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4 Lizenzmodelle für ERP-Software im Vergleich

[fa icon="calendar"] 29.09.15 15:02 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

ERP Lizenzmodelle im Vergleich

Software kaufen oder mieten? Noch vor nicht allzu langer Zeit war die Antwort klar – wer mietet denn eine Software? Im Zuge von Virtualisierung, Ausbau von Breitbandnetzwerken und massiver Errichtung von Rechenzentren wird die Auswahl plötzlich gar nicht mehr so eindeutig: Die Möglichkeiten nehmen zu und damit auch die Verwirrung. Open Source, Pay per Use, Concurrent User, Named User: Welche Lizenzart ist denn jetzt die passende für Ihr Unternehmen? In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die gängigen Lizenzmodelle und Ihre Vor- und Nachteile.  

Named User Lizenz: Ein Zugang pro Nutzer

Ein weit verbreitetes Lizenzmodell für Unternehmenssoftware wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) ist die Named User Lizenz. Bei dieser Vorgehensweise erhält jeder namentlich genannte Nutzer einen eigenen Zugang, der nicht auf andere Mitarbeiter übertragbar ist. Damit können zeitweise ungenutzte Lizenzen nicht von weiteren Kollegen genutzt werden. Im Falle von Kauflizenzen führt dieses Modell zu einer Überlizensierung. Wenn Named User Lizenzen hingegen kostenfrei aktiviert und deaktiviert werden können, entfällt dieser Nachteil.

Concurrent User: zeitgleiche Nutzer als Berechnungsbasis

Im Concurrent User Modell wird nicht die Anzahl der Menschen mit einem Zugang abgerechnet, sondern die Anzahl der Menschen, die das System gleichzeitig nutzen. Damit ist die Lizenz von Mitarbeiter zu Mitarbeiter übertragbar und eine Überlizensierung ist selten. Bei Arbeitsspitzen kann es hingegen zu Engpässen kommen, wenn mehr Mitarbeiter auf das System zugreifen wollen als Lizenzen vorhanden sind. Die Gesamtkosten sind auch in diesem Modell gut planbar und bei einem Mitarbeiterwechsel entstehen keine zusätzlichen Kosten oder Aufwände.

On Premise: Die Kauflizenz

Der traditionelle Weg der Software-Bereitstellung erfolgt über den Kauf von Lizenzen. Zu den recht hohen Anfangsinvestitionen kommen in der Folge noch Gebühren für die Softwarepflege pro Account hinzu. Der grosse Nachteil dieses Modells ist die geringe Flexibilität: Lizenzen können nicht einfach zurückgegeben werden und verursachen unnötige Kosten.

Pay per Use: Bezahlung pro Leistungseinheit

Im Pay per Use Modell wird, wie der Name schon sagt, nach Inanspruchname der Leistung abgerechnet. Entscheidend ist hierbei die Bemessungsgrundlage: Die Berechnung nach wiederkehrenden Transaktionen kann zu unplanbaren Kostenexplosionen führen. Werden einzelne Programm-Module berechnet, ist das Pay per Use Verfahren hingegen das fairste Modell: So können in der Regel monatlich und ohne Zusatzkosten die genutzten Bestandteile und Anzahl der Anwender dem eigenen Bedarf entsprechend festgelegt werden. So zahlen Unternehmen nur die Leistungen, die sie wirklich in Anspruch nehmen.

Open Source: kostenlos – auf den ersten Blick

Das Lizenzmodell Open Source klingt spontan überzeugend: Es fallen einfach keine Lizenzkosten an. Jeder kann die Software nutzen, egal ob es fünf oder zehntausend Mitarbeiter sind. Da stellt sich direkt die Frage: Womit will denn der Anbieter Geld verdienen? Und damit kommen wir zur Schattenseite der meisten Open Source Projekte. Wenn sie nicht von brennendem Idealismus getragen werden, wie es in manchen Web-Projekten der Fall ist, dann versprechen sich die Hersteller durch die freie Nutzung eine schnelle Verbreiterung der Nutzerbasis.

Nicht selten sind Open-Source Anwendungen zu Beginn noch nicht vollständig ausgereift. Wenn sie ihre Marktreife erlangt haben, tritt ein Dienstleister an die Stelle des eigentlichen Herstellers: Er wird benötigt, um die Anwendung für das eigene Unternehmen zu individualisieren und die laufende Wartung zu übernehmen. Die entfallenen Lizenzkosten werden damit unter Umständen überkompensiert und das Gesamtprojekt kann teurer werden als geplant. Eine direkte Unterstützung vom Hersteller gibt es bei Open Source Software nur sehr selten. Um mit Open Source Geld zu sparen, ist demnach sehr hohes und spezifisches Know-How im eigenen Unternehmen notwendig – was wiederum Geld kostet. Nicht zuletzt ist die Gefahr vergleichsweise hoch, dass ein Open Source Projekt eingestellt wird. Die Nutzer-Gemeinschaft behilft sich dann in der Regel noch einige Zeit, bis die Anwendung wirklich zum Erliegen kommt. Dennoch ist dieses Risiko nicht zu unterschätzen, wenn es um eine unternehmenskritische Anwendung geht.

Die passende Lizenz für Ihr Unternehmen

Welche Lizenz ist nun die richtige für Ihr Unternehmen? Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie sich für ein Pay per Use Modell entscheiden, das nicht auf der Basis einzelner Transaktionen sondern genutzter Softwaremodule abrechnet. Dieses Verfahren geht meist mit einer Named-User Lizenz einher. Achten Sie darauf, dass die Deaktivierung und das Hinzufügen von Mitarbeitern keine Kosten verursacht, dann ist die Kombination Pay per Use und Named User unschlagbar. Open Source Software bietet nur dann einen Kostenvorteil, wenn sehr hohe Fachkenntnis im Unternehmen vorhanden ist.

Whitepaper ERP-Einfuehrung

Kategorien: SaaS, Allgemein, ERP, Berechtigungen, CRM

David Lauchenauer

Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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