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Dokumentenverwaltung in der Cloud statt papiergebundene Archivierung

[fa icon="calendar"] 20.09.17 09:25 / von Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Dokumentenverwaltung in der Cloud statt papiergebundene Archivierung - Finden statt verzweifeln

Ein leicht muffiger Geruch hängt in der Luft. Die Neonröhren flackern und beleuchten schier endlose Ordnerreihen. Irgendwo dahinten im Archiv, zweite Reihe von unten, Jahrgang 2011, Kreditoren, Buchstaben S/Sch/St, sollte die Rechnung der Schreinerei Müller abgelegt sein. Oder vielleicht doch unter M wie Müller? Oder war es im Jahre 2012? Nach einer Weile intensiven Suchens wird das Dokument zu Tage gefördert, im Sekretariat kopiert und anschliessend im Archiv wieder abgelegt. Bis zum nächsten Mal… Noch heute wird in Firmenarchiven viel Zeit mit der Ablage, dem Suchen und Bearbeiten von Dokumenten verbracht. Zu viel Zeit! Denn dank modernen Tools lassen sich diese Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch verbessern.

Papiergebundene Archivierung bremst Prozesse

Die Informations- und Dokumentenflut zu kontrollieren, ist für viele Unternehmen eine ebenso dringende wie herausfordernde Aufgabe. Prozesseffizienz hängt häufig mit der raschen Verarbeitung und Bereitstellung von Dokumenten zusammen. Diese Erfahrung machen immer mehr Firmen. Sie lösen deshalb die papiergebundenen Archive auf und digitalisieren alle Dokumente. So weit so gut. Wer aber in Genuss höchster Sicherheit und Effizienz kommen will, wird diese Daten nicht lokal auf einem Server oder auf Backup-Tapes aufbewahren, sondern sie einem professionell betriebenen Rechenzentrum anvertrauen. In der Cloud verwaltete Dokumente sind hochgradig geschützt (wobei die Standortwahl des Providers eine zentrale Rolle spielt) und lassen sich jederzeit und überall aufrufen. 

Und tschüss: Papierberge lösen sich in Luft auf

Bereits in früheren Beiträgen haben wir auf die zunehmende Verbreitung von Cloud-Lösungen und den damit verbundenen Vorteilen hingewiesen. Die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten macht dabei keine Ausnahme. Dank der zeitlichen und örtlichen Unabhängigkeit bei der Datenverwaltung sowie der flexiblen Anpassungsfähigkeit sind cloudbasierte Systeme auch hier auf dem Vormarsch. Wie kaum ein anderes IT-Anwendungsgebiet lässt sich dabei die Wirksamkeit sogar physisch vor Augen führen: Auf dem Weg zum papierarmen Büro lösen sich ganze Ordnerberge in Luft auf. Der frei gewordene Platz lässt sich anderweitig nutzen. Mit der Umstellung von Papier auf digitale Akten geht in der Regel auch eine bessere Strukturierung von Informationen einher. Zusätzlich können die Dokumente sicher und gesetzeskonform aufbewahrt und geschützt werden.

Effizient von der Erstellung bis zur Ablage

Bei der digitalen Dokumentenverwaltung wird der gesamte Prozess von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung unterstützt. Hauptfunktionen sind unter anderem: 

  • Dokumentenimport: z.B. die direkte Übernahme aus Anwendungen wie Microsoft Office oder Outlook, Scannen von Papierbelegen, manuelles Hochladen.
  • Verschlagwortung (Metadaten): Hinzufügen von Attributen für die strukturierte Ablage und die gezielte Suche von Dokumenten.
  • Indexierung und Suche: Automatisch Indexierung von Begriffen für dokumentenübergreifende Suche nach verschiedenen Möglichkeiten.
  • Bearbeitung: Freigabe und Bearbeitung mittels Check-in/Check-out-Funktion, was eine lückenlose Versionenkontrolle ermöglicht.
  • Versionenverwaltung: Das Nachverfolgen von Änderungen sorgt für Transparenz und erlaubt eine lückenlose Historie von Dokumenten.
  • Freigabeprozesse: Im Rahmen eines Prüf- oder Freigabeprozesses kann der verlangte Workflow hinterlegt werden. Die Dokumente werden je nach Status direkt zum richtigen Empfänger weitergeleitet und senden Terminwarnungen, wenn Fristen überschritten werden.
  • Digitale Signatur: Ein wichtiges Thema, welches die rechtliche Beweiskraft von Dokumenten sicherstellt. Die digitale Signatur zeigt, wenn ein Dokument geändert bzw. manipuliert wurde. Zudem liefert sie klare Angaben zum Verfasser des Dokuments und regelt die Berechtigung für die Dokumentenabfrage.

Die Cloud verleiht dem Archiv Flügel

Digitaler Wandel bedeutet auch Wandel im Business. Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, jederzeit und überall auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. Wer zuerst im Archiv nach Vertragsunterlagen, Rechnungen, Lieferscheine oder Korrespondenz suchen muss, hat dabei ganz schlechte Karten. Nicht viel besser dran ist, wer immer hoffen muss, dass seine zwar digitalisierten, aber lokal gespeicherten Dokumente nicht eines Tages durch Defekte, Feuer, Überschwemmungen, Diebstahl oder Manipulation wertlos werden. Mit einer cloudbasierten Dokumentenverwaltung eröffnen sich flexible, sichere und grenzenlos verfügbare Möglichkeiten, kurz: Die Cloud verleiht dem Archiv Flügel.

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Kategorien: Allgemein, Cloud, KMU, Digitalisierung

Christian Bühlmann

Autor: Christian Bühlmann

Christian Bühlmann (*1964) ist seit 1989 im Bereich Business Software tätig. Während dieser Zeit hat er sich als Projekt- und Marketingleiter bei verschiedenen Softwareanbietern umfassende Kenntnisse des Schweizer IT-Markts erworben. Seit 2011 ist er als Chefredaktor eines Fachmagazins für Business Software tätig, publiziert regelmässig Beiträge über aktuelle IT-Themen und ist verantwortlich für den Bereich Publishing der Schweizer Business Software Plattform topsoft.

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