Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist für die meisten KMU ein eher seltenes Ereignis. Ganz nach dem Motto «Never change a running system» werden bestehende Lösungen meist über Jahre oder sogar Jahrzehnte genutzt. Gründe für einen Wechsel sind häufig eine stagnierende Weiterentwicklung der Software, mangelnder Support des IT-Partners oder die Einführung neuer Technologien. Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-Services geht auch eine steigende Nachfrage nach webbasierten ERP-Systemen einher. Der Moment zum Ein- oder Umstieg ist günstig. Worauf es dabei ankommt erfahren Sie in folgendem Beitrag.
Frischer Wind aus der Cloud
Über viele Jahre praktizierte Arbeitsabläufe können mit der Zeit zu einer gewissen Betriebsblindheit führen. Solche Prozesse sind nicht nur in den Köpfen fest verankert, sondern auch in der Business-Software. Das führt häufig dazu, dass an bestehenden Lösungen möglichst nichts mehr verändert wird. Werden trotzdem einmal Anpassungen gemacht, sind diese oft nur funktionaler Natur. Ein bisschen Kosmetik hier und etwas Schminke dort sind zu wenig, um Geschäftsmodelle oder Organisationsstrukturen grundlegend zukunftsorientiert auszurichten. Hier braucht es nicht nur ein neues Denken, sondern auch digitale Innovation. Die Einführung eines Cloud-ERP deckt beide Aspekte ab. Im Gegensatz zur lokalen Installation einer konventionellen On-Premise-Software bringt die Cloud frischen Wind ins Unternehmen. Qualität, Effizienz und Serviceorientierung sind nur einige Vorteile, welche ein Cloud-ERP dank seinen orts- und zeitunabhängigen Einsatzmöglichkeiten bietet.Die Strategie bestimmt den Kurs
Die Einführung eines Cloud-ERP eröffnet eine Vielzahl neuer Möglichkeiten. Von unternehmensübergreifenden Prozessen bis hin zu flexiblen Arbeitsmodellen ist (fast) nichts unmöglich. Sowohl Kunden als auch Partner, Lieferanten und Mitarbeitende können auf verschiedene Art und Weise Teil des gesamten ERP werden und so an gemeinsamen Informationen partizipieren. Klar, dass sich damit spannende neue Geschäftsmodelle eröffnen. Damit die Fantasie nicht durchgeht, braucht es eine klare IT- bzw. Cloud-Strategie. Diese sollte nicht nur bei der Einführung eines ERP-Systems Leitplanken setzen, sondern grundsätzlich den Kurs in die Zukunft bestimmen. Wer sich von Anfang bewusst ist, wohin die Reise in der Cloud gehen soll, welche Erwartungen an die softwareunterstützten Prozesse gestellt werden und welche Unternehmensziele erreicht werden sollen, verringert die Gefahr, sich im digitalen Dschungel zu verirren.
Realistische Projektplanung
Die Euphorie, mit wenigen Mausklicks das neue Cloud-ERP in Betrieb zu nehmen, ist vielfach gross. Geniessen Sie den Moment, aber bleiben Sie realistisch, wenn es um die Planung von Budget, Terminen und Ressourcen geht. ERP-Projekte sind unabhängig jeglicher Technologie sehr anspruchsvoll. Auch wenn es die Software vielleicht hergibt, geraten Implementierungen nicht selten in Bedrängnis, weil die internen Ressourcen nicht ausreichen. Saisonale Spitzen, Ferien, Militärdienst, Krankheit, Unfall – plötzlich fehlen wichtige Mitarbeiter, können Entscheide nicht gefällt werden oder verzögern sich Aufgaben. Vergessen Sie alles Wunschdenken und seien Sie mit sich selber ehrlich, wenn es ums Budget und den Zeitplan geht. Dies gilt insbesondere während der Evaluation. Nehmen Sie sich ausreichend für die Definition der Anforderungen, die Auswahl möglicher Kandidaten und das Testen von Lösungen.
Mobilisieren und motivieren
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist auch ein Change-Projekt. Egal, wie gut oder schlecht die alte Lösung war, Gewohnheiten zu ändern, fällt vielen Mitarbeitenden schwer. Die Nutzung eines Cloud-ERP auf mobilen Geräten, z.B. Tablets oder Smartphones, ist für den einen oder anderen eine Umstellung. Ein Vorteil ist, dass inzwischen vieles auch privat genutzt wird. Schulung und Hilfe sind wesentliche Faktoren für erfolgreiche ERP-Projekte. So wird der Start erleichtert und die Begeisterung für das künftige System geweckt. Eine transparente Kommunikation über die Zusammenhänge und Möglichkeiten der Cloud, über Umgang mit mobilen Geräten, über Sicherheitsaspekte und Arbeitsorganisation ist empfehlenswert. Schlussendlich ist die Cloud ein wesentlicher Teil der digitalen Transformation und vielfach ein Türöffner für die Realisierung neuer Geschäftsideen.
Same, same but different
Eine ERP-Implementierung bleibt eine ERP-Implementierung, auch wenn die Software als Service aus der Cloud kommt. Trotzdem verändern sich gerade durch diesen Umstand wesentliche Parameter bei der Nutzung. Wie bei jedem ERP-Projekt werden Sie nicht darum herumkommen, Prozesse zu analysieren und zu dokumentieren. Sie werden sich den Rückhalt durch die Geschäftsleitung sichern und ein kompetentes Projektteam mit Key-Usern um sich scharen. Den Projektverlauf werden Sie laufend überwachen und dazu eine bewährte Projektmethodik einsetzen. Schlussendlich werden Sie die Software ausführlich testen und die Benutzer umfassend schulen. Danach aber werden Sie die Software aus der Cloud nutzen, um flexibel neue Chancen wahrzunehmen, den Kundenservice zu optimieren, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen und vieles mehr. Die Cloud macht’s möglich.
