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[INFOGRAFIK] Die Einführung von Cloud ERP

[fa icon="calendar"] 05.02.16 15:56 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Infografik Die Einführung von Cloud ERP Teaser

Die Einführung einer neuen Business Software ist stets ein management- und ressourcen-intensives Unterfangen, in dem stets verschiedene Mitarbeiter des Unternehmens involviert sind. Insbesondere bei der Einführung eines neuen ERP-Systems sind darüber hinausgehend weitere Überlegungen zur Abbildung der benötigten Unternehmensprozesse notwendig. Einer der Kernfragen, die heutzutage bei einer ERP-Einführung beachtet werden muss, dreht sich rund um die IT-Infrastruktur des entsprechenden Systems: Wurden noch vor 5 Jahren die meisten Systeme inhouse betrieben, so ist der Siegeszug von Cloud ERP nicht mehr aufzuhalten. Aber was ist bei der Einführung von Cloud ERP alles zu beachten?I06-Einfuehrung-von-Cloud-ERP-preview.png

Grundsätzlich folgt auch die Einführung einer cloudbasierten ERP-Lösung den Grundsätzen von Software-Projekten und gliedert sich demnach in eine zentrale Vorprojektphase und der anschliessenden Umsetzung mittels eines Vorgehensmodells. Insbesondere zu Beginn der Einführung einer ERP-Software stehen daher viele Management-Entscheidungen wie die Zusammenstellung des Projektteams und die Delegierung der verschiedenen Tätigkeiten an der Tagesordnung. Erst im Anschluss wird mit der tatsächlichen Umsetzung begonnen.

Anforderungsanalyse und Festlegung der Konfiguration

Steht das Projektteam, so ist einer der wichtigsten Schritte die Definition der Zielsetzung des ERP-Projekts sowie die Erstellung eines Projektplans mit realistischen Milestones. SMART-Ziele, die im Abschluss überprüft werden, sollten ausserdem festgelegt und kommuniziert werden.

Im Anschluss gilt es genau herauszuarbeiten, welche Unternehmensprozesse überhaupt dargestellt werden sollen. Dafür bietet es sich an, Feedback von den Fachabteilungen einzuholen, da diese eng mit der späteren Lösung arbeiten werden und die Anforderungen für ihre Abteilung am besten kennen. Gleichzeitig schafft eine frühe Einbeziehung von Mitarbeitern einen frühen Level der Akzeptanz, sodass die spätere Lösung besser angenommen wird. Im selben Atemzug müssen auch Überlegungen angestellt werden, welche Daten überhaupt in das Cloud ERP überführt werden sollen und wie die allgemeine Datenmigration ablaufen soll. Auch weitere Anforderungen, die oftmals mit den vorher definierten Zielen einhergehen – beispielsweise: „Alle Mitarbeiter sollen nach Abschluss mobil auf das ERP-System zugreifen können“ – müssen definiert werden. Die Ergebnisse all dieser Gespräche werden in einem Pflichtenheft zusammengeführt, welches als Basis für die Auswahl des ERP-Anbieters dient.

Das Auswahlverfahren des ERP-Anbieters

Sind die Anforderungen erstmal vollständig definiert, so beginnt die Suche nach einem passenden ERP-Anbieter, der diese auch erfüllen kann. Häufig lässt sich aufgrund des Pflichtenheftes direkt die Anzahl passender Anbieter einschränken, die im Anschluss genauer analysiert werden. Mittels intensiven Gesprächen und Produktpräsentationen lässt sich dann die Auswahl weiter dezimieren, bis schlussendlich mit dem Favoriten Verhandlungen geführt und hoffentlich auch ein Vertragsabschluss erzielt wird. Zu beachten gilt es, dass durch gemeinsame Konsolidierungen die Anforderungen detailliert fixiert werden.

Die Implementierung einer Cloud ERP-Lösung

Da für den Betrieb einer cloudbasierten ERP-Software keinerlei eigene Server-IT vorhanden sein muss, kann direkt nach Vertragsabschluss mit der Implementierung einer Testinstanz begonnen werden, die anhand der Kundenwünsche konfiguriert und mit Daten befüllt wird. Dabei wird häufig mittels des agilen Vorgehensmodells gearbeitet, sodass Anpassungen direkt abgenommen und gegebenenfalls weiter justiert werden. Bei der Implementierung ist insbesondere darauf zu achten, dass häufige Gründe für ein Scheitern der ERP-Implementierung tunlichst vermieden werden. Dazu gehören u.a. das Fehlen von (SMART)-Zielen, die fehlende Unterstützung innerhalb des Unternehmens, ungenügende Ressourcen und kein funktionierender Fahrplan zur Implementierung.

Das Testsystem erfüllt aber noch einen weiteren Nutzen, und zwar bietet dieses die perfekte Umgebung für erste Schulungen der Belegschaft. So werden nicht nur Fehler frühzeitig erkannt, sondern auch die Mitarbeiter direkt mit dem neuen ERP-System vertraut gemacht. Auch Schwierigkeiten in der Bedienung lassen sich erkennen und rechtzeitig ausmerzen.

Am Schluss der Implementierungsphase erfolgt eine letzte Datenübernahme und Funktionsüberprüfung als Grundstein für den Live-Betrieb. Anschliessend wird auf die neue ERP-Lösung unkompliziert umgestellt; das Daily Business läuft dank der rechtzeitigen Schulung der Mitarbeiter ungestört weiter.

Der laufende Betrieb und abschliessende Erfolgssicherung

Da keine Anpassungen an der unternehmensinternen IT notwendig sind, ist der Live-Betrieb bei einem Cloud ERP zeitnaher als bei herkömmlichen Lösungen realisierbar. Nach der Live-Schaltung ist das ERP-Projekt allerdings noch nicht vollständig beendet: es fehlt die Erfolgskontrolle anhand der vorab definierten Zielsetzungen. Auch eine ausführliche Dokumentation der individuellen Anpassungen ist zu erstellen, letzte Fehler sind in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter auszumerzen. Im laufenden Betrieb lassen sich so auch die anfänglich definierten Anforderungen noch einmal überprüfen.

Im weiteren Betrieb ist eine ERP-Software aber natürlich kein statisches Tool, sondern wird ständig vom ERP-Anbieter gewartet, gepflegt und mit Updates sowie neuen Funktionen versorgt. Da das Einspielen automatisiert erfolgt, müssen lediglich die Mitarbeiter weiterhin regelmässig geschult werden, damit sie auch die neuen Funktionalitäten beherrschen und nutzen können. In diesem Prozess sollte auch die ERP-Lösung ständig weiter optimiert werden, sodass sich Anwendungen und Prozesse an den Erfolg des Unternehmens flexibel anpassen. So verändert sich die Cloud ERP-Software gemeinsam mit den Anforderungen des KMU.

Whitepaper ERP-Einfuehrung

Kategorien: SaaS, Allgemein, Administration, Cloud, ERP

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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