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5 Insider-Tipps für ERP-Projekte

[fa icon="calendar"] 30.05.18 08:30 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Der Nutzen einer modernen, integrierten Unternehmenslösung ist unbestritten. Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen profitieren gleichermassen von den Vorteilen eines einheitlichen, zentralen ERP-Systems. Damit dieses rund läuft, braucht es nicht nur eine gute Vorbereitung, sondern auch viel Erfahrung im Umgang mit komplexen Projekten. Auswahl und Implementierung der passenden Software sind anspruchsvoll. In diesem Beitrag finden Sie einige nützliche Insider-Tipps für die Einführung eines ERP-Systems.

#1 Unternehmen weiterentwickeln

ERP-Systeme stellen quasi das digitale Abbild eines Unternehmens dar. Firmenstrukturen und Arbeitsabläufe finden sich nicht nur in der Software wieder, sondern werden von dieser auch umfassend unterstützt. Dabei spielt auch das zu Grunde liegende Konzept einer Software – quasi die Seele oder Philosophie eines Systems – eine nicht zu unterschätzende Rolle. Diese basiert in der Regel auf langjähriger Erfahrung aus zahlreichen Kundenprojekten und liefert damit gleichzeitig auch «Best-Practice»-Wissen frei Haus. Die Einführung eines ERP-Systems ist stets ein idealer Zeitpunkt, sich Gedanken über eine Optimierung interner Prozesse und Firmenstrukturen zu machen. Wer in einer Unternehmenslösung lediglich eine «elektrische Schreibmaschine» sieht und alte Arbeitsweisen ohne zu hinterfragen übernimmt, verschenkt wertvolles Potenzial für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
 

#2 Interne Unterstützung sicherstellen

Für die meisten Anwender bringt eine ERP-Einführung oft Veränderungen in ihrer gewohnten Arbeitsweise mit sich. Gerade während der Einführungsphase und in den ersten Wochen nach dem Produktivstart ist damit auch ein gewisser Mehraufwand verbunden. Kein Wunder, stossen solche Projekte nicht immer auf Gegenliebe bei den Benutzern. Vielfach hat das Tagesgeschäft für sie Priorität. Der Erfolg eines ERP-Projekts steht und fällt jedoch mit der internen Unterstützung. Sowohl die Fachabteilungen als auch das Management muss sich klar zu diesem Vorhaben bekennen. Dazu ist es wichtig, dass von Beginn weg transparent über den Sinn und Nutzen informiert wird. Gleichzeitig müssen und sollen die künftigen User auch in die Auswahl und Gestaltung der neuen Lösung involviert werden. Trotzdem müssen die Projektverantwortlichen für klare Verhältnisse in Sachen Rollen, Zielen und Zuständigkeiten sorgen.

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#3 So verkürzen Sie die Lernkurve

Die Einführung eines ERP-Systems gehört eher zu den Ausnahmesituationen in einem Unternehmen. Dementsprechend wenig Erfahrungswerte sind vorhanden. Der Aufbau von spezifischen Fachwissen für die Evaluation und Implementierung lohnt sich in der Regel kaum. Die Folge wäre eine langgezogene Lernkurve. Wer sich andererseits ohne Vorbereitung in das ERP-Abenteuer stürzt, riskiert aufgrund zahlreicher Stolpersteine eine schmerzhafte Bauchlandung. Bereits die falsche Auswahl einer passenden Lösung und eines Systempartners kann fatale Folgen haben. Wer das entsprechende Know-how nicht im Haus hat, sollte die Zusammenarbeit mit einem externen, erfahrenen IT- bzw. Unternehmensberater in Betracht ziehen. Dieser hilft nicht nur bei der Prozessanalyse/-dokumentation, sondern auch bei der Erstellung eines Lastenhefts, bei der Ausschreibung (inklusive Auswertung der Angebote) bis hin zur Projektbegleitung. Das hat zwar seinen Preis, verkürzt aber die Lernkurve und bringt Sie auf sicherem Weg zum Erfolg.

 

#4 Professionelles Projektmanagement

Wer denkt, eine ERP-Software lässt sich mal schnell übers Wochenende aufschalten und in Betrieb nehmen, wird schon nach kurzer Zeit eines Besseren belehrt. Welcher Benutzer soll mit welchen Rechten auf welche Anwendungen zugreifen können? Wie sollen Artikel- und Warengruppen strukturiert werden? Wo kann man die Belege anpassen? Wer definiert die Kennzahlen fürs Management? Der Teufel steckt im Detail, denn die Liste offener Fragen in Zusammenhang mit der Einführung ist fast endlos. Nur ein professionelles Projektmanagement ermöglicht es, alle Punkte zu klären und verhindert, sich in den Details zu verstricken. Nebst einem umfassenden Fachwissen hinsichtlich Prozessen und Organisation, braucht es die Fähigkeit, vorauszudenken und neue Möglichkeiten aufzuspüren. Als Grundlagen für ein erfolgreiches Projekt braucht es aber auch realistische Ziele, Zeitpläne und Budgets sowie Ressourcen, welche unabhängig vom Tagesgeschäft für das Projekt zur Verfügung stehen. Wer die Verantwortung für ein komplexes ERP-Projekt übernimmt, muss durch und durch Profi sein. Dazu gehört auch, in kritischen Situationen kühlen Kopf zu bewahren.

 

#5 Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Immer wieder gibt es Unternehmen, welche zwar ein ERP-Projekt erfolgreich ins Ziel bringen, sich dann aber auf den Lorbeeren ausruhen und sich nicht mehr um das System kümmern. Der Spruch «never change a running system» hat ausgedient und stammt noch aus der Zeit, als jede Systemanpassung die Stabilität der Software gefährdet hat. Moderne ERP-Systeme – insbesondere Cloud-Anwendungen – sind auf Flexibilität ausgelegt und lassen sich jederzeit an neue Gegebenheiten anpassen. Wichtige Inputs für die Systemoptimierung liefern auch die internen Benutzer. Regelmässige Workshops und User-Treffen sollten auch nach dem Go-live stattfinden. Denken Sie daran: Ein ERP lebt und ist heute ein wichtiger Erfolgsfaktor im Unternehmen.

 

Kategorien: ERP, Digitalisierung, Allgemein, Cloud

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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