Unabhängig von Ort und Zeit

Wer schon einmal auf dem Weg zum Kunden, im Homeoffice oder in den Pausen einer Veranstaltung sein ERP-System genutzt hat, wird den mobilen Zugriff nicht mehr missen wollen. Die Unabhängigkeit von Ort und Zeit ermöglicht es, auch ausserhalb der Bürowände produktiv zu arbeiten. Das mobile Unternehmen in der Jackentasche wird dadurch zum ständigen Begleiter. Unnötig, extra nochmals in die Firma fahren, um einen Auftrag zu erfassen. Wartezeiten können sinnvoll genutzt und Informationen jederzeit und überall abgerufen werden.
 

Prozesse beschleunigen

Dadurch, dass die für die Arbeit benötigten Systeme – in der Regel das ERP – jederzeit zur Verfügung steht, können Prozesse beschleunigt werden. Es gibt keine Verzögerungen mehr zwischen dem Moment, wo man das System braucht, und demjenigen, wo es effektiv genutzt werden kann. Ein Beispiel: Ein Servicetechniker hat einen Auftrag erledigt und lässt sich den Rapport vom Kunden visieren. Mit einem Cloud-System kann er die Daten sofort erfassen und die weiteren Prozessschritte freigeben. Müsste er hingegen warten, bis er wieder im Büro ist bzw. bis jemand seinen Rapport entziffert und erfasst hat, würde es Tage dauern. Dank der Cloud lässt sich nicht nur Zeit sparen, sondern in diesem Beispiel auch die Fakturierung beschleunigen. Zudem wird der Techniker sofort vom administrativen Aufwand entlastet und kann sich auf neue Aufträge konzentrieren.

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Einheitliche Datenbasis

Grundlage für ein effizientes Arbeiten ist die Nutzung gemeinsamer Daten. Eine einheitliche Datenbasis vermeidet das mühsame Aktualisieren verschiedener Datenquellen. Dadurch steigt nicht nur die Qualität der Daten, sondern auch deren Sicherheit. Das Kopieren von Daten auf einen USB-Stick oder auf lokal auf ein Notebook, ist in der heutigen Zeit ein absolutes No-Go – und natürlich auch völlig unnötig. Schliesslich lässt sich bequem von überall her auf die gemeinsame Datenbasis zugreifen. Das hat nicht nur den Vorteil, dass die Informationen besser geschützt sind, sondern auch, dass diese jederzeit auf dem neusten Stand sind. Das unproduktive hin und her Kopieren von Daten und die damit verbundene Fehlersuche sind zum Glück heute obsolet.

 

Vereinfachte Zusammenarbeit

Bleiben wir gleich bei der gemeinsamen Nutzung einer einheitlichen Datenbasis. Diese hält nämlich einen weiteren Vorteil bereit. Sie vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Mitarbeitenden. Dadurch reduzieren sich Nachfragen und Wartezeiten wesentlich. Wie bereits im obigen Beispiel gezeigt, können Daten dezentral erfasst werden und stehen so durchgängig für alle zur Verfügung. Der Verkaufsinnendienst kann die Aussendienstmitarbeitenden rechtzeitig mit aktuellen Produktinformationen, Katalogen oder Preisen bedienen. Sachbearbeiter können Kundenanfragen auch dann initialisieren, wenn die entsprechende Person vielleicht gerade auf einer mehrtätigen Fachtagung ist. Die Zusammenarbeit wird über die Unternehmensgrenze hinaus einfacher, was auch für Partner, Lieferanten und Niederlassungen gilt.

 

Smart Working ist Trumpf

Um eine möglichst hohe Produktivität zu erreichen, braucht es nicht nur die passende Software aus der Cloud, sondern auch smarte Endgeräte. Da es für die Nutzung von Cloudlösungen lediglich einen Internetzugang und einen Browser braucht, steht den Anwendern eine ganze Palette an mobilen (und stationären) Geräten zur Verfügung. Wer wenige Informationen braucht und nur punktuelle Daten erfassen oder verwalten muss, wird sich vermutlich mit einem Smartphone oder Tablet begnügen. Hingegen werden smarte «Mobile Workers» für komplexere Daten, z.B. Angebote oder Bestellungen, eher auf ein Notebook mit Tastatur zurückgreifen. Es gilt: Je besser das Gerät zum Anwender passt, desto produktiver kann dieser arbeiten.

 

Keine systembedingten Zwangspausen

Starten und arbeiten, so die Devise bei der Nutzung von Cloud-Services. Installationen, Updates, Datensicherung/-archivierung usw. entfallen. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern entlastet die Benutzer auch von ärgerlichen Zwangspausen. Ohne sich um das System kümmern zu müssen, profitieren die Mitarbeitenden von topmoderner Software und können diese optimal für ihre Aufgabe nutzen.

 

Kategorien: Cloud, Cloud Computing, Digitalisierung

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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