Optimieren Sie Ihr Mahnwesen mit diesen 7 Tipps

Nicht immer steckt böse Absicht dahinter, wenn ein Kunde seine Rechnungen nicht pünktlich zahlt. In der Hektik des Alltags kann schon mal eine Zahlung untergehen. Wichtig ist, dass Sie jederzeit den Überblick über die säumigen Debitoren haben. Eine geeignete Business Software und die folgenden Tipps helfen Ihnen, das Mahnwesen zu optimieren.Begleichen Kunden ihre Rechnungen zu spät oder gar nicht, kann dies rasch zu Liquiditätsproblemen führen. Wurden Vorleistungen erbracht, z.B. Wareneinkäufe oder Maschineninvestitionen, steigt die Gefahr für einen selbst, Verbindlichkeiten nicht mehr erbringen zu können. Ein Teufelskreis entsteht, der rasch ausser Kontrolle geraten kann. Nicht wenige Unternehmen haben durch die Vernachlässigung des Mahnwesens Schiffbruch erlitten.

Tipp 1: Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden

Die Freude über den Auftrag ist gross, doch zahlt der Kunde auch? Mit einer Bonitätsprüfung erhalten Sie zwar keine hundertprozentige Sicherheit, Sie können jedoch das Risiko eines Zahlungsausfalls reduzieren. Firmen wie Crif, Bisnode, Creditreform oder Moneyhouse geben Auskunft über die Bonität von Unternehmen. Ob sich der Aufwand für solche Abklärungen lohnt, hängt nicht zuletzt vom jeweiligen Betrag ab. Bei geschäftskritischen Summen ist eine Bonitätsprüfung eher angesagt als bei kleinen, wobei sich auch geringe Beträge kumulieren können.

Tipp 2: Definieren Sie den Mahnprozess

Dass es eine Buchhaltung braucht, ist für jedes Unternehmen selbstverständlich – nicht so das Thema Mahnungen. Manche KMU gehen damit leger um; man kennt die Kunden ja meist persönlich. Trotzdem: Nehmen Sie den Mahnprozess genauso ernst wie die übrige Buchhaltung. Definieren Sie den Ablauf vom Rechnungsversand bis zur Betreibung z.B. wie folgt:

1. Rechnungsversand mit Zahlungsfrist
2. Zahlungserinnerung
3. Erste Mahnung mit Zahlungsfrist
4. Zweite Mahnung mit Zahlungsfrist und ggf. Betreibungsandrohung (falls keine dritte Mahnung vorgesehen). Letzte Mahnung in jedem Fall per Einschreiben senden.
5. Betreibungsverfahren

Tipp 3: Nutzen Sie Automatisierungsmöglichkeiten

Mit einer passenden Business Software können Sie den Mahnprozess weitgehend automatisieren. Da jede Mahnstufe ein eindeutiges Datum und eine entsprechende Frist hat, lässt sich die nächste Stufe automatisch auslösen. So müssen Sie nicht dauernd daran denken, wer Ihnen noch Geld schuldet. Hinterlegen Sie Standardvorlagen für eine rasche Erstellung von Mahnungen.

Tipp 4: Prüfen Sie Mahnschreiben vor dem Versand

Ihre Software generiert pünktlich und korrekt die fälligen Mahnungen. Werfen Sie vor dem Versand unbedingt ein Auge darauf. So können Sie unschöne Situationen vermeiden. Ausserdem hilft ein persönliches Gespräch mit dem Kunden oft mehr als ein formales Stück Papier.  

Tipp 5: Informieren Sie Verkauf und Aussendienst

Ihre Unternehmenslösung sollte Sie bei der Bestellerfassung auf Zahlungsausstände aufmerksam machen. Falls nicht, informieren Sie Verkauf und Aussendienst über allfällige Probleme eines Kunden. Nichts ist peinlicher, als wenn Mitarbeitende mit direktem Kundenkontakt nicht Bescheid wissen.

Tipp 6: Verhängen Sie Lieferstopps

Falls nötig, veranlassen Sie einen umgehenden Lieferstopp und lassen Sie Ihren Verkaufs- und Servicemitarbeitenden entsprechende Anweisungen zukommen. So vermeiden Sie weiteren Schaden und erhöhen gleichzeitig den Druck auf den Kunden. Stellen Sie sicher, dass – ausgenommen Barkäufe – sämtliche Bestellmöglichkeiten des Kunden blockiert werden, auch über den Webshop, technischen Aussendienst usw.

Tipp 7: Seien Sie konsequent, aber bleiben Sie höflich

Eine konsequente Umsetzung des Mahnprozesses bedeutet nicht das Ausserkraftsetzen von Höflichkeit. Neutrale Mahnschreiben oder ein sachliches Gespräch helfen mehr als Emotionen und halten die Türen offen für künftige Geschäfte. Fragen Sie Ihren Kunden konkret, warum er die Zahlung verweigert. Vordergründig geht es zwar ums Geld, doch dahinter stehen immer Menschen.

Niemand liebt Mahnungen, trotzdem gehören sie zum ganz normalen Tagesgeschäft. Mit einer passenden IT-Lösung können Sie den gesamten Mahnprozess Ihres Unternehmens automatisieren. Dabei ist das integrierte Zusammenspiel bereichsübergreifender Anwendungen – Finanzen, Verkauf, CRM, Service, Webshop usw. – von zentraler Bedeutung. Fazit: Mit einem konsequenten Mahnwesen erhöhen Sie die Chancen, zu Ihrem Recht bzw. zu Ihrem Geld zu kommen. Gleichzeitig vermeiden Sie kostspielige und langwierige Betreibungsverfahren mit unsicherem Ausgang.