Seit 2008 in der Cloud

Profitieren Sie von unserer Erfahrung mit wöchentlich neuen Fachbeiträgen, Tipps & Anleitungen, E-Books, Whitepapers und Webinaren zu Business Software-Themen, die Schweizer KMU beschäftigen.

[INFOGRAFIK] Einführung von Cloud ERP in KMU – darauf sollten Sie achten!

[fa icon="calendar"] 13.10.16 09:10 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Einführung von Cloud ERP in KMU

Derzeit sind etwa 300 verschiedene und 1500 branchenspezifische ERP Lösungen auf dem Markt – kein Wunder, dass Entscheider hier schnell den Überblick verlieren. Wer sich für ein Cloud ERP entschieden hat, steht nicht nur vor der Qual der Wahl, sondern muss das System auch noch optimal in den Unternehmensalltag integrieren und einführen. Vor der Einführung steht eine entsprechende Potenzial- und Anforderungsanalyse an erster Stelle. Neben den Entscheidern müssen auch alle anderen Verantwortlichen mit einbezogen werden. Schliesslich hängt der Unternehmenserfolg davon ab, inwieweit das Unternehmen die Kundenbedürfnisse schneller und besser identifiziert und bedient als die Marktbegleiter.

Mit dieser Anforderungsliste muss sich das Unternehmen schon im Vorfeld im Klaren darüber sein, was mit dem ERP-System erreicht werden soll und welche Anforderungen damit abzudecken sind. Dabei hat sich Cloud ERP als kostengünstige Lösung gezeigt, die auch noch leistungsstark, sicher und flexibel ist.

Infografik: Einführung von Cloud ERP in KMU

Cloud ERP Einführung – Startphase

Die Hauptaufgabe bei der Einführung eines Cloud ERPs in ein KMU ist die Bündelung aller Ziele und deren Abbildung rund um alle Geschäftsprozesse. Hierfür hat sich zur Einführung ein klares, standardisiertes Konzept mit einer flexiblen Skalierung bewährt. Darauf basierend wird nachfolgend eine Projektdurchführungsstrategie entwickelt. Im Idealfall wird die Einführung von dem ERP Anbieter selbst betreut – die durchschnittliche Implementierungsdauer beträgt bei myfactory beispielsweise ein bis drei Monate.

In der Startphase erfolgt auch die Buchung der erforderlichen Nutzer-Lizenzen für die Key-User und der erste Schulungstag derselben. In dieser ersten Schulung erfahren Key-User die Grundlagen des Systems und werden mit dem System allgemein vertraut gemacht – ausserdem werden bereits die ersten Grundeinstellungen vorgenommen. Key-User sind die Anwender, die das Know-how an andere Mitarbeiter weitergeben sollen oder entsprechende Manager der verschiedenen Unternehmensbereiche. Der Vorteil: Das sogenannte Key-User-Modell ist in der Startphase kostengünstiger.

Cloud ERP Einführung – Prozessworkshop

Die sich an die Startphase anschliessende Feinspezifikation wird auch als Prozessworkshop bezeichnet. In der Workshop-Phase werden gemeinsam Detaillösungen für die abzubilden Geschäftsprozesse im Unternehmen erarbeitet. Diese Phase kann je nach Art und Umfang der Einführung recht umfangreich sein – in ihr wird das ERP System exakt auf den Kunden zugeschnitten.

Der Implementierungspartner beginnt das ERP System unternehmensspezifisch einzurichten. In manchen Fällen werden auch zunächst sämtliche Anpassungsprogrammierungen vorgenommen, bevor der Anwender diese zum Testen erhält. Da diese Vorgehensweise aber zu komplexen Nachbearbeitungen und Änderungen führt, wird inzwischen oftmals die sogenannte agile Projektmethode angewendet – hierbei arbeiten Anwender und Softwareentwickler eng zusammen und gehen schrittweise vor. Dadurch erfolgt ein besseres Justieren und das Ziel wird schneller erreicht. Sehr häufig nutzen KMU bei einer ERP Einführung die Chance, um die Daten des Vorgängersystems direkt zu bereinigen. Hierfür werden die Daten in einem zuvor definierten Format aufbereitet, wo sie dann anschliessend von sachkundigen Anwendern gepflegt und gegebenenfalls erweitert werden. Daraufhin können die Unternehmensdaten ins neue KMU importiert werden.

Hauptziel ist es, die Parameter mit den organisatorischen Abläufen so weit anzugleichen, dass ein effizienter Betrieb möglich ist. Dabei werden folgende Einstellungen vorgenommen:

  • Erfassung der Basistabellen wie Währungen, Zahlungskonditionen, Klassifizierungen
  • Festlegung der Nummernkreise für Kunden, Lieferanten, Artikel, Belege andere Organisationseinheiten
  • Festlegung der Datenstrukturen der Stammdaten
  • Festlegung der Workflow
  • Definition von Plausibilisierungen
  • Festlegung und Konfiguration der Stammdatentypen
  • Festlegung des Kontenrahmens für Buchhaltung und Controlling
  • Erstellung des Belegdesigns

Cloud ERP Einführung – Schulungsphase

Mit dem neuen ERP System verändern sich die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter entsprechend geschult werden müssen. Dabei ist zu beachten, dass der Schulungszeitpunkt so gewählt werden sollte, dass das Wissen später im Echtzeitbetrieb noch abrufbar ist. Dabei hat es sich bewährt, dass Mitarbeiter ihr abteilungsspezifisches Know-how mit Screenshots und kurzen Beschreibungen festhalten und direkt Hands-on am Live-System mit echten Daten eingewiesen werden. Damit wird neuen Mitarbeitern der Einstieg erleichtert und das Supportaufkommen reduziert. Auf das Unternehmen und seine Prozesse individualisierte Tutorial können ausserdem erstellt werden, welche die Mitarbeiter zusätzlich unterstützen. An dieser Stelle werden auch die noch fehlenden Abos für die restlichen relevanten Mitarbeiter gebucht.

Cloud ERP Einführung – Projektabschluss

Nach der ERP Einführung finden weiterhin Prozessveränderungen, organisatorische Veränderungen und fortlaufend System-Updates statt und es werden vermutlich auch neue Mitarbeiter angestellt, wenn das Unternehmen wächst. Aus diesem Grund müssen die Anwender kontinuierlich geschult und auf dem Laufenden gehalten werden. Denn ERP Schulungen beschleunigen Prozesse, erhöhen die Produktivität und verbessern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Sie können als firmenindividuelle Schulung, allgemeine Kurse, Webinare oder kurze Online-Sessions gebucht werden. Damit zählen Schulungen mit zur Kernkomponente des Gesamterfolgs einer Cloud ERP Implementierung. Nicht selten ist ein unzureichender Return-on-Investment auf eine mangelhafte Anwenderschulung zurückzuführen.

Eine optimale ERP Schulung sorgt für eine hohe Akzeptanz und dafür, dass alle Anwender das ihnen vermittelte Fachwissen auch eigenständig weiterentwickeln und damit den Veränderungsprozess unterstützen. Ausreichende Schulungen vermeiden Folgekosten aufgrund vermeidbarer Anwenderfehler, unnötigen Support-Anfragen sowie Prozessverzögerungen.

Whitepaper ERP-Einfuehrung

Kategorien: ERP, KMU, Cloud, Allgemein

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Das könnte Sie auch interessieren