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Keine Angst vor Business Intelligence

[fa icon="calendar"] 25.07.18 08:30 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Daten sind nicht nur für grosse Unternehmen kostbar. Auch KMU profitieren von der Auswertung digitaler Informationen. Anwendungsmöglichkeiten gibt es viele: Marketingkampagnen, Prozessoptimierung und Kundenanalysen sind nur einige davon. Wer seine Daten gezielt analysiert, sichert sich wertvolle Wettbewerbsvorteile. Warum Sie sich dabei nicht vom Begriff «Business Intelligence» abschrecken lassen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kennzahlen als Orientierungshilfe

Die meisten Unternehmen verfolgen eine (mehr oder weniger) klar definierte Unternehmensstrategie. Sie ist die Wegbeschreibung, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Unterwegs ist es wichtig zu wissen, ob man auf Kurs ist. Vergleichbar mit einer Wanderung, werden dazu die angepeilten Etappenziele mit der effektiv zurückgelegten Strecke. Himmelsrichtung, Zeit, Distanz, Höhenmeter usw. sind dabei Messwerte, anhand derer sich feststellen lässt, ob man in die geplante Richtung marschiert und sich im vorgegebenen Zeitrahmen bewegt. Ähnlich verhält es sich im Unternehmen. Die in den verschiedenen Bereichen anfallenden Daten lassen sich zusammentragen und dienen in Form von Vergleichswerten bzw. Kennzahlen als Orientierungshilfe.
 

Messen, auswerten und vergleichen

Welche Kennzahlen soll man wählen? Eine gute Frage, welche sich aber nicht pauschal beantworten lässt. Jedes KMU hat seine eigenen Ziele, ergo braucht es auch individuell festgelegte Kennzahlen. Das Grundprinzip hingegen – messen, auswerten, vergleichen – bleibt sich überall gleich. Wer sich über mögliche Messgrössen informieren will, findet einen sehr guten Ansatz im SCOR®-Modell. Dieses umfasst Kennzahlen für Produktions- und Handelsunternehmen und bietet ausserdem Vergleichsmöglichkeiten zwischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Weitere Anregungen für weitere Kennzahlen finden sich auch unter kpilibrary.com oder im VDMA-Einheitsblatt 66412. Nebst der Auswahl der passenden Kennzahlen ist die Qualität der verwendeten Daten ausschlaggebend. Wie heisst es doch: Garbage in, Garbage out. Wer seine Auswertungen mit veralteten, inkongruenten oder unvollständigen Daten füttert, wird entsprechend unzuverlässige Ergebnisse erhalten.

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Zuständigkeit klar regeln

Mit Kennzahlen und Auswertungen wird jedes Unternehmen transparent. Die Mehrheit dieser Erkenntnisse ist vertraulich und darf nicht in falsche, sprich unautorisierte, Hände fallen. Eine klare Regelung, welche Mitarbeitende Zugang zu welchen Informationen haben, ist unabdingbar. Die Zuständigkeiten sollten stufengerecht und funktionsbezogen sein. Weniger ist dabei oft mehr. Auch organisatorisch muss klar sein, wer überhaupt in der Lage sein soll, Abfragen bzw. Auswertungen einzurichten und zu unterhalten. Dazu braucht es nicht nur Softwarekenntnisse, sondern auch Know-how, was überhaupt Sinn macht.

 

Geeignete Darstellung wählen

Eine nicht unwichtige Frage: In welcher Form sollen Kennzahlen dargestellt werden? Mussten Anwender früher die IT-Abteilung bitten, ihnen die gewünschten Daten aufzubereiten, können Fachabteilung in der Regel auf Self-Service-Auswertungen zugreifen. Solche Freiheiten verlangen eine klare Definition, wie Reports dargestellt und gespeichert werden. Allenfalls sollte geprüft werden, ob es nicht Überschneidungen mit anderen Abteilungen gibt. Vielleicht lassen sich mehrere Reports auch kombinieren und dadurch die Informationsqualität steigern. Versuchen Sie Wildwuchs zu vermeiden, denn Reporting als Selbstzweck ist vergeudete Zeit.

Interpretation von Kennzahlen

Wer seriös mit Kennzahlen arbeiten will, sollte genügend Zeit in deren Interpretation investieren und einen konkreten Bezug zur Realität herstellen. Doch Wissen allein genügt nicht, es muss auch in Form von Handlungen zur Anwendung kommen. Nebst dem Wissen, wie man Auswertungen erstellt, sind die Fragen, was diese bedeuten und was damit anzufangen ist, mindestens ebenso wichtig. Hier gilt:  Je eindeutiger die Aussagekraft einer Auswertung ist, desto eher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie in der Praxis zur Anwendung kommt. Servieren Sie deshalb ihren Mitarbeitenden keinen Zahlenhaufen, dessen Bedeutung sie mühsam erraten müssen.

 

Teamwork als Erfolgsfaktor

Bei der Einführung eines Kennzahlensystems ist ein schrittweises Vorgehen zu empfehlen. Dabei kann Sie Ihr BI- oder ERP-Systempartner unterstützen. Diese bringen nicht nur ein umfassendes Produktewissen mit, sondern auch Erfahrung aus zahlreichen Projekten. Last but not least dürfen Sie eines nicht vergessen: Ihre Mitarbeitenden bei der Datenanalyse ins Boot zu holen. Fachabteilungen verfügen über das nötige Know-how, um Anforderungen optimal aufs Reporting abzustimmen. Das gemeinsame Erarbeiten eines Kennzahlensystems erhöht die Akzeptanz und fördert die Freude an der wertschöpfenden Nutzung von Informationen.

 

Kategorien: Cloud, Cloud Computing, BI

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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