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Planung einer ERP Einführung

[fa icon="calendar"] 11.04.15 16:40 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Team berät über ERP Einführung
Nicht nur für KMU ist die Einführung einer neuen ERP Software ein komplexes Unterfangen, welches intensive strukturelle Planung zum Vorgehen und der Durchführung voraussetzt. Daher lassen sich ERP Projekte grundsätzlich in drei Phasen segmentieren: Pre-Projektphase, Implementierungsphase und Inbetriebnahme. Besonders die Pre-Projektphase ist dabei von grösster Signifikanz, da auf dieser Projektebene grundsätzliche Schritte bei der ERP Einführung wie Analyse, Evaluation, Konzeption, ggf. Lastenheft-Erstellung und Datenmigration vorbereitet werden, die wiederum das Fundament eines jeden erfolgreichen ERP Projektes darstellen.

Die zentrale Vorprojektphase im Fokus 

Zu Beginn der Einführung einer neuen ERP Lösung, gilt es vor allem die anstehenden Überlegungen und Aufgaben gezielt zu delegieren und dabei bereits äusserst relevantes Feedback der betroffenen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Logistik und Buchhaltung einzuholen. Häufig kennen nämlich die jeweiligen Abteilungsleiter die expliziten Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter an die neue ERP Software besser als das Management des Unternehmens, da die Abteilungen mit der eingesetzten Lösung täglich arbeiten und dessen zukünftige Anforderungen sowie bestehende Limitierungen gut skizzieren können. Es empfiehlt sich daher, dass die verschiedenen Projektphasen einer ERP Einführung durch ein eigenes Projektteam, welches Mitarbeiter aller relevanten betroffenen Abteilungen beinhalten sollte, umgesetzt werden. Auch externe IT Berater und Consultants des auserwählten ERP Anbieters können hier integriert werden und beispielsweise bei der Spezifikation des Lastenheftes unterstützen.

Vorgehensmodelle zur ERP Einführung: klassisch gegenüber agil

Ein Vorgehensmodell organisiert per Definition einen Prozess der gestaltenden Produktion in verschiedene, strukturierte Abschnitte, die wiederum einzeln voneinander betrachtet und mit Methoden und Techniken der Organisation bearbeitet werden können. Für die Einführung einer umfassenden ERP Software kommen daher häufig Vorgehensmodelle zum Einsatz, die grob zwischen dem klassischen Modell nach Erwin Grochla und agileren Modellen unterschieden werden können.

Das klassische Vorgehensmodell nach Erwin Grochla

Der ordentliche Professor für Betriebswirtschaftslehre war spezialisiert auf die betriebswirtschaftliche Organisationslehre und integrierte Gesamtmodelle der Datenverarbeitung. Sein 1982 erarbeitetes Vorgehensmodell unterteilte das Vorgehen für die Beschaffung von Datenverarbeitungsanlagen und Anwendungsprogrammen strikt in 7 Schritte, die heutzutage noch immer für die Planung von entsprechenden Grossprojekten durchgeführt werden. Im Einzelnen sind dies die: Diagnose-, Analyse-, Konzeptions-, Entwicklungs- und Implementierungs-Phase sowie die Inbetriebnahme und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Anwendungssoftware. Bei diesem straff geplanten Vorgehen steht die strukturierte Organisation im Vordergrund, die jedoch nicht flexibel auf individuelle Unternehmens-Anforderungen eingeht. Insbesondere stark skalierende Unternehmen setzen daher auf einen agilen Ansatz zur ERP Projektdurchführung.

Das agile Vorgehensmodell

Das flexible Vorgehensmodell sieht weniger strikte Projektphasen vor, die sich grundlegend unterteilen lassen in eine Vorbereitungsphase, verschiedenen Iterationen und eine letztliche Inbetriebnahme des neuen ERP Systems. Die Besonderheit ist die Zerlegung des Einführungsprozesses in kleine separate Phasen (Iterationen) zur Reduzierung der Komplexität, die wiederum unmittelbar nach Abschluss einer jeden Iteration getestet und häufig weiter angepasst werden. Die Analyse, Anpassung und Umstellung erfolgt also jeweils in den einzelnen Iterationen, sodass die neue ERP-Software stetig im Einsatz verbessert wird. Diese Flexibilität ist jedoch gleichzeitig die Krux bei diesem Vorgehensmodell, da es leicht zu ungeplantem Vorgehen und damit zu chaotischen Prozessen kommen kann. 
Abschliessend bleibt festzuhalten, dass eine ERP Software Einführung ein komplexes Projekt darstellt, welches in verschiedene Projektphasen unterteilt werden kann. Die Bildung eines Projektteams ist dabei uneingeschränkt empfehlenswert, um das ERP System optimal auf die unterschiedlichen Anforderungen anzupassen. Für die Implementierungsphase einer neuen ERP Lösung bieten sich unterschiedliche Vorgehensmodelle an, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin optimiert werden sollten.
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Kategorien: Administration, ERP

David Lauchenauer

Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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