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Kostenkalkulator Cloud ERP-Software versus On-Premise System

[fa icon="calendar"] 29.05.15 16:22 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Cloud ERP vs on-premise erp Software Kostenvergleich

Cloud Computing, DAS IT-Trendthema der letzten Jahre, ist längst auch in KMU völlig angekommen und in vielen Betrieben bereits alltäglich im Einsatz. Die hohen Wachstumsraten verdankt diese Entwicklung insbesondere den vielfältigen Software as a Service (SaaS) Angeboten und Produkten. Auch betriebsnotwendige und sensible Systeme wie ERP- oder CRM-Anwendungen lassen sich mittlerweile sicher und unkompliziert in einem Rechenzentrum betreiben und dadurch bequem via Abonnement beziehen. Dabei liefert ein Cloud ERP nicht nur einen breiten, skalierbaren Funktionsumfang, sondern auch flexible Nutzungsmodelle, die auf die spezifischen Unternehmensanforderungen angepasst werden können. Damit lässt sich auch der komplette Kostenfaktor für die Bereitstellung der aufwendigen Systeme im Vergleich zum Eigenbetrieb deutlich senken.

Vielen KMU fällt es jedoch schwer, die Kosten für eine ERP-Software aus der Cloud mit denen einer On-Premise-Lösung zu vergleichen. Es sind so viele Anschaffungskosten und laufende Aufwände zu berücksichtigen, dass der Vergleich häufig auf Basis unzureichender Daten vorgenommen wird und nicht selten ein wichtiger versteckter Faktor wie beispielsweise Strom, Updates und Backupkontrolle schlichtweg nicht beachtet wird.

Insbesondere wenn zusätzlich interne Kosten ignoriert werden, stellt das Ergebnis keinen realistischen Wert für die Total Cost of Ownership (TCO) dar, also die Gesamtkosten des ERP-Systems auf einen bestimmten Zeitraum. Dies kann zu massiven Fehlkalkulationen führen, die den Unternehmenserfolg beschneiden können. Der folgende Beitrag soll dabei aktiv unterstützen die Entscheidung für ERP-Software sorgfältig zu treffen. Mit unserer kostenlosen ERP-Kostenkalkulator Tabelle unterstützen wir Sie bei der Aufnahme aller relevanten Positionen in Ihren Entscheidungsfindungsprozess.

Anschaffungskosten

Ein deutlicher Nachteil von On-Premise ERP-Lösungen sind die hohen Anfangsinvestitionen zur Inbetriebnahme der Software. Diese anfänglichen Kosten werden jedoch beim ERP aus der Cloud nicht einfach auf die Jahre der Nutzung umgelegt, sondern durch die zentrale Bereitstellung in einem Rechenzentrum mit hoher Kapazität sinken tatsächlich auch die Gesamtkosten. Zum Vergleich sollten die folgenden Kosten stets für die Dauer von fünf Jahre berücksichtigt werden, denn dieser Zeitraum stellt den Lebenszyklus eines Serversystems dar.

Zum Betrieb einer On-Premise Sofware werden zunächst Serverhardware und Komponenten inklusive der Care Packs für den jeweiligen Hersteller-Support erworben. Neben weiteren Netzwerkkomponenten zur Anbindung sind auch die Lizenzkosten für Betriebssysteme, die ERP-Software selbst und Virtualisierung zu bedenken. Häufig vergessen werden weitere Positionen wie eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Zutrittssicherung, Brandschutz, Storage Tape Library sowie redundante Backup-Software und -Lösungen. All diese Systeme müssen zusätzlich mit viel Aufwand eingerichtet werden, bis das On-Premise ERP-System im unternehmenseigenen Serverraum in Betrieb genommen werden kann. Eine Cloud-ERP-Software hingegen ist ohne grosse Zeitverzögerung mit wenigen Mausklicks in einer grundlegenden Konfiguration einsatzbereit. Kosten für die aufwendige IT-Infrastruktur entfallen völlig.

Personalaufwand

Über die Kosten der Installation und Einrichtung hinaus werden zum Betrieb einer On-Premise Lösung die fortlaufenden Personalkosten häufig übersehen. In den meisten Fällen sind Schulungen und Zertifizierungen der zuständigen IT-Mitarbeiter notwendig, um neue IT-Systeme für das ERP-System aufzubauen und lauffähig zu halten. Gegebenenfalls ist auch die aufwendige Suche und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters notwendig. Diese Aufwendungen werden von IT-Verantwortlichen gerne der Forschung und Entwicklung zugeschrieben; sie sind allerdings als direkte Kosten dem ERP-Projekt zuzuordnen und in den Vergleich einzubringen. Bei der Nutzung einer Cloud ERP-Lösung ist kein zusätzlicher Personalaufwand für den Betrieb und die Bereitstellung der Infrastruktur notwendig.

Ausser Acht gelassen wurden hier bisher die Schulungskosten der Mitarbeiter, die bei beiden Lösungen gleichermassen anfallen. Zusätzlich ist zu beachten, dass eine SaaS-Anwendung im Business Bereich in der Regel eine monatliche Gebühr für den Betrieb und Nutzerlizenzen erhebt während bei einer On-Premise-Lösung die Kosten nur in festgesetzten Abständen (beispielsweise einmalig sowie ein jährlicher Betrag für Updates) anfallen. Regelmässige Aktualisierungen der ERP-Software sind bei SaaS-Produkten allerdings bereits inkludiert. In der Planung sollte weiterhin berücksichtigt werden, dass bei einer On-Premise-Software entsprechende Investitionen im Voraus getätigt werden müssen während bei einem modularen Cloud-System nur die Leistungen gebucht werden, die auch tatsächlich relevant für den Unternehmenserfolg sind und flexibel hinzu- oder abbestellt werden können.

Laufende Kosten

Mit wenig Aufwand und hoher Präzision sind Raumkosten und Stromkosten der beiden Lösungen On-Premise und Cloud ERP vergleichbar. In beiden Fällen liegen die Kosten des ERP-Systems aus der Cloud deutlich unter denen des Eigenbetriebes. Denn Stromkosten lassen sich durch intelligente Kühlungssysteme im Rechenzentrum senken und die Raumkosten pro Server fallen umso deutlicher, je mehr Server in einem Raum untergebracht sind. Dadurch steuern die cloudbasierten Lösungen auch noch einen positiven Anteil zum CO2 Fussabdruck hinzu.

Komplexer ist die Bewertung der Wartungskosten. Das gesamte Server und Netzwerksystem muss bei einem On-Premise ERP von internen Mitarbeitern oder externen Dienstleistern hochverfügbar und sicher gehalten werden. Dazu gehört die laufende Überwachung via IT-Monitoring ebenso wie die regelmässige Durchführung und Überprüfung von Datensicherungen sowie Software-Updates. Hier hilft die exakte Zeiterfassung dieser Tätigkeiten über einen längeren Zeitraum zur Bewertung des anfallenden Aufwands. Auch damit einhergehende Kosten wie beispielsweise regelmässiger Austausch von Hardware, weitere Software-Lizenzen, Sicherheitstechnik, Bandbreite oder der QS der Backups sind zu beachten. Die cloudbasierten Anbieter haben häufig bereits die Wartungskosten in dem monatlichen Abonnement inkludiert oder bieten andere Modelle an, die entsprechend eingeplant werden müssen.

Äpfel mit Äpfeln vergleichen

Es sind generell sehr viele Kostenbestandteile – nicht nur bei einer On-Premise-Lösung zu berücksichtigen. Die kostenlose ERP-Kostenkalkulator Tabelle kann KMU dabei aktiv unterstützen die realistischen Gesamtkosten des Lebenszyklus von fünf Jahren zu ermitteln und diese miteinander zu vergleichen. So werden Unternehmen vor dem häufigen Fehler bewahrt, wesentliche Aufwendungen für Personal und Wartung zu vergessen oder schlichtweg zu ignorieren. 

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Kategorien: myfactory Software Schweiz AG, SaaS, Allgemein, Einkauf, Cloud, ERP

David Lauchenauer

Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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