[INFOGRAFIK] Kostenvergleich: On-Premise ERP vs. Cloud ERP

Viele KMU verfolgen noch immer den Grundsatz: besser einen Eigenbetrieb von Business Software als eine cloudbasierte Lösung. Doch seit etlichen Jahren steigt die Nachfrage nach ERP Systemen aus der Cloud. Bei einer On-Premise Lösung kauft das Unternehmen die ERP Software und betreibt sie auf einem eigenen Server – bei einem Cloud ERP hingegen wird die Software-Anwendung auf professionelle Rechenzentren ausgelagert und der Aufruf erfolgt über den Internet Browser im Unternehmen. Dabei wird schnell klar: Neben dem Vorteil eines flexibleren Ressourcenbezugs hat Cloud ERP vor allem finanzielle Vorteile – ohne auf Leistung oder Funktionen verzichten zu müssen.

1. Runde: Gegenüberstellung der Anschaffungskosten

Für den Aufbau und den Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur werden hohe Investitionskosten fällig. Das hierfür verwendete Kapital ist dann gebunden und steht somit anderen Projekten, die unter Umständen weiteren Umsatz generieren könnten, nicht mehr zur Verfügung. Ausserdem ist auch die Zeit nicht zu unterschätzen, bis die On-Premise ERP Lösung produktiv eingesetzt werden kann. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Kauf eines eigenen Servers – die hierfür anfallenden Kosten müssen im Vorfeld entrichtet werden. Der tatsächliche Wertbeitrag macht sich dann erst in den späteren Jahren bemerkbar, wenn sich das ERP System im Einsatz befindet. Trotzdem fallen laufend Kosten für Strom, Wartung usw. an. Weitere anfallende Kosten bei On-Premise ERP sind:

• Software- und Datenbanklizenzen
• Back-up-Software und Back-up-Lösungen
• Errichtung eines Serverraums oder Rechenzentrums
• Stromversorgung, Zutrittssicherung, Brandschutz
• Care-Packs, Wartung und Updates
• Austausch der Hardware

Dahingegen hat Cloud Computing einen deutlichen Kostenvorteil, da ausschliesslich nutzungsbezogene Abos gebucht werden sowie ggf. Kosten für den Transfer der Daten entstehen. Das Besondere: es wird nur das bezahlt, was auch tatsächlich genutzt wird. Lizenzen werden nur gemietet und nicht gekauft, es entstehen keine weiteren zusätzlichen Kosten für die Errichtung von Servern oder anderer Hardware und es ist kein eigener Serverraum oder ein Rechenzentrum erforderlich. Als Ergebnis ist Cloud ERP sofort verfügbar und klar budgetierbar.

2. Runde: Gegenüberstellung des Personalaufwands

Bei dem Betrieb eines eigenen Serverraums oder Rechenzentrums wird Personal mit entsprechendem Know-how erforderlich, welches zu höheren Kosten führt. Schliesslich muss das IT-Personal Kenntnisse über die Server-Hardware, die Software- und Betriebssysteme sowie die Betreuung der Systeme haben und zudem auch noch ständig auf dem neuesten Stand sein. Bei Cloud ERP kümmert sich stattdessen der ERP Anbieter um die Wartung der Infrastruktur.

Kosten für Schulungen des für die Betreuung der Server-Infrastruktur erforderlichen IT-Personals entfallen also bei Cloud Computing gänzlich. Es gibt keinen zusätzlichen Aufwand für Aufbau, Betrieb und Wartung des ERP Systems, da diese der ERP Anbieter übernimmt. Ausschliesslich die mit dem ERP System arbeitenden Mitarbeiter müssen geschult werden – diese Kosten fallen allerdings bei beiden Lösungen gleichermassen an.

3. Runde: Gegenüberstellung der laufenden Kosten

Im Fall eines eigenen Rechenzentrums gibt es neben den Personalkosten laufende Kosten für das Gebäude bzw. die Serverräume sowie die hier anfallenden Nebenkosten für den laufenden Betrieb. Besonders dann, wenn Notfälle oder Probleme auftreten, fallen ausserordentliche Aufwände an, beispielsweise durch die Einschaltung von Subunternehmern oder durch Überstunden. Server und Netzwerksysteme müssen laufend beobachtet und gewartet werden, die Datensicherheit jederzeit gewährleistet und vor Ort Software-Updates eingespielt werden. Neue Softwarelizenzen, der Austausch von Hardware, die benötigte Bandbreite und Sicherheitstechnik gehen ins Geld.

Bei einer Cloud Lösung sind die monatlichen Kosten vertraglich festgelegt und daher gut planbar – alle zuvor genannten Kosten sind mit einem monatlichen Abopreis abgedeckt. Wie hoch bei Cloud Computing die laufenden Kosten sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise die Art, Häufigkeit, Länge der Nutzung oder die Anzahl der Nutzer. Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass diese Kosten nur dann entstehen, wenn der Service auch tatsächlich genutzt wird.

4. Runde: Weitere Faktoren

IT-Infrastrukturen sind hohen Anforderungen und Belastungen ausgesetzt. Daher muss die eigene Infrastruktur auch unvorhergesehene Spitzenlasten beherrschen können, indem sie bei einer beschränkten Speicherplatzgrösse weitere Ressourcen zur Verfügung stellt. Selbst betriebene Rechenzentrum besitzen nur eine feste Kapazität und das Hinzufügen von entsprechenden Ressourcen kann unter Umständen nur durch eine Hardwareerweiterung und somit durch den Einsatz von mehr Kapital vorgenommen werden. Bis diese grössere Speicherkapazität dann endgültig zur Verfügung steht, geht ein längerer Zeitraum vorbei. Gleichermassen ist das Unternehmen beim Betrieb einer eigenen Lösung auch selbst verantwortlich für die Datensicherheit und trägt das Risiko eines Systemausfalls. Die technischen Voraussetzungen für eine mobile Nutzung müssen oftmals erst nachträglich geschaffen werden, was oftmals mit der Erneuerung von Hardware-Komponenten einhergeht und hohe Kostenfaktoren darstellt.

Bei Cloud ERP kann der Anbieter selbst kurzfristig mit weiteren Ressourcen aushelfen, wodurch eine grössere Speicherkapazität bei Bedarf sofort zur Verfügung steht oder auch die Bandbreite kurzfristig erhöht werden kann. Mit Nutzung von Cloud Computing können weiter benötigte Kapazitäten einfach hinzugefügt und wieder entfernt werden, wenn sie später nicht mehr benötigt werden. Dank der Verwendung neuester Technologien und Nutzung aktuellster Hardware-Komponenten steht ein hoch verfügbares System bereit, welches hohe Sicherheitsstandards erfüllt und auch mobil einsetzbar ist. Für die Umsetzung der hohen Sicherheitsstandards in den Rechenzentren, die oft wesentlich höher als bei einer On-Premise Lösung, sorgt der Anbieter, der auch das Risiko eines Systemausfalls trägt.

Fazit:

Unser Vergleich zeigt, dass es für KMU keine Vorteile gibt, eine eigene IT-Infrastruktur aufzubauen. Besonders die Möglichkeit, nur das zu zahlen, was tatsächlich benötigt wird und der hoch flexible Ressourcen-Bezug führt bei Unternehmen, die Cloud ERP nutzen, zu einer deutlich besseren Flexibilität, einer besseren Agilität und zu einer höheren Liquidität. Mit Cloud ERP lassen sich rund ein Viertel der Kosten einsparen – gemäss einer aktuellen Umfrage entscheiden sich heute bereits 87 Prozent der Anwender für eine Lösung aus der Cloud. Trotzdem sind bei beiden ERP-Varianten zahlreiche Kostenbestandteile zu beachten, die realistischen Gesamtkosten sollten daher immer mit Hilfe des ermittelten Lebenszyklus von fünf Jahren miteinander verglichen werden.